Account Budget - Quản lý ngân sách
Lập ngân sách chi tiết và theo dõi thực tế so với kế hoạch theo thời gian thực
Module Account Budget giúp doanh nghiệp lập ngân sách chi tiết theo phòng ban, dự án, tài khoản kế toán và theo dõi chi tiêu thực tế so với kế hoạch.
Hệ thống cảnh báo tự động khi vượt ngân sách, cung cấp báo cáo phân tích chi tiết và hỗ trợ ra quyết định tài chính chính xác.
Tính năng nổi bật
Điểm chính
• Budget Planning: Lập ngân sách theo tài khoản, phòng ban, dự án
• Period Tracking: Theo dõi theo tháng, quý, năm
• Actual vs Planned: So sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch
• Budget Alerts: Cảnh báo khi đạt ngưỡng hoặc vượt ngân sách
• Multi-level: Ngân sách tổng và chi tiết theo cấp
• Budget Reports: Báo cáo phân tích chi tiết
• Analytic Integration: Tích hợp với Analytic Accounts
• Approval Workflow: Quy trình phê duyệt ngân sách
Quy trình lập ngân sách
Các bước thực hiện
1. Tạo Budget: Vào Accounting → Budgets → New. Đặt tên (VD: "Ngân sách 2026"), chọn Period (From/To date).
2. Thêm Budget Lines: Nhấn Add a line. Chọn Analytic Account (phòng ban/dự án), Account (tài khoản chi phí), Planned Amount (số tiền kế hoạch).
3. Phân bổ theo tháng: Nhấn Spread để phân bổ đều theo tháng, hoặc nhập thủ công từng tháng nếu không đều.
4. Gửi phê duyệt: Nhấn Submit để gửi cho quản lý phê duyệt. Sau khi Approve, ngân sách có hiệu lực.
5. Theo dõi thực tế: Hệ thống tự động cập nhật Practical Amount từ Journal Entries. Xem % Achievement để biết tỷ lệ sử dụng.
6. Cảnh báo vượt: Khi Practical > Planned, hệ thống cảnh báo. Điều chỉnh ngân sách hoặc kiểm soát chi tiêu.
Cấu trúc ngân sách
Các thành phần
| Thành phần | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Budget | Ngân sách tổng cho một kỳ | Ngân sách 2026 |
| Budget Line | Dòng ngân sách chi tiết | Marketing - TK 641: 500tr |
| Analytic Account | Phòng ban/dự án | Phòng Marketing, Dự án X |
| Account | Tài khoản kế toán | TK 641 (Chi phí bán hàng) |
| Planned Amount | Số tiền kế hoạch | 500,000,000 VND |
| Practical Amount | Số tiền thực tế đã chi | 350,000,000 VND |
| Achievement % | Tỷ lệ thực hiện | 70% (350tr/500tr) |
Báo cáo ngân sách
Điểm chính
• Budget Analysis: Tổng quan ngân sách vs thực tế theo phòng ban
• Budget vs Actual: So sánh chi tiết từng dòng ngân sách
• Variance Report: Phân tích chênh lệch (favorable/unfavorable)
• Trend Analysis: Xu hướng chi tiêu theo thời gian
• Department Summary: Tổng hợp theo phòng ban
• Project Budget: Ngân sách theo dự án
Tình huống thực tế
Điểm chính
• Ngân sách Marketing 500tr/năm: Phân bổ 42tr/tháng, theo dõi chi tiêu quảng cáo, sự kiện
• Ngân sách IT 200tr/quý: Mua phần mềm, thiết bị, cảnh báo khi đạt 80%
• Ngân sách dự án: Mỗi dự án có ngân sách riêng, theo dõi chi phí nhân công, vật tư
• Ngân sách phòng ban: Mỗi phòng có ngân sách hoạt động, quản lý chi tiêu hàng tháng