Nội dung:
Trong Odoo, chúng ta có thể đăng ký hóa đơn nhà cung cấp theo cách thủ công hoặc tự động, trong khi báo cáo “Nợ phải trả theo tuổi” cung cấp tổng quan về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán để giúp chúng ta thanh toán đúng số tiền đúng hạn.
Xem thêm:
- Hướng dẫn đăng ký hóa đơn nhà cung cấp
- Quản lý hóa đơn nhà cung cấp Tạo hóa đơn
Tạo hóa đơn mua hàng mới #
Theo cách thủ công #
Tạo hóa đơn nhà cung cấp theo cách thủ công bằng cách vào “Kế toán” -> “Nhà cung cấp” -> “Hóa đơn” và nhấp vào “Mới”.
Tạo tự động #
Hóa đơn nhà cung cấp có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến một địa chỉ email liên kết với nhật ký mua hàng hoặc bằng cách tải lên tệp PDF vào “Kế toán” -> “Nhà cung cấp” -> “Hóa đơn” và sau đó nhấp vào “Tải lên”.
Điền chi tiết các thông tin trên hóa đơn #
Cho dù hóa đơn được tạo thủ công hay tự động, hãy đảm bảo các trường sau được điền đầy đủ:
- Nhà cung cấp: Odoo tự động điền một số thông tin dựa trên thông tin đã đăng ký của nhà cung cấp, đơn đặt hàng trước đó hoặc hóa đơn.
- Tham chiếu hóa đơn: Thêm tham chiếu đơn đặt hàng bán được cung cấp bởi nhà cung cấp và được sử dụng để thực hiện “so khớp” khi bạn nhận được sản phẩm.
- Hoàn thành tự động: Chọn một hóa đơn/đơn đặt hàng trước đó để tự động hoàn thành tài liệu. Trường “Nhà cung cấp” phải được hoàn thành trước khi hoàn thành trường này.
- Ngày hóa đơn: Là ngày xuất hóa đơn.
- Ngày kế toán: Là ngày tài liệu được đăng ký trong kế toán của bạn.
- Tham chiếu thanh toán: Khi đăng ký thanh toán, nó được tự động hiển thị trong trường “Ghi chú”.
- Ngân hàng người nhận: Để chỉ ra số tài khoản mà thanh toán phải được thực hiện.
- Ngày đến hạn hoặc Điều khoản để thanh toán hóa đơn.
- Nhật ký: Chọn nhật ký mà hóa đơn nên được ghi lại và “Tiền tệ”.
Lưu ý: Hóa đơn có thể được “chuyển đổi số” để hoàn thành tự động bằng cách nhấp vào “Gửi để chuyển đổi số”. Nếu bạn tải lên hóa đơn, tài liệu PDF sẽ được hiển thị ở bên phải màn hình, cho phép bạn dễ dàng điền vào thông tin hóa đơn.
Xác nhận hóa đơn #
Nhấp vào “Xác nhận” khi tài liệu hoàn thành. Trạng thái của tài liệu của bạn thay đổi thành “Đã đăng” và một mục nhập nhật ký được tạo dựa trên cấu hình trên hóa đơn.
Hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 mã hóa đơn sau khi xác nhận
Lưu ý: Sau khi xác nhận, không thể cập nhật nữa. Nhấp vào “Đặt lại thành nháp” nếu cần thay đổi.
Thanh toán hóa đơn #
Khi thanh toán hóa đơn nhà cung cấp, nhấp vào “Đăng ký thanh toán” để mở cửa sổ thanh toán mới. Chọn “Nhật ký”, “Phương thức thanh toán”, “Số tiền” bạn muốn thanh toán (toàn bộ hoặc một phần) và “Tiền tệ”.
Trong trường hợp thanh toán một phần (khi “Số tiền” được thanh toán nhỏ hơn tổng số tiền còn lại trên hóa đơn nhà cung cấp), trường “Khác biệt thanh toán” hiển thị số dư chưa thanh toán. Bạn có hai tùy chọn:
- Giữ mở: để giữ hóa đơn mở và đánh dấu bằng biểu ngữ “Một phần”;
- Đánh dấu là đã thanh toán đầy đủ: Trong trường hợp này, chọn một tài khoản trong trường “Đăng khác biệt trong” và thay đổi “Nhãn” nếu cần. Một mục nhập nhật ký sẽ được tạo để cân bằng tài khoản phải thu với tài khoản đã chọn. Trường “Ghi chú” được điền tự động nếu “Tham chiếu thanh toán” đã được đặt đúng trong hóa đơn nhà cung cấp. Nếu trường trống, hãy chọn số hóa đơn của nhà cung cấp làm tham chiếu. Sau khi xác nhận, biểu ngữ “Trong thanh toán” xuất hiện trên hóa đơn cho đến khi nó được “điều hòa”.
Báo cáo công nợ và tuổi nợ #
Để có được tổng quan về các hóa đơn nhà cung cấp mở và ngày đến hạn liên quan của chúng, bạn có thể sử dụng báo cáo “Nợ phải trả theo tuổi”. Vào “Kế toán” -> “Báo cáo” -> “Báo cáo đối tác: Nợ phải trả theo tuổi”. Nhấp vào tên của nhà cung cấp để mở chi tiết của tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, số tiền đến hạn, ngày đến hạn, v.v.
Lưu ý: Bằng cách nhấp vào nút “Lưu”, bạn có thể xuất thông tin có sẵn trên màn hình dưới dạng tệp PDF hoặc XLSX và lưu vào thư mục tùy chọn của bạn. Bạn có thể nhận được một số hóa đơn cho cùng một đơn đặt hàng nếu nhà cung cấp của bạn đang thiếu hàng và đang gửi hóa đơn cho bạn khi họ giao sản phẩm, hoặc nếu nhà cung cấp của bạn đang gửi cho bạn hóa đơn một phần hoặc yêu cầu tiền gửi.