Account Followup - Nhắc nợ tự động

Điểm chính

• • Auto Reminders: Gửi email nhắc nợ tự động theo lịch

• • Tiered Levels: Nhiều cấp độ nhắc nhở (nhẹ nhàng → nghiêm khắc)

• • Email Templates: Mẫu email tùy chỉnh cho từng cấp độ

• • Follow-up History: Lịch sử giao tiếp đầy đủ

• • Escalation: Tự động leo thang khi không phản hồi

• • Payment Tracking: Theo dõi thanh toán sau nhắc nở

• • Reports: Báo cáo hiệu quả thu hồi công nợ

• • Manual Override: Can thiệp thủ công khi cần

Quy trình leo thang

Các bước thực hiện

• 1. Tạo Follow-up Levels: Vào Accounting → Configuration → Follow-up Levels. Tạo các cấp độ với Days Overdue (7, 15, 30, 45).

• 2. Thiết lập Email Templates: Cho mỗi level, tạo email template với tone phù hợp. Level 1 nhẹ nhàng, Level 4 nghiêm khắc.

• 3. Cấu hình Actions: Chọn hành động cho mỗi level (Send Email, Send Letter, Manual Action). Có thể kết hợp nhiều hành động.

• 4. Thiết lập Auto-send: Bật tự động gửi hoặc yêu cầu review trước khi gửi. Khuyến nghị review Level 3+ trước khi gửi.

• 5. Chạy Follow-up: Vào Accounting → Customers → Follow-up Reports. Nhấn Send Reminders để gửi hàng loạt hoặc chọn từng khách hàng.

• 6. Theo dõi Response: Xem Follow-up History trong Customer form. Cập nhật trạng thái khi khách hàng phản hồi hoặc thanh toán.

Điểm chính

• • Level 1: "Nhắc nhở thanh toán" - Lịch sự, thân thiện, đính kèm hóa đơn

• • Level 2: "Yêu cầu thanh toán" - Rõ ràng, nêu số tiền và hạn chót

• • Level 3: "Cảnh báo nghiêm khắc" - Đề cập đến việc tạm dừng dịch vụ

• • Level 4: "Thông báo pháp lý" - Cảnh báo chuyển sang bộ phận pháp lý

Điểm chính

• • Gửi nhắc nhở sớm: Bắt đầu từ ngày 7 quá hạn, không đợi lâu

• • Cá nhân hóa: Thêm tên khách hàng, số hóa đơn cụ thể

• • Đa kênh: Kết hợp email, điện thoại, SMS cho hiệu quả cao

• • Theo dõi sát: Cập nhật trạng thái ngay khi có phản hồi

• • Linh hoạt: Cho phép gia hạn với khách hàng tốt

• • Ghi chú: Lưu lại mọi cuộc gọi, email trong Chatter

Metrics theo dõi