Liên hệ ngay
⌘K

Account 3-Way Match - Đối chiếu 3 bên

Đối chiếu tự động đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp để kiểm soát chi phí

Module Account 3-Way Match tự động hóa quy trình đối chiếu giữa đơn mua hàng (Purchase Order), phiếu nhập kho (Receipt) và hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bill), đảm bảo chỉ thanh toán cho hàng hóa đã đặt và đã nhận.

Hệ thống cảnh báo khi phát hiện sai lệch về số lượng, giá cả hoặc sản phẩm giữa 3 chứng từ, giúp ngăn chặn thanh toán sai, gian lận và kiểm soát chi phí mua hàng chặt chẽ.

3-Way Match
Đối chiếu
Kiểm soát chi phí
Purchase Order
Vendor Bill
Receipt

Tính năng nổi bật

Điểm chính

  • • Đối chiếu tự động: So sánh PO, Receipt và Vendor Bill theo số lượng, giá, sản phẩm

  • • Cảnh báo sai lệch: Thông báo khi phát hiện khác biệt vượt ngưỡng cho phép

  • • Quy tắc linh hoạt: Cấu hình tolerance (dung sai) cho số lượng và giá

  • • Chặn thanh toán: Không cho thanh toán Bill chưa đối chiếu hoặc có sai lệch

  • • Báo cáo chi tiết: Theo dõi tỷ lệ đối chiếu thành công, sai lệch phổ biến

  • • Tích hợp Purchase: Tự động lấy thông tin từ PO và Receipt

Quy trình 3-Way Match

Các bước thực hiện

  • 1. Tạo Purchase Order: Đặt hàng với nhà cung cấp, xác định số lượng và giá

  • 2. Nhận hàng: Tạo Receipt khi nhận hàng, ghi nhận số lượng thực tế

  • 3. Nhận Vendor Bill: Nhà cung cấp gửi hóa đơn, nhập vào hệ thống

  • 4. Đối chiếu tự động: Hệ thống so sánh 3 chứng từ, phát hiện sai lệch

  • 5. Xử lý sai lệch: Nếu có, điều tra nguyên nhân và điều chỉnh

  • 6. Phê duyệt thanh toán: Chỉ thanh toán khi đối chiếu thành công

Cấu hình Tolerance

Thiết lập dung sai

LoạiMô tảVí dụ
Quantity ToleranceCho phép sai lệch số lượng trong khoảng %Tolerance 5%: đặt 100, nhận 95-105 vẫn OK
Price ToleranceCho phép sai lệch giá trong khoảng %Tolerance 2%: giá PO 100k, Bill 98k-102k OK
Strict ModeKhông cho phép bất kỳ sai lệch nàoPhải khớp 100% mới thanh toán

Xử lý sai lệch

Điểm chính

  • • Số lượng thiếu: Liên hệ nhà cung cấp giao bù hoặc điều chỉnh Bill

  • • Số lượng thừa: Kiểm tra lỗi nhập liệu hoặc trả hàng

  • • Giá sai: Xác nhận lại với nhà cung cấp, cập nhật PO nếu cần

  • • Sản phẩm sai: Trả hàng hoặc tạo PO mới cho sản phẩm đúng