Giấy báo Có, Giấy báo Nợ và Hoàn trả tiền là một tài liệu được phát hành cho Khách hàng hoặc Nhà cung cấp để thông báo cho họ rằng họ đã được ghi có/nợ một số tiền nhất định.
Một số trường hợp sử dụng có thể dẫn đến một ghi chú tín dụng, chẳng hạn như:
- Lỗi trong hóa đơn
- Trả lại hàng hóa hoặc từ chối dịch vụ
- Hàng hóa được giao bị hư hỏng
Ghi chú nợ ít phổ biến hơn nhưng thường được sử dụng để theo dõi các khoản nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp do sửa đổi hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn nhà cung cấp đã xác nhận.
Lưu ý
Phát hành ghi chú tín dụng/nợ là cách duy nhất hợp pháp để hủy, hoàn tiền hoặc sửa đổi hóa đơn đã xác nhận. Đừng quên đăng ký thanh toán sau đó nếu bạn cần gửi lại tiền cho khách hàng và/hoặc xác nhận trả lại nếu sản phẩm có thể lưu trữ được trả lại.
Phát hành Giấy báo Có #
Bạn có thể tạo ghi chú tín dụng từ đầu bằng cách vào Kế toán / Hóa đơn ‣ Khách hàng ‣ Giấy báo có và nhấp vào Tạo. Điền vào biểu mẫu ghi chú tín dụng tương tự như biểu mẫu hóa đơn.
Tuy nhiên, hầu hết thời gian, các ghi chú tín dụng được tạo trực tiếp từ các hóa đơn liên quan. Để làm điều này, hãy vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, mở hóa đơn khách hàng liên quan và nhấp vào Giấy báo Có.
Người dùng cần chọn lý do để tạo hóa đơn hoàn trả, thời gian và sổ nhật ký. Khuyến nghị người dùng chọn cùng Sổ nhật ký của hóa đơn gốc để tiện theo dõi trong các báo cáo.
Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn:
- Hoàn tiền đầy đủ (Đảo)
- Hoàn tiền đầy đủ và tạo hóa đơn mới (Đảo ngược và tạo hóa đơn)
Lưu ý: Dãy số ghi chú tín dụng bắt đầu bằng R và theo sau là số của tài liệu liên quan (ví dụ: RINV/2019/0004 liên quan đến hóa đơn INV/2019/0004).
Hoàn tiền đầy đủ #
Khi chọn tùy chọn Đảo, Odoo sẽ tạo một Giấy báo Có, người dùng cần xác nhận để chính thức vào sổ cho hóa đơn này.
Hoàn tiền đầy đủ và hóa đơn nháp mới #
Khi chọn tùy chọn Hoàn tiền đầy đủ và hóa đơn nháp mới, Odoo sẽ tạo một ghi chú tín dụng, tự động xác nhận nó, đối chiếu nó với hóa đơn liên quan và mở một hóa đơn nháp mới được điền sẵn với cùng chi tiết từ hóa đơn gốc.
Đây là tùy chọn để sửa đổi nội dung của hóa đơn đã xác nhận.
Đề nghị Hoàn tiền từ Nhà cung cấp #
Hoàn tiền của nhà cung cấp được ghi lại theo cách tương tự như ghi chú tín dụng:
Bạn có thể tạo ghi chú tín dụng từ đầu bằng cách vào Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Đơn hoàn tiền và nhấp vào Mới;
hoặc bằng cách mở hóa đơn nhà cung cấp liên quan và nhấp vào Giấy báo có.
Giấy báo Nợ cho Nhà cung cấp #
Ghi chú nợ từ nhà cung cấp được ghi lại theo cách tương tự như cách chúng được phát hành cho khách hàng:
Vào Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn, mở hóa đơn liên quan mà bạn muốn ghi lại ghi chú nợ và nhấp vào Biểu tượng bánh răng (⚙) –> Ghi chú nợ. Điền vào thông tin và nhấp vào Tạo ghi chú nợ.
Bút toán #
Phát hành ghi chú tín dụng/nợ từ hóa đơn/hóa đơn sẽ tạo ra một bản ghi ngược làm giảm số dư của các mục nhật ký được tạo bởi hóa đơn gốc.