Module Bảng lương (Payroll)

Điểm chính

• • Tạo và tính phiếu lương (Payslip) tự động theo kỳ với công thức linh hoạt

• • Chạy lương theo lô (Pay Runs) để xử lý hàng loạt nhiều nhân viên

• • Cấu hình cấu trúc lương (Payroll Structure) và loại cấu trúc (Structure Type)

• • Xây dựng quy tắc lương (Salary Rules) bằng điều kiện và công thức Python

• • Quản lý tham số quy tắc (Rule Parameters) có lịch sử hiệu lực theo thời gian

• • Tự động khấu trừ định kỳ qua Salary Adjustments

• • Phân tích dữ liệu Payroll và Work Entries qua báo cáo pivot/list

• • Dashboard cảnh báo để phát hiện bất thường trước khi chốt lương

Các trạng thái của Payslip

Điểm chính

• • Dashboard: Tổng quan và cảnh báo hệ thống

• • Employees: Quản lý nhân viên và Salary Adjustments

• • Work Entries: Dữ liệu công làm nền tảng cho tính lương

• • Payslips: Phiếu lương và Pay Runs (lô chạy lương)

• • Reporting: Work Entries Analysis, Headcount, Payslip Lines, Work Days Lines, Other Inputs

• • Configuration: Settings, Salary (Rules, Parameters, Categories, Structures, Structure Types, Other Input Types), Dashboard Warnings

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Configuration → Salary → Structure Types

• 2. Thiết lập chu kỳ trả lương mặc định (default_schedule_pay): hàng tháng, hai tuần, hàng tuần

• 3. Chọn lịch làm việc mặc định (default_resource_calendar_id)

• 4. Xác định loại work entry mặc định (default_work_entry_type_id)

• 5. Vào Payroll → Configuration → Salary → Structures

• 6. Tạo hoặc chỉnh sửa Structure, gắn các Salary Rules cần áp dụng

• 7. Bật/tắt sử dụng worked day lines theo nhu cầu

Điểm chính

• • Khai báo điều kiện bằng condition_select: domain, input, python hoặc always

• • Khai báo cách tính bằng amount_select: fixed amount, percentage, input, hoặc python code

• • Sử dụng Python code trong condition_python và amount_python_compute để tính toán phức tạp

• • Các biến có sẵn: payslip, employee, version, result_rules, categories, worked_days, inputs

• • Rule Parameters cho phép quản lý tham số theo mã (code) với lịch sử thay đổi theo thời gian

• • Tab History trong Rule Parameters lưu giá trị theo date_from để dễ dàng điều chỉnh

Các bước thực hiện

• 1. Chuẩn hóa dữ liệu: Kiểm tra Work Entries, Employee Record (version_id) và Salary Adjustments

• 2. Tạo Pay Run: Vào Payslips → Pay Runs, tạo mới và chọn kỳ (date_start, date_end), structure, schedule

• 3. Generate Payslips: Nhấn nút Generate Payslips để tạo phiếu lương cho tất cả nhân viên đủ điều kiện

• 4. Tính lương: Nhấn Compute trong Pay Run để tính tất cả payslip, hoặc Compute Sheet trên từng payslip riêng lẻ

• 5. Kiểm tra: Xem lại các dòng lương, kiểm tra issues/warning_count trên từng payslip

• 6. Chốt lương: Nhấn Confirm (action_validate) để chuyển lô sang Done

• 7. Thanh toán: Nhấn Mark as Paid (action_paid) khi đã thanh toán cho nhân viên

Điểm chính

• • Truy cập tại Employees → Salary Adjustments

• • Thiết lập theo nhân viên, loại input (Other Input Type), số tiền hàng kỳ (monthly_amount)

• • Xác định tổng số tiền (total_amount) và thời gian hiệu lực (date_start, date_end)

• • Trạng thái: open (đang chạy) hoặc close (đã hoàn thành)

• • Thao tác: Mark as Completed, Running, Split (khi nhiều nhân viên)

• • Hệ thống tự động thêm vào Salary Inputs của payslip trong kỳ hiệu lực

Điểm chính

• • Mở payslip, vào tab Salary Inputs

• • Nhấn Add Inputs (action_configure_payslip_inputs) để thêm khoản mới

• • Chọn loại input (Other Input Type) và nhập số tiền

• • Các input này sẽ được sử dụng trong công thức salary rule để tính ra kết quả cuối

• • Thích hợp cho thưởng đột xuất, phạt, hoặc các khoản không định kỳ

Điểm chính

• • Truy cập Dashboard qua menu Payroll → Dashboard

• • Cấu hình cảnh báo tại Configuration → Dashboard → Warnings

• • Mỗi warning có evaluation_code (Python) và có thể bật/tắt theo quốc gia

• • Trên payslip có hệ thống issues, warning_count, error_count

• • Kiểm tra và xử lý cảnh báo trước khi Confirm để tránh sai sót

Điểm chính

• • Work Entries Analysis: Phân tích ngày công theo nhân viên, loại work entry, thời gian

• • Headcount: Thống kê số lượng nhân viên

• • Payslip Lines: Phân tích chi tiết các dòng lương theo rule, category

• • Payslip Work Days Lines: Phân tích ngày công trên phiếu lương

• • Payslip Other Inputs: Phân tích các khoản đầu vào khác

• • Hỗ trợ view Pivot, Graph, List để phân tích đa chiều

Điểm chính

• • Payslip PDF: In phiếu lương chi tiết (action_report_payslip)

• • Payslip Light: In phiếu lương rút gọn (action_report_light_payslip)

• • Contribution Registers: Báo cáo đóng góp (action_report_register)

• • Payment Report: Tạo file thanh toán hàng loạt từ Pay Run hoặc Payslip

• • Hỗ trợ xuất PDF và các định dạng khác tùy cấu hình

Các nhóm quyền chính

Điểm chính

• • Chốt dữ liệu Work Entries trước khi bấm Compute để giảm sai lệch bảng lương

• • Quản lý Rule Parameters theo lịch sử hiệu lực thay vì sửa trực tiếp hard-code trong nhiều rules

• • Chuẩn hóa mã rule (code) và category từ đầu để dễ kiểm tra báo cáo/pivot

• • Dùng Pay Run cho xử lý hàng loạt; chỉ dùng payslip off-cycle cho ngoại lệ

• • Theo dõi issues/warning_count trên payslip trước khi Confirm

• • Với Salary Adjustments nhiều nhân viên, dùng Split để dễ kiểm soát trạng thái từng người

• • Backup dữ liệu trước khi chạy lương kỳ đầu tiên hoặc khi thay đổi cấu trúc lương lớn