Odoo Sales - Sales Management
Central module for sales process from quotation to order, invoice and payment
The Sales module is the center of the sales process in Odoo, supporting the entire workflow from creating quotations to sales orders, invoices, and tracking customer payments or confirmations on the portal.
With Sales, businesses can effectively manage the entire sales cycle, from customer engagement, sending quotations, confirming orders, to invoicing and payment tracking.
Basic Terminology
Basic Terminology
| English | Vietnamese | Description |
|---|---|---|
| Sales | Bán hàng | Module managing sales process |
| Quotation | Báo giá | Price proposal for customer before confirmation |
| Quotation Sent | Báo giá đã gửi | Quotation sent to customer |
| Sales Order | Đơn bán hàng | Confirmed order |
| Customer | Khách hàng | Partner purchasing goods |
| Order Lines | Dòng đơn hàng | Product details in order |
| Unit Price | Đơn giá | Selling price per unit |
| Discount | Chiết khấu | Price reduction by percentage or amount |
| Down Payment | Thanh toán trước | Partial payment before delivery |
| Salesperson | Nhân viên bán hàng | Person responsible for order |
| Sales Team | Nhóm bán hàng | Sales team |
| Pricelist | Bảng giá | Price list by customer/product |
Main Features
The Sales module provides complete tools for professional sales process management:
Key points
• Create and manage quotations with flexible options
• Automatically convert quotations to sales orders
• Manage products, quantities, prices, taxes and discounts
• Create invoices based on ordered or delivered quantities
• Support down payments and pro-forma invoices
• Send quotations to customers via automated email
• Portal for customers to view, sign and pay online
• Analyze sales by multiple criteria
User Groups
User Groups
| Group | Role |
|---|---|
| Sales User | Create and track quotations / sales orders |
| Sales Manager | Manage all orders, sales configuration, reports |
| Accountant | Work with invoices related to sales orders |
| Portal Customer | View quotations / orders, sign and pay online |
Interface and Navigation
Users access the module from the Sales application on the main application bar. The menu structure is clearly organized by business flow:
Steps
1. Orders → Quotations: List of draft or sent quotations
2. Orders → Orders: List of confirmed sales orders
3. Products: Manage products and pricelists
4. Reporting: Sales reports and analysis
5. Configuration: Sales module configuration
Basic Sales Process
Standard sales process in Odoo Sales:
Steps
1. Create new quotation with customer and product information
2. Send quotation to customer via email or portal
3. Customer views, signs confirmation and pays (if required)
4. Confirm quotation to sales order
5. Create invoice according to policy (ordered/delivered quantity)
6. Track payment and delivery
7. Analyze sales and performance
Key Features
Sales module provides many advanced features to optimize sales process:
Key points
• Flexible pricelists: Set prices by customer, quantity, time
• Diverse discounts: Line-level or order-level discounts
• Online payment: Payment gateway integration for customers
• Digital signature: Customers sign confirmation online
• Quotation templates: Create templates for common quotations
• Payment terms: Manage different payment terms
• Multi-currency: Support sales in multiple currencies
• Customer portal: Customers track their own orders
Integration with Other Modules
Sales integrates closely with other modules in the Odoo ecosystem:
Key points
• CRM: Automatically convert opportunities to quotations
• Inventory: Manage delivery and stock
• Accounting: Create invoices and track receivables
• Purchase: Purchase based on sales orders (dropshipping)
• Project: Create projects from service sales orders
• Manufacturing: Manufacture to order
• Website: Online sales (e-commerce)
Best Practices - Quotation Management
Steps
1. Always check the correct pricelist before adding products
2. Use sections and notes for clearer quotations
3. Set appropriate validity period for each quotation type
4. Use templates for recurring quotations
5. Carefully review information before sending to customers
Best Practices - Order Management
Steps
1. Confirm orders immediately upon customer confirmation
2. Track invoice status to avoid omissions
3. Use tags to categorize orders
4. Set up approval process for large orders
5. Regularly review incomplete orders
Best Practices - Reporting and Analysis
Steps
1. Track sales by salesperson and sales team
2. Analyze sales trends over time
3. Evaluate effectiveness of marketing campaigns
4. Compare actual sales with targets
5. Identify best-selling products and potential customers
Access Rights
To use the Sales module, users need appropriate permissions:
Steps
1. Sales / User: Basic rights to create and manage quotations/orders
2. Sales / Administrator: Admin rights for module, configuration and reports
3. Sales / Team Leader: Rights to manage sales team
4. Portal: Rights for customers to view and confirm orders
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Key points
• Báo giá và đơn bán hàng khác nhau như thế nào? Báo giá là đề xuất giá chưa xác nhận, đơn bán hàng là báo giá đã được khách hàng chấp nhận và tạo cam kết mua bán chính thức.
• Tôi có thể tùy chỉnh quy trình bán hàng không? Có, bạn có thể cấu hình chính sách hóa đơn, yêu cầu chữ ký/thanh toán, khóa đơn hàng và nhiều tùy chọn khác trong Settings → Sales.
• Làm thế nào để tích hợp Sales với các module khác? Sales tự động tích hợp với CRM, Inventory, Accounting và các module khác khi bạn cài đặt chúng, không cần cấu hình thêm.
• Tôi cần quyền gì để sử dụng Sales? Quyền cơ bản là Sales / User để tạo báo giá và đơn hàng, Sales / Administrator để cấu hình module và truy cập đầy đủ tính năng.
• Khách hàng có thể xem đơn hàng trực tuyến không? Có, bạn cấp quyền Portal cho khách hàng để họ xem báo giá, đơn hàng, ký xác nhận và thanh toán trực tuyến.
• Làm thế nào để xử lý bán hàng đa tiền tệ? Kích hoạt Multi-Currency trong Settings → Accounting, tạo bảng giá cho từng loại tiền tệ và gán cho khách hàng tương ứng.
• Sales User và Sales Manager khác nhau gì? Sales User chỉ quản lý báo giá/đơn hàng của mình, Sales Manager có quyền xem tất cả đơn hàng, cấu hình module và truy cập báo cáo đầy đủ.
• Tôi có thể import đơn hàng từ hệ thống cũ không? Có, sử dụng tính năng Import từ CSV/Excel trong danh sách đơn hàng, đảm bảo mapping đúng các trường dữ liệu.
• Làm thế nào để thiết lập thông báo email tự động? Cấu hình Email Templates và Automated Actions trong Settings → Technical để gửi email tự động khi có sự kiện như xác nhận đơn hàng, giao hàng.
• Sales có hoạt động offline không? Không, Odoo Sales là ứng dụng web cần kết nối internet, nhưng bạn có thể sử dụng Odoo Mobile app với khả năng đồng bộ khi có mạng.