Odoo Recruitment - Quản lý Tuyển dụng
Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện từ đăng tin đến bổ nhiệm nhân viên
Module Recruitment là hệ thống quản lý tuyển dụng trong Odoo, cho phép đăng tin tuyển dụng theo từng vị trí công việc, thu thập và theo dõi hồ sơ ứng viên theo pipeline Kanban, quản lý toàn bộ quy trình từ tiếp nhận hồ sơ đến bổ nhiệm nhân viên.
Với tính năng lên lịch phỏng vấn liên kết Calendar, Talent Pool lưu trữ hồ sơ tiềm năng, email tự động theo giai đoạn và theo dõi nguồn ứng viên, module giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả và chuyên nghiệp.
Nhóm người dùng
Phân quyền người dùng
| Nhóm | Quyền hạn |
|---|---|
| Interviewer (Người phỏng vấn) | Xem hồ sơ ứng viên của các vị trí được phân công, xem lịch phỏng vấn, không chỉnh sửa thông tin lương |
| Recruiter (Nhân viên tuyển dụng) | Tạo/sửa/xóa hồ sơ ứng viên, quản lý pipeline, gửi email, từ chối ứng viên, thêm vào Talent Pool |
| HR Manager | Toàn quyền: cấu hình giai đoạn, nguồn tuyển dụng, lý do từ chối, nền tảng tuyển dụng |
Thuật ngữ chính
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Recruitment | Tuyển dụng | Module quản lý tuyển dụng |
| Applications | Hồ sơ ứng tuyển | Danh sách hồ sơ ứng viên |
| Jobs | Vị trí tuyển dụng | Các vị trí công việc đang tuyển |
| Candidates | Ứng viên | Người nộp đơn ứng tuyển |
| Talent Pool | Hồ sơ tiềm năng | Lưu trữ ứng viên cho tương lai |
| Stage | Giai đoạn | Bước trong quy trình tuyển dụng |
| Pipeline | Pipeline | Quy trình tuyển dụng theo giai đoạn |
| Interviewer | Người phỏng vấn | Người tham gia phỏng vấn ứng viên |
| Responsible | Người phụ trách | Nhân viên tuyển dụng xử lý hồ sơ |
| Source | Nguồn | Nguồn tuyển dụng (website, LinkedIn...) |
| Appreciation | Đánh giá | Mức độ đánh giá ứng viên |
| Refuse Reason | Lý do từ chối | Lý do không tuyển ứng viên |
Giai đoạn tuyển dụng
Hệ thống sử dụng 15 giai đoạn từ tiếp nhận hồ sơ đến bổ nhiệm nhân viên. Mỗi giai đoạn có thể được cấu hình email tự động và hành động tương ứng.
Các giai đoạn chuẩn
| Tiếng Việt | English | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đã lưu | Saved | Hồ sơ mới tiếp nhận |
| Đã nộp | Submitted | Hồ sơ đã được xem xét |
| Đã phỏng vấn | Interviewed | Đã qua vòng phỏng vấn |
| Từ chối | Rejected | Không phù hợp, ẩn trong Kanban |
| Xem xét sau | KIV | Keep In View - tiềm năng cho tương lai |
| Đã tạo LOO | LOO Generated | Letter of Offer đã soạn |
| LOO được chấp nhận | LOO Accepted | Ứng viên đồng ý thư mời |
| Đã tạo LOE | LOE Generated | Letter of Employment đã soạn |
| LOE được chấp nhận | LOE Accepted | Ứng viên đồng ý hợp đồng |
| Đang đào tạo | On Training | Đang trong giai đoạn đào tạo |
| Chờ giấy phép LĐ | Waiting for WP | Chờ Work Permit |
| Bổ nhiệm | Appointed | Giai đoạn tuyển dụng thành công |
| Không bắt đầu làm việc | Never start work | Đã nhận nhưng không đến làm |
Trạng thái Kanban
Mỗi hồ sơ trong Kanban có dấu tròn màu ở góc thẻ thể hiện trạng thái xử lý trong giai đoạn hiện tại.
Các trạng thái Kanban
| Tiếng Việt | English | Màu | Khi nào dùng |
|---|---|---|---|
| Đang xử lý | In Progress | Xám | Mặc định - đang xử lý bình thường |
| Sẵn sàng chuyển giai đoạn | Ready for Next Stage | Xanh lá | Đã xong bước này, sẵn sàng chuyển tiếp |
| Đang chờ | Waiting | Cam | Đang chờ ứng viên phản hồi |
| Bị chặn | Blocked | Đỏ | Bị chặn bởi yếu tố nội bộ |
Giao diện & Menu chính
Truy cập module từ thanh ứng dụng chính → chọn Recruitment (Tuyển dụng).
Điểm chính
• Applications (Hồ sơ ứng tuyển): Tất cả hồ sơ hoặc hồ sơ do tôi phụ trách
• Jobs (Vị trí tuyển dụng): Danh sách vị trí đang tuyển
• Candidates (Ứng viên): Danh sách ứng viên theo người
• Talent Pool: Hồ sơ tiềm năng cho tương lai
• Reporting (Báo cáo): Thống kê tuyển dụng
• Configuration (Cấu hình): Giai đoạn, nguồn, lý do từ chối, nền tảng
Quản lý vị trí tuyển dụng
Tạo và quản lý các vị trí công việc đang tuyển dụng với thông tin chi tiết và theo dõi tiến độ.
Các bước thực hiện
1. Vào Recruitment → Jobs (Vị trí tuyển dụng)
2. Nhấn New để tạo vị trí mới
3. Điền Job Position (tên vị trí), Department (phòng ban), Responsible (người phụ trách)
4. Điền Expected New Employees (số lượng cần tuyển)
5. Thêm Job Description (mô tả công việc) để hiển thị trên trang tuyển dụng
6. Nhấn Save để lưu vị trí
Quản lý hồ sơ ứng viên
Tạo và theo dõi hồ sơ ứng viên qua các giai đoạn tuyển dụng.
Các bước thực hiện
1. Vào Recruitment → Applications → All Applications
2. Nhấn New để tạo hồ sơ mới
3. Điền Applicant's Name (tên ứng viên), Applied Job (vị trí ứng tuyển)
4. Thêm Email, Mobile (điện thoại), LinkedIn Profile
5. Chọn Responsible (người phụ trách), Interviewer(s) (người phỏng vấn)
6. Đính kèm CV và tài liệu vào phần Attachments
7. Nhấn Save để lưu hồ sơ
Pipeline tuyển dụng
Di chuyển hồ sơ ứng viên qua các giai đoạn bằng cách kéo thả trong Kanban view hoặc cập nhật trên form.
Điểm chính
• Kanban view: Kéo thẻ ứng viên từ cột giai đoạn hiện tại sang cột giai đoạn tiếp theo
• Form view: Mở hồ sơ → nhấn tên giai đoạn ở thanh trạng thái → chọn giai đoạn mới
• Cập nhật Kanban State để theo dõi tiến độ xử lý trong từng giai đoạn
• Sử dụng Tags để phân loại ứng viên theo kỹ năng hoặc đặc điểm
Lên lịch phỏng vấn
Tạo lịch phỏng vấn liên kết với Calendar và gửi lời mời tự động cho người tham dự.
Các bước thực hiện
1. Mở hồ sơ ứng viên
2. Nhấn nút Schedule Interview (Lên lịch phỏng vấn)
3. Điền Meeting Subject (tiêu đề), Start/Stop (thời gian)
4. Thêm Attendees (người tham dự): Recruiter, Interviewer, ứng viên
5. Điền Location (địa điểm hoặc link video call)
6. Thêm Note (agenda, câu hỏi phỏng vấn)
7. Nhấn Save - lịch xuất hiện trong Calendar của tất cả người tham dự
Talent Pool - Hồ sơ tiềm năng
Lưu trữ hồ sơ ứng viên tiềm năng để sử dụng cho các đợt tuyển dụng trong tương lai.
Các bước thực hiện
1. Mở hồ sơ ứng viên hoặc chọn nhiều hồ sơ trong List view
2. Nhấn Action → Add to Talent Pool
3. Chọn Talent Pool phù hợp hoặc tạo mới
4. Khi có vị trí mới: vào Talent Pool → chọn ứng viên → Add to Job
5. Hồ sơ sẽ xuất hiện trong pipeline của vị trí đó
Từ chối ứng viên
Từ chối ứng viên với lý do cụ thể và gửi email thông báo tự động.
Các bước thực hiện
1. Mở hồ sơ ứng viên hoặc chọn nhiều hồ sơ
2. Nhấn nút Refuse (Từ chối)
3. Chọn Refuse Reason (lý do từ chối) từ danh sách
4. Tích Send Email để gửi thông báo cho ứng viên
5. Chọn Email Template phù hợp
6. Nhấn Refuse để xác nhận - hồ sơ được đánh dấu Refused và ẩn khỏi Kanban
Chuyển đổi thành nhân viên
Khi ứng viên được tuyển dụng thành công, chuyển đổi hồ sơ thành nhân viên trong module HR.
Các bước thực hiện
1. Chuyển hồ sơ ứng viên sang giai đoạn Appointed (Bổ nhiệm)
2. Mở hồ sơ ứng viên
3. Nhấn nút Create Employee (Tạo nhân viên)
4. Hệ thống tạo hồ sơ nhân viên mới với thông tin được điền sẵn
5. Bổ sung thông tin còn thiếu trong module Employees
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Cập nhật Kanban State đều đặn để biết hồ sơ nào đang bị tắc nghẽn (màu đỏ) và sẵn sàng chuyển tiếp (màu xanh)
• Dùng Tags để phân loại ứng viên theo kỹ năng, ngôn ngữ, hoặc đặc điểm đặc biệt
• Gắn Interviewer vào hồ sơ trước khi lên lịch phỏng vấn để họ nhận thông báo
• Điền Appreciation (đánh giá) ngay sau phỏng vấn để dễ so sánh ứng viên
• Hồ sơ tiềm năng nhưng chưa có vị trí phù hợp → đưa vào Talent Pool thay vì từ chối
• Điền Expected Salary ngay khi tiếp nhận hồ sơ để so sánh với ngân sách
• Dùng Proposed Salary để theo dõi quá trình đàm phán lương
• Cấu hình Email Template cho từng giai đoạn để gửi email tự động