Khi các khoản chi phí đã sẵn sàng để nộp (chẳng hạn như vào cuối chuyến công tác, hoặc một lần mỗi tháng), một báo cáo chi phí cần được tạo. Mở bảng điều khiển chính của Ứng dụng Chi Phí, mặc định sẽ hiển thị bảng điều khiển Chi Phí Của Tôi. Ngoài ra, có thể điều hướng đến Ứng dụng Chi Phí > Chi Phí Của Tôi > Chi Phí Của Tôi.

Các khoản chi phí được đánh dấu màu theo trạng thái. Bất kỳ khoản chi phí nào có trạng thái Chờ Báo Cáo (những chi phí vẫn cần được thêm vào báo cáo chi phí) sẽ được hiển thị bằng chữ màu xanh dương. Tất cả các trạng thái khác (Chờ Gửi, Đã Gửi, và Đã Duyệt) sẽ hiển thị bằng chữ màu đen.

Tạo Kê khai/ Báo cáo Chi phí mới #

Đầu tiên, chọn từng khoản chi phí mong muốn để thêm vào báo cáo trên bảng điều khiển Chi Phí Của Tôi, bằng cách đánh dấu vào ô checkbox bên cạnh mỗi mục, hoặc nhanh chóng chọn tất cả các khoản chi phí trong danh sách bằng cách đánh dấu vào ô checkbox bên cạnh tiêu đề cột Ngày Chi Phí, nếu cần.

Một cách khác để nhanh chóng thêm tất cả các khoản chi phí chưa có trong báo cáo chi phí là nhấp vào nút Tạo Báo Cáo, không cần chọn bất kỳ khoản chi phí nào, và Odoo sẽ tự động gom tất cả các khoản chi phí khác có trạng thái Chờ Gửi mà chưa có trong báo cáo nào.

Sau khi đã chọn các khoản chi phí, nhấp vào nút Tạo Báo Cáo. Báo cáo mới sẽ xuất hiện với tất cả các khoản chi phí được liệt kê trong tab Chi Phí. Nếu có hóa đơn đính kèm với một khoản chi phí cụ thể, biểu tượng (kẹp giấy) sẽ xuất hiện giữa cột Khách Hàng Cần Xuất Lại Hóa Đơn và Phân Bổ Phân Tích.

Khi báo cáo được tạo, khoảng thời gian của các khoản chi phí sẽ mặc định xuất hiện trong trường Tóm Tắt Báo Cáo Chi Phí. Bạn nên chỉnh sửa trường này với một tóm tắt ngắn gọn cho mỗi báo cáo để giúp sắp xếp chi phí được tổ chức tốt hơn. Nhập mô tả cho báo cáo chi phí, ví dụ như Công Tác Khách Hàng NYC, hoặc Văn Phòng Phẩm cho Thuyết Trình, vào trường Tóm Tắt Báo Cáo Chi Phí.

Các trường Nhân Viên, Thanh Toán Bởi, và Công Ty sẽ tự động điền với thông tin được liệt kê trên từng khoản chi phí riêng lẻ.

Tiếp theo, chọn một Quản Lý từ menu thả xuống để chỉ định người quản lý xem xét báo cáo. Nếu cần, cập nhật trường Sổ Nhật Ký bằng cách sử dụng menu thả xuống.

Nếu một số khoản chi phí bị thiếu trong báo cáo, chúng vẫn có thể được thêm vào từ biểu mẫu báo cáo này. Để làm điều đó, nhấp vào Thêm dòng ở cuối tab Chi Phí.

Một cửa sổ pop-up Thêm: Các Dòng Chi Phí sẽ xuất hiện, hiển thị tất cả các khoản chi phí có sẵn (có trạng thái Chờ Gửi) có thể được thêm vào báo cáo.

Nếu cần thêm một khoản chi phí mới không xuất hiện trong danh sách, nhấp vào Mới để tạo một khoản chi phí mới và thêm nó vào báo cáo.

Đánh dấu vào ô checkbox bên cạnh mỗi khoản chi phí được thêm vào, sau đó nhấp vào Chọn.

Thao tác này sẽ đóng cửa sổ pop-up và các mục đã chọn sẽ xuất hiện trên báo cáo.

Gửi Kê khai chi phí #

Khi một báo cáo chi phí đã hoàn thành, bước tiếp theo là gửi báo cáo cho quản lý để phê duyệt. Để xem tất cả các báo cáo chi phí, điều hướng đến Ứng dụng Chi Phí > Chi tiêu của tôi > Báo cáo của tôi. Mở báo cáo cụ thể từ danh sách các báo cáo chi phí.

Nếu danh sách lớn, việc nhóm kết quả theo trạng thái có thể hữu ích, vì chỉ những báo cáo có trạng thái Chờ Gửi cần được gửi đi; các báo cáo có trạng thái Đã Duyệt hoặc Đã Trình thì không cần.

Các chi phí Để Trình có thể được nhận biết bởi trạng thái Để Trình và bằng chữ màu xanh dương, trong khi tất cả các chi phí khác được hiển thị bằng chữ màu đen.

Nhấp vào một báo cáo để mở nó, sau đó nhấp vào Trình cho Người quản lý. Sau khi gửi báo cáo, bước tiếp theo là chờ quản lý phê duyệt.