Đặt lịch hẹn Odoo

Điểm chính

• • Tạo Loại cuộc hẹn (Appointment Types) với 4 danh mục: Lịch biểu hàng tuần, Giới hạn ngày, Lịch biểu linh hoạt, Link lịch

• • Tự động xác nhận đặt chỗ theo % dung lượng hoặc yêu cầu xác nhận thủ công với email thông báo

• • Quản lý khung giờ làm việc (Time Slots) theo tuần hoặc theo ngày cụ thể, giới hạn cho nhân viên/tài nguyên

• • Quản lý tài nguyên (Resources) như phòng họp, thiết bị với sức chứa và khả năng chia sẻ

• • Tạo câu hỏi tùy chỉnh (Questions) cho biểu mẫu đặt lịch: text, phone, dropdown, radio, checkboxes

• • Chia sẻ link đặt lịch (Invitations) với Short Code hoặc Full URL cho từng loại hẹn

• • Theo dõi trạng thái: Yêu cầu, Đã đặt, Đã tham dự, Không đến, Đã hủy với báo cáo Calendar/Gantt/Kanban

• • Tích hợp Google Calendar, Microsoft Outlook, gửi email xác nhận/nhắc lịch/hủy tự động

Điểm chính

• • Loại cuộc hẹn (Appointment Types): Mẫu cấu hình cho từng dịch vụ đặt lịch với quy tắc lịch biểu, xác nhận, thời gian

• • Khung giờ (Time Slots): Định nghĩa thời gian sẵn có theo tuần (recurring) hoặc theo ngày cụ thể (unique)

• • Tài nguyên (Resources): Phòng họp, thiết bị, địa điểm với sức chứa và khả năng chia sẻ

• • Câu hỏi (Questions): Biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập thông tin từ khách hàng khi đặt lịch

• • Lời mời (Invitations): Link chia sẻ công khai để khách hàng truy cập trang đặt lịch

• • Đặt chỗ (Appointments): Các cuộc hẹn cụ thể đã được đặt với thông tin khách hàng, nhân viên, tài nguyên

Các bước thực hiện

• 1. Tạo Loại cuộc hẹn: Vào Appointments → Configuration → Appointment Types, nhấp Create. Điền Appointment Title (VD: "Tư vấn bán hàng"), Duration (1.0 giờ), Timezone, chọn Category (Recurring/Punctual/Custom/Anytime). Cấu hình Auto Confirm và Capacity Percentage nếu cần.

• 2. Cấu hình Khung giờ: Vào tab Availabilities, nhấp Add a line. Với Recurring: chọn Week Day (Thứ 2-7), Starting Hour (9.0), Ending Hour (17.0). Với Punctual/Custom: điền From/To với ngày/giờ cụ thể. Tùy chọn giới hạn cho nhân viên/tài nguyên.

• 3. Thêm Nhân viên và Tài nguyên: Vào tab Users, nhấp Add a line, chọn nhân viên. Vào tab Resources, nhấp Add a line, chọn tài nguyên (phòng họp, thiết bị). Nếu chưa có tài nguyên, vào Configuration → Resources để tạo mới.

• 4. Tạo Câu hỏi tùy chỉnh (tùy chọn): Vào Configuration → Questions, nhấp Create. Điền Question, chọn Answer Type (Single line text, Phone Number, Dropdown, Radio, Checkboxes). Nếu chọn Dropdown/Radio/Checkboxes, thêm Available Answers. Quay lại Appointment Type, vào tab Questions, thêm câu hỏi.

• 5. Chia sẻ Link đặt lịch: Vào Configuration → Invitations, nhấp Create, chọn Appointment Type. Sao chép Short Code (/book/abc123) hoặc Redirect URL. Chia sẻ link qua email, website, mạng xã hội. Khách hàng truy cập link, chọn ngày/giờ, điền thông tin, xác nhận đặt lịch.

• 6. Quản lý Đặt chỗ: Vào Appointments → Appointments, chọn chế độ xem Calendar/Gantt/Kanban/List. Lọc theo Status (Request/Booked/Attended/No Show/Cancelled), Date, Appointment Type, Staff. Nhấp vào hẹn để xem chi tiết, xác nhận (Confirm), đánh dấu tham dự (Attended/No Show), hoặc hủy (Cancel).

Ứng dụng theo ngành

So sánh 4 danh mục

So sánh chế độ xem

Điểm chính

• • Đặt tên loại hẹn rõ ràng, mô tả ngắn gọn (VD: "Tư vấn bán hàng - 1 giờ"). Sử dụng Duration phù hợp với dịch vụ.

• • Bật Auto Confirm cho dịch vụ tự phục vụ (tư vấn, demo), tắt cho dịch vụ cần xem xét (phỏng vấn, hỗ trợ kỹ thuật).

• • Đặt Schedule before = 1-2 giờ để tránh đặt lịch vội vàng, Schedule not after = 15-30 ngày để tránh quá tải.

• • Đặt Cancel Before = 1-2 giờ để cho phép khách hàng hủy trực tuyến, giảm tỷ lệ không đến.

• • Sử dụng Manage Capacities cho phòng/thiết bị có giới hạn, đặt Capacity Percentage = 80-100% để tự động xác nhận khi còn chỗ.

• • Tạo câu hỏi tùy chỉnh để thu thập thông tin quan trọng (nhu cầu, ngân sách, số người tham dự), chuẩn bị tốt hơn.

• • Chia sẻ link đặt lịch qua email, website, mạng xã hội. Sử dụng Short Code (/book/abc123) cho link ngắn gọn.

• • Kiểm tra lịch hàng ngày, xác nhận yêu cầu kịp thời, đánh dấu tham dự sau cuộc hẹn để theo dõi tỷ lệ không đến.

• • Tích hợp Google Calendar/Outlook để đồng bộ lịch, tránh trùng lặp, nhận thông báo trên điện thoại.

• • Sử dụng chế độ xem Calendar cho lập lịch, Gantt cho quản lý tài nguyên, Kanban cho theo dõi trạng thái, List cho báo cáo.

Các bước thực hiện

• 1. Khách hàng truy cập link đặt lịch (VD: /book/abc123 hoặc /appointment) để xem danh sách loại hẹn có sẵn.

• 2. Chọn loại hẹn phù hợp (VD: "Tư vấn bán hàng"), xem mô tả, thời lượng, và quy tắc đặt lịch.

• 3. Chọn ngày và giờ từ lịch. Nếu "By visitor", chọn nhân viên hoặc tài nguyên trước. Nếu "Automatically", hệ thống tự động chọn.

• 4. Điền thông tin liên hệ (Tên, Email, Số điện thoại) và trả lời các câu hỏi tùy chỉnh (nếu có).

• 5. Xác nhận đặt lịch. Nếu Auto Confirm bật, nhận email xác nhận ngay. Nếu tắt, nhận email thông báo "Yêu cầu đang chờ xác nhận".

• 6. Nhận email xác nhận với thông tin cuộc hẹn, link thêm vào Google Calendar/Outlook, link hủy (nếu trong thời gian cho phép).

Điểm chính

• • Xác nhận yêu cầu: Vào Appointments, lọc Status = Request, nhấp vào hẹn, nhấp Confirm. Email xác nhận được gửi tự động.

• • Đánh dấu tham dự: Sau cuộc hẹn, vào hẹn, nhấp Attended (đã tham dự) hoặc No Show (không đến). Theo dõi tỷ lệ không đến.

• • Hủy hẹn: Vào hẹn, nhấp Cancel. Email hủy được gửi tự động. Khách hàng cũng có thể hủy qua link trong email (nếu trong thời gian Cancel Before).

• • Lọc và tìm kiếm: Lọc theo Status, Date, Appointment Type, Staff. Tìm kiếm theo tên khách hàng, email, số điện thoại.

• • Xuất báo cáo: Chuyển sang List view, lọc theo khoảng thời gian, nhấp Export để xuất Excel. Phân tích tỷ lệ tham dự, không đến, hủy.

Phân quyền