Module CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng)

Điểm chính

• • Quản lý Lead (khách hàng tiềm năng) và Opportunity (cơ hội bán hàng).

• • Chuyển đổi lead thành opportunity với quy trình tự động.

• • Quản lý pipeline theo giai đoạn với giao diện Kanban trực quan.

• • Đánh dấu Won/Lost với lý do chi tiết để phân tích.

• • Phân công lead tự động và thủ công theo team và salesperson.

• • Theo dõi doanh thu dự kiến, xác suất chốt và doanh thu định kỳ.

• • Hợp nhất bản ghi trùng lặp để tránh dữ liệu rối.

• • Báo cáo và phân tích pipeline, win/loss rate, forecast.

Điểm chính

• • Kanban: theo cột giai đoạn (New, Qualified, Proposition, Won).

• • List: dạng bảng để lọc và thao tác hàng loạt.

• • Calendar/Activity: theo dõi lịch hẹn và hoạt động.

• • Pivot/Graph: phân tích doanh thu, số cơ hội, tỉ lệ thắng.

Điểm chính

• • Lead không còn xử lý có thể Archive và Restore/Unarchive khi cần.

• • Cập nhật mức độ ưu tiên, team, salesperson khi có thay đổi.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Leads và nhấn New.

• 2. Điền thông tin chính: Contact/Customer (người liên hệ hoặc công ty), Email/Phone (thông tin liên hệ).

• 3. Chọn Salesperson (người phụ trách) và Sales Team (bộ phận xử lý).

• 4. Thêm Tags để phân loại lead.

• 5. Ghi chú nội dung trao đổi tại phần chatter/activity.

• 6. Lên lịch cuộc gọi/họp để tránh bỏ sót cơ hội.

Điểm chính

• • Chuyển đổi hàng loạt: tick nhiều lead trong danh sách và chọn hành động chuyển đổi.

• • Chọn cách gán salesperson/team khi chuyển đổi hàng loạt.

Các bước thực hiện

• 1. Mở lead và nhấn Convert to Opportunity.

• 2. Chọn phương án khách hàng: tạo khách hàng mới hoặc liên kết khách hàng đã có.

• 3. Xác nhận người phụ trách và bộ phận.

• 4. Nhấn Apply để hoàn tất chuyển đổi.

Điểm chính

• • Tạo activity: gọi điện, email, họp với deadline rõ ràng.

• • Dùng bộ lọc "My Activities / Overdue" để xử lý kịp thời.

Các trường quan trọng

Điểm chính

• • Luôn chọn đúng lý do mất để báo cáo chính xác và cải thiện quy trình bán hàng.

• • Phân tích lý do lost để xử lý điểm nghẽn trong quy trình.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity cần đánh dấu kết quả.

• 2. Nhấn Mark Won nếu chốt thành công, hệ thống chuyển sang trạng thái thắng.

• 3. Nhấn Mark Lost nếu không chốt được.

• 4. Chọn Lost Reason từ danh sách chuẩn hóa và ghi chú chi tiết nếu cần.

• 5. Xác nhận để hoàn tất.

Điểm chính

• • Chỉ merge khi chắc chắn cùng một khách hàng/cơ hội để tránh mất ngữ cảnh.

Các bước thực hiện

• 1. Chọn các lead/opportunity nghi trùng lặp.

• 2. Chạy hành động Merge.

• 3. Kiểm tra bản ghi đích sau hợp nhất: thông tin liên hệ, hoạt động/chatter, doanh thu và giai đoạn.

• 4. Xác nhận hợp nhất.

Điểm chính

• • Tránh trạng thái chưa phân công quá lâu để không bỏ sót cơ hội.

Các bước thực hiện

• 1. Phân công thủ công: mở lead, chọn Salesperson và Sales Team, lưu lại.

• 2. Phân công tự động: cấu hình team và thành viên team với hạn mức phân công theo ngày/tháng.

• 3. Thiết lập rule/domain (điều kiện dữ liệu) để phân công theo tiêu chí.

• 4. Chạy Assign Leads thủ công hoặc theo lịch tự động (cron).

Điểm chính

• • Ưu tiên các deal giá trị cao và xác suất cao.

• • Theo dõi chênh lệch giữa dự báo và kết quả thực tế.

• • Sử dụng Recurring Revenue để quản lý subscription và hợp đồng dài hạn.

Các bước thực hiện

• 1. Stages: vào Configuration → Stages để tạo/sửa giai đoạn pipeline, sắp xếp thứ tự, đánh dấu stage Won.

• 2. Sales Teams: vào Configuration → Sales Teams để tạo bộ phận sales, thêm thành viên, thiết lập quy tắc phân công lead.

• 3. Lost Reasons: vào Configuration → Lost Reasons để tạo danh sách lý do mất chuẩn hóa, dùng nhất quán cho toàn đội.

Điểm chính

• • So sánh theo salesperson và team để cân bằng nguồn lực.

• • Theo dõi lý do lost để xử lý điểm nghẽn quy trình.

• • Kiểm tra conversion rate từ lead → opportunity → won.

Báo cáo thường dùng

Điểm chính

• • Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: luôn có email/phone để giảm trùng lặp.

• • Không để lead "mồ côi": tránh trạng thái chưa phân công quá lâu.

• • Luôn có activity kế tiếp: mỗi cơ hội cần một bước tiếp theo rõ ràng.

• • Cập nhật stage kịp thời: pipeline chính xác giúp dự báo chính xác.

• • Ghi lý do lost đầy đủ: cải thiện chiến lược bán hàng theo dữ liệu.

• • Định kỳ review pipeline: theo tuần để xử lý cơ hội bị "đứng" lâu.

Phân quyền