Báo cáo và phân tích mua hàng
Phân tích hiệu quả mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và theo dõi các chỉ số quan trọng
Module Purchase cung cấp công cụ Purchase Analysis mạnh mẽ để phân tích chi tiết hoạt động mua hàng, giúp quản lý đưa ra quyết định tối ưu về nhà cung cấp, sản phẩm và quy trình mua hàng.
Báo cáo mua hàng cho phép theo dõi các chỉ số quan trọng như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chi phí trung bình và hiệu suất của từng nhà cung cấp.
Truy cập Purchase Analysis
Vào Purchase → Reporting → Purchase Analysis để mở công cụ phân tích.
Điểm chính
• Hiển thị dữ liệu từ tất cả đơn mua hàng
• Hỗ trợ nhiều chế độ xem: Graph, Pivot, List
• Cho phép lọc và nhóm dữ liệu linh hoạt
• Xuất dữ liệu sang Excel để phân tích sâu hơn
Các chỉ số quan trọng
KPI mua hàng
| Chỉ số | Ý nghĩa | Cách tính |
|---|---|---|
| Days to Confirm | Số ngày từ tạo đến xác nhận | Confirmation Date - Order Date |
| Days to Receive | Số ngày từ xác nhận đến nhận hàng | Receipt Date - Confirmation Date |
| Average Cost | Chi phí trung bình | Total Amount / Quantity |
| On-time Delivery Rate | Tỷ lệ giao đúng hạn | (On-time Orders / Total Orders) × 100% |
| Late Receipt | Phiếu nhập kho trễ | Số đơn nhận hàng sau Expected Arrival |
| Not Acknowledged | Đơn chưa xác nhận | Số đơn NCC chưa xác nhận trên portal |
Phân tích theo nhà cung cấp
Đánh giá hiệu suất của từng nhà cung cấp:
Các bước thực hiện
1. Vào Purchase Analysis
2. Nhấn Group By → Vendor
3. Xem tổng giá trị mua hàng theo NCC
4. So sánh Days to Receive giữa các NCC
5. Kiểm tra tỷ lệ Late Receipt
6. Xác định NCC giao hàng đúng hạn nhất
7. Đánh giá NCC có chi phí cạnh tranh
Phân tích theo sản phẩm
Theo dõi chi phí và xu hướng mua hàng theo sản phẩm:
Các bước thực hiện
1. Group By → Product
2. Xem tổng số lượng đã mua
3. Theo dõi biến động giá mua theo thời gian
4. So sánh giá giữa các nhà cung cấp
5. Xác định sản phẩm mua nhiều nhất
6. Phát hiện sản phẩm có chi phí tăng đột biến
Phân tích theo người mua
Đánh giá hiệu suất của từng buyer:
Các bước thực hiện
1. Group By → Buyer
2. Xem số lượng đơn hàng xử lý
3. So sánh Days to Confirm giữa các buyer
4. Kiểm tra tỷ lệ đơn hàng trễ
5. Đánh giá buyer xử lý đơn hiệu quả
Phân tích theo thời gian
Theo dõi xu hướng mua hàng theo thời gian:
Điểm chính
• Group By → Order Date (Month/Quarter/Year)
• Xem xu hướng tăng/giảm chi phí mua hàng
• So sánh giá trị mua hàng giữa các kỳ
• Phát hiện mùa vụ mua hàng cao điểm
• Lập kế hoạch ngân sách mua hàng
Bộ lọc hữu ích
Filters thường dùng
| Bộ lọc | Mục đích |
|---|---|
| Order | Chỉ xem đơn đã xác nhận |
| Late | Đơn hàng trễ hạn |
| Late Receipts | Phiếu nhập kho trễ |
| Not Acknowledged | Đơn chưa được NCC xác nhận |
| My Orders | Đơn do tôi phụ trách |
| Confirmation Date | Lọc theo ngày xác nhận |
| Company | Lọc theo công ty (môi trường đa công ty) |
Sử dụng Pivot View
Pivot View cho phép phân tích dữ liệu đa chiều:
Các bước thực hiện
1. Chuyển sang chế độ Pivot
2. Kéo thả các trường vào Rows/Columns
3. Ví dụ: Rows = Vendor, Columns = Product Category
4. Xem tổng giá trị mua theo NCC và danh mục
5. Nhấn vào ô để drill down chi tiết
6. Xuất sang Excel để phân tích thêm
Sử dụng Graph View
Graph View hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ:
Điểm chính
• Bar Chart: So sánh giá trị giữa các nhóm
• Line Chart: Theo dõi xu hướng theo thời gian
• Pie Chart: Xem tỷ trọng của từng phần
• Chuyển đổi giữa các loại biểu đồ dễ dàng
• Tải xuống biểu đồ dưới dạng hình ảnh
Báo cáo đơn hàng trễ
Theo dõi đơn hàng có vấn đề về thời gian:
Các bước thực hiện
1. Áp dụng filter Late Receipts
2. Group By → Vendor
3. Xác định NCC thường xuyên giao trễ
4. Kiểm tra lý do giao trễ trong Chatter
5. Đánh giá tác động đến hoạt động kinh doanh
6. Thảo luận với NCC để cải thiện
Phân tích chi phí
Tối ưu chi phí mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Xem Total Amount theo Vendor
2. So sánh Unit Price giữa các NCC cho cùng sản phẩm
3. Theo dõi biến động giá theo thời gian
4. Xác định cơ hội đàm phán giá tốt hơn
5. Phát hiện sản phẩm mua với giá cao bất thường
Xuất báo cáo
Xuất dữ liệu để phân tích hoặc báo cáo:
Các bước thực hiện
1. Cấu hình bộ lọc và nhóm dữ liệu
2. Nhấn Export → Excel
3. Chọn các trường cần xuất
4. Tải file Excel
5. Phân tích sâu hơn trong Excel/Google Sheets
Tạo báo cáo tùy chỉnh
Tạo báo cáo riêng cho nhu cầu cụ thể:
Các bước thực hiện
1. Bật Developer Mode
2. Vào Settings → Technical → Reporting → Custom Reports
3. Tạo báo cáo mới dựa trên purchase.order
4. Chọn các trường cần hiển thị
5. Thiết lập bộ lọc mặc định
6. Lưu và chia sẻ với team
Dashboard mua hàng
Tạo dashboard theo dõi KPI mua hàng:
Điểm chính
• Tổng giá trị mua hàng trong tháng
• Số đơn hàng đang xử lý
• Số đơn chờ phê duyệt
• Tỷ lệ đơn hàng trễ
• Top 5 nhà cung cấp theo giá trị
• Xu hướng chi phí mua hàng
Phân tích theo công ty
Trong môi trường đa công ty:
Các bước thực hiện
1. Group By → Company
2. So sánh chi phí mua hàng giữa các công ty
3. Xác định công ty có chi phí cao
4. Tìm cơ hội mua hàng tập trung để giảm giá
5. Chia sẻ nhà cung cấp tốt giữa các công ty
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Theo dõi KPI mua hàng hàng tuần/tháng
2. Đánh giá hiệu suất NCC định kỳ
3. So sánh giá giữa các NCC cho sản phẩm quan trọng
4. Theo dõi xu hướng giá để đàm phán tốt hơn
5. Xác định và xử lý đơn hàng trễ kịp thời
6. Sử dụng Pivot View cho phân tích đa chiều
7. Xuất dữ liệu để tạo báo cáo cho ban lãnh đạo
8. Tạo dashboard để theo dõi KPI real-time
Các câu hỏi phân tích thường gặp
Câu hỏi và cách trả lời
| Câu hỏi | Cách phân tích |
|---|---|
| NCC nào giao hàng đúng hạn nhất? | Group by Vendor, filter Late Receipts = False |
| Sản phẩm nào mua nhiều nhất? | Group by Product, sort by Quantity desc |
| Chi phí mua hàng tháng này so với tháng trước? | Group by Order Date (Month), compare Total |
| Buyer nào xử lý đơn nhanh nhất? | Group by Buyer, sort by Days to Confirm asc |
| NCC nào có giá tốt nhất cho sản phẩm X? | Filter Product = X, Group by Vendor, compare Unit Price |