Documents
Quản lý tài liệu tập trung với thư mục phân cấp, chia sẻ và phân quyền chi tiết
Module Documents là hệ thống quản lý tài liệu tập trung giúp tổ chức tài liệu theo cấu trúc thư mục phân cấp, chia sẻ với đồng nghiệp và đối tác bên ngoài, kiểm soát quyền truy cập chi tiết.
Hỗ trợ tạo lối tắt để truy cập nhanh, yêu cầu tài liệu từ người khác, liên kết tài liệu với các bản ghi nghiệp vụ và tự động hóa quy trình xử lý tài liệu.
Giao diện & Menu chính
Truy cập ứng dụng từ thanh app và chọn Documents để vào hệ thống quản lý tài liệu.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Ổ đĩa của tôi | Thư mục gốc cá nhân của bạn |
| Công ty | Thư mục gốc công ty (không có chủ sở hữu) |
| Được chia sẻ với tôi | Tài liệu người khác chia sẻ cho bạn |
| Gần đây | Tài liệu bạn truy cập gần đây |
| Thùng rác | Tài liệu đã xóa (chờ xóa vĩnh viễn) |
Quản lý Thư mục
Tạo cấu trúc thư mục phân cấp để tổ chức tài liệu theo dự án, phòng ban hoặc quy trình nghiệp vụ.
Điểm chính
• Quyền truy cập của thư mục cha sẽ được kế thừa xuống thư mục con và tài liệu bên trong.
• Di chuyển thư mục bằng cách kéo thả hoặc dùng menu Move.
• Cấu hình quyền cho Internal Users (nhân viên nội bộ), Link Access (người có link), và Members (thành viên cụ thể).
Các bước thực hiện
1. Vào vị trí muốn tạo thư mục (My Drive, Company, hoặc thư mục con).
2. Nhấn New Folder và nhập tên thư mục.
3. Chọn quyền truy cập mặc định (Internal Users, Link Access, Members).
4. Nhấn Create để hoàn tất.
Tải lên và Quản lý Tài liệu
Tải lên tài liệu bằng nhiều cách: kéo thả, nút Upload, hoặc gửi email đến địa chỉ alias của thư mục.
Điểm chính
• Documents tự động lưu lịch sử phiên bản khi bạn thay thế file.
• Xem các phiên bản trước trong tab History và khôi phục phiên bản cũ nếu cần.
• Khóa tài liệu bằng nút Lock để chỉ bạn có thể chỉnh sửa cho đến khi Unlock.
Các trường tài liệu
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Tên | Tên hiển thị của tài liệu |
| Chủ sở hữu | Người sở hữu tài liệu |
| Liên hệ | Liên hệ liên quan đến tài liệu |
| Thẻ | Thẻ phân loại tài liệu |
| Khóa | Khóa tài liệu để ngăn người khác chỉnh sửa |
Chia sẻ Tài liệu
Chia sẻ tài liệu hoặc thư mục với đồng nghiệp, đối tác bên ngoài, hoặc qua link công khai.
Điểm chính
• Đặt Expiration Date cho thành viên để tự động thu hồi quyền truy cập sau ngày hết hạn.
• Bật Notify để gửi email thông báo khi mời thành viên.
Các bước thực hiện
1. Chọn tài liệu/thư mục cần chia sẻ và nhấn Share.
2. Đặt Internal Users Rights (quyền cho nhân viên nội bộ) và Link Access Rights (quyền cho người có link).
3. Chọn Discoverable để cho phép tìm thấy qua thư mục cha, hoặc Not Discoverable để chỉ người có link mới thấy.
4. Vào tab Invite để mời Partners cụ thể với vai trò Viewer hoặc Editor.
5. Sao chép Access URL và gửi link cho người cần truy cập.
Phân quyền Truy cập
Kiểm soát chi tiết ai có thể xem, chỉnh sửa, hoặc chia sẻ tài liệu với hệ thống phân quyền đa cấp.
Điểm chính
• Owner (chủ sở hữu) luôn có quyền Editor.
• Members (thành viên cụ thể) có quyền được cấp riêng.
• Internal Users có quyền cho tất cả nhân viên nội bộ.
• Link Access có quyền cho người có link.
• Administrator luôn có quyền Editor trên tất cả tài liệu.
• Tài liệu mới trong thư mục sẽ kế thừa quyền của thư mục.
Các cấp độ quyền
| Quyền | Có thể làm gì |
|---|---|
| Editor | Xem, tải xuống, chỉnh sửa, xóa, di chuyển, chia sẻ |
| Viewer | Chỉ xem và tải xuống |
| None | Không có quyền truy cập |
Tạo Lối tắt (Shortcuts)
Lối tắt cho phép truy cập nhanh tài liệu từ nhiều vị trí mà không cần sao chép.
Điểm chính
• Lối tắt không chiếm dung lượng lưu trữ.
• Thay đổi tài liệu gốc sẽ phản ánh ngay lập tức qua tất cả lối tắt.
• Xóa lối tắt không ảnh hưởng đến tài liệu gốc.
Các bước thực hiện
1. Chọn tài liệu/thư mục cần tạo lối tắt.
2. Nhấn Create Shortcut.
3. Chọn vị trí đích cho lối tắt.
4. Lối tắt sẽ được tạo tại vị trí đó và trỏ đến tài liệu gốc.
Yêu cầu Tài liệu
Gửi yêu cầu tài liệu đến đồng nghiệp hoặc đối tác bên ngoài để họ tải lên tài liệu vào thư mục chỉ định.
Điểm chính
• Tài liệu được tải lên sẽ tự động lưu vào thư mục bạn chỉ định.
• Theo dõi trạng thái yêu cầu trong danh sách Document Requests.
Các bước thực hiện
1. Vào thư mục muốn nhận tài liệu và nhấn Request.
2. Nhập tên yêu cầu và chọn người nhận (Partners hoặc email).
3. Đặt thời hạn (Deadline) nếu cần.
4. Nhấn Send Request để gửi email yêu cầu.
5. Người nhận sẽ nhận email với link để tải lên tài liệu.
Liên kết Tài liệu với Bản ghi
Liên kết tài liệu với các bản ghi nghiệp vụ như đơn hàng, hóa đơn, dự án, hoặc nhân viên.
Điểm chính
• Một tài liệu có thể liên kết với nhiều bản ghi.
• Truy cập nhanh tài liệu từ form bản ghi nghiệp vụ.
Các bước thực hiện
1. Chọn tài liệu cần liên kết.
2. Nhấn Link to Record.
3. Chọn loại bản ghi (Sale Order, Invoice, Project, Employee, v.v.).
4. Tìm và chọn bản ghi cụ thể.
5. Tài liệu sẽ xuất hiện trong tab Documents của bản ghi đó.
Thẻ và Tổ chức
Sử dụng thẻ (Tags) để phân loại và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
Điểm chính
• Thẻ có thể được tổ chức theo nhóm (Tag Categories).
• Một tài liệu có thể có nhiều thẻ.
• Sử dụng thẻ để tự động hóa quy trình xử lý tài liệu.
Các bước thực hiện
1. Vào Configuration → Tags để quản lý thẻ.
2. Tạo thẻ mới với tên và màu sắc.
3. Gán thẻ cho tài liệu bằng cách chọn tài liệu và thêm Tags.
4. Lọc tài liệu theo thẻ trong thanh tìm kiếm.
Thùng rác và Khôi phục
Tài liệu đã xóa sẽ được chuyển vào Trash và giữ trong 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn.
Điểm chính
• Tài liệu trong Trash sẽ tự động xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.
• Chỉ Owner và Administrator có thể khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn tài liệu.
Các bước thực hiện
1. Chọn tài liệu cần xóa và nhấn Delete.
2. Tài liệu sẽ được chuyển vào Trash.
3. Vào Trash để xem tài liệu đã xóa.
4. Chọn tài liệu và nhấn Restore để khôi phục.
5. Hoặc nhấn Delete Permanently để xóa vĩnh viễn.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng theo phòng ban hoặc dự án để dễ quản lý.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu theo trạng thái (Draft, Approved, Archived).
• Đặt quyền truy cập mặc định cho thư mục để tự động áp dụng cho tài liệu mới.
• Sử dụng lối tắt thay vì sao chép tài liệu để tiết kiệm dung lượng.
• Đặt thời hạn truy cập cho đối tác bên ngoài để bảo mật thông tin.
• Liên kết tài liệu với bản ghi nghiệp vụ để truy cập nhanh từ form.
• Kiểm tra Trash định kỳ để khôi phục tài liệu bị xóa nhầm.