Bút toán công (Work Entries)
Quản lý thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên trong Odoo
Module Work Entries là hệ thống quản lý thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên trong Odoo. Module này tự động tạo bút toán công từ lịch làm việc, theo dõi thời gian làm việc và nghỉ phép, phát hiện xung đột khi tổng giờ công vượt quá 24h/ngày.
Bút toán công tích hợp chặt chẽ với module Payroll để tính lương chính xác dựa trên giờ làm việc thực tế, hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu như lịch làm việc, chấm công và kế hoạch.
Tính năng chính
Điểm chính
• Tự động tạo bút toán công từ lịch làm việc của nhân viên
• Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép và các loại công khác
• Phát hiện xung đột khi tổng giờ công vượt quá 24h/ngày
• Tích hợp với module Payroll để tính lương chính xác
• Hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu: lịch làm việc, chấm công, kế hoạch
• Quản lý loại bút toán công với tỷ lệ trả lương khác nhau
• Tái tạo bút toán công khi có thay đổi lịch làm việc
Nhóm người dùng
Quyền hạn theo nhóm
| Nhóm | Quyền hạn |
|---|---|
| Nhân viên thường | Xem bút toán công của mình |
| HR Officer | Xem tất cả bút toán công, tạo/sửa/xóa bút toán |
| HR Manager | Toàn quyền: cấu hình loại bút toán, nguồn dữ liệu, tái tạo bút toán |
Thuật ngữ quan trọng
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Work Entry | Bút toán công | Bản ghi thời gian làm việc của nhân viên cho một khoảng thời gian cụ thể |
| Work Entry Type | Loại bút toán công | Phân loại công: làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ, v.v. |
| Duration | Thời lượng | Số giờ làm việc trong bút toán công |
| State | Trạng thái | Trạng thái bút toán: Mới, Xung đột, Trong phiếu lương, Đã hủy |
| Employee Record | Hồ sơ nhân viên | Phiên bản hợp đồng nhân viên liên kết với bút toán công |
| Pay Rate | Tỷ lệ trả lương | Hệ số nhân lương (100%, 150%, 200%) |
| Work Entry Source | Nguồn bút toán công | Nguồn tạo bút toán: lịch làm việc, chấm công, hoặc kế hoạch |
Trạng thái bút toán công
Các trạng thái
| Trạng thái | Mô tả | Có thể sửa/xóa |
|---|---|---|
| New (Mới) | Bút toán mới tạo, chưa xác nhận | Có |
| In Conflict (Xung đột) | Có lỗi: vượt quá 24h/ngày hoặc nghỉ phép ngoài lịch | Có |
| In Payslip (Trong phiếu lương) | Đã được đưa vào phiếu lương, không thể sửa | Không |
| Cancelled (Đã hủy) | Bút toán bị hủy | Không |
Giao diện và menu chính
Truy cập module từ menu Payroll → Work Entries hoặc Employees → Work Entries. Module cung cấp ba chế độ xem chính: Calendar (lịch), List (danh sách) và Form (chi tiết).
Điểm chính
• Calendar View: Xem bút toán công theo lịch, dễ dàng nhận biết xung đột
• List View: Bảng danh sách dạng bảng tính, phù hợp để lọc và xuất dữ liệu
• Form View: Chi tiết từng bút toán công với đầy đủ thông tin
Xem bút toán công
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Work Entries
2. Chọn chế độ xem Calendar hoặc List
3. Lọc theo nhân viên, ngày hoặc trạng thái
4. Click vào bút toán để xem chi tiết
Tạo bút toán công thủ công
Trong hầu hết trường hợp, bút toán công được tạo tự động từ lịch làm việc. Tuy nhiên, bạn có thể tạo thủ công khi cần điều chỉnh hoặc bổ sung.
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Work Entries
2. Nhấn New (Tạo mới)
3. Điền thông tin: Nhân viên, Ngày, Thời lượng, Loại bút toán
4. Hệ thống tự động chọn Hồ sơ nhân viên (Employee Record) phù hợp
5. Nhấn Save để lưu
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Employee | Nhân viên | Nhân viên làm việc (bắt buộc) |
| Date | Ngày | Ngày làm việc (bắt buộc) |
| Duration | Thời lượng | Số giờ làm việc (bắt buộc) |
| Work Entry Type | Loại bút toán | Loại công: làm việc, nghỉ phép, v.v. (bắt buộc) |
| Employee Record | Hồ sơ nhân viên | Hợp đồng/phiên bản nhân viên (tự động) |
Sửa và xóa bút toán công
Chỉ có thể sửa hoặc xóa bút toán ở trạng thái New hoặc In Conflict. Bút toán ở trạng thái In Payslip không thể sửa/xóa vì đã được đưa vào phiếu lương.
Điểm chính
• Sửa bút toán: Mở bút toán → Chỉnh sửa thông tin → Save
• Xóa bút toán: Chọn bút toán → Action → Delete
• Tách bút toán: Mở bút toán → Action → Split → Nhập số giờ muốn tách
Loại bút toán công
Loại bút toán công xác định cách tính lương cho từng loại thời gian làm việc. Mỗi loại có tỷ lệ trả lương (Pay Rate) khác nhau.
Loại bút toán mặc định
| Loại | Mã hiển thị | Tỷ lệ | Mô tả |
|---|---|---|---|
| Attendance (Làm việc) | ATT | 100% | Giờ làm việc bình thường |
| Overtime (Làm thêm) | OVT | 150% | Giờ làm thêm |
| Leave (Nghỉ) | LEA | 100% | Nghỉ phép chung |
Tạo loại bút toán mới
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Configuration → Work Entry Types
2. Nhấn New
3. Điền Name (tên loại), Display Code (mã 3 ký tự), Payroll Code (mã tính lương)
4. Chọn Working Time (tích nếu tính là giờ làm việc) hoặc Time Off (tích nếu là nghỉ phép)
5. Nhập Rate (tỷ lệ trả lương: 1.0 = 100%, 1.5 = 150%, 2.0 = 200%)
6. Nhấn Save
Nguồn dữ liệu bút toán công
Bút toán công có thể được tạo từ ba nguồn khác nhau. Cấu hình nguồn trên hồ sơ nhân viên (Employees → Employee → Work Information → Work Entry Source).
Các nguồn dữ liệu
| Nguồn | Mô tả | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| Working Schedule | Tạo từ lịch làm việc cố định | Nhân viên có lịch làm việc cố định |
| Attendances | Tạo từ dữ liệu chấm công thực tế | Nhân viên chấm công linh hoạt |
| Planning | Tạo từ kế hoạch làm việc | Nhân viên làm theo ca hoặc dự án |
Tạo bút toán tự động
Hệ thống tự động tạo bút toán công theo lịch thông qua CRON job chạy hàng ngày. Bút toán được tạo cho tháng hiện tại và tháng sau dựa trên nguồn dữ liệu đã cấu hình.
Điểm chính
• CRON job chạy tự động hàng ngày
• Tạo bút toán cho tháng hiện tại và tháng sau
• Dựa trên nguồn dữ liệu: lịch làm việc, chấm công hoặc kế hoạch
• Xem bút toán của nhân viên: Employees → Employee → nút Work Entries
Tích hợp với Payroll
Khi tạo phiếu lương, hệ thống tự động lấy bút toán công trong kỳ lương. Bút toán chuyển sang trạng thái In Payslip và không thể sửa/xóa.
Điểm chính
• Hệ thống tính lương dựa trên Duration (số giờ) và Pay Rate (tỷ lệ)
• Công thức: Lương = Số giờ × Lương giờ × Tỷ lệ
• Ví dụ làm việc: 8h × 50,000đ × 1.0 = 400,000đ
• Ví dụ làm thêm: 2h × 50,000đ × 1.5 = 150,000đ
Tìm kiếm và lọc
Module cung cấp nhiều bộ lọc nhanh và khả năng nhóm dữ liệu để dễ dàng quản lý bút toán công.
Bộ lọc nhanh
| Bộ lọc | Hiển thị |
|---|---|
| My Work Entries | Bút toán của nhân viên hiện tại |
| Conflicts | Bút toán có xung đột |
| To Validate | Bút toán chưa xác nhận |
Nhóm theo
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Employee | Nhóm theo nhân viên |
| Date | Nhóm theo ngày |
| Work Entry Type | Nhóm theo loại bút toán |
| State | Nhóm theo trạng thái |
| Department | Nhóm theo phòng ban |
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Kiểm tra xung đột thường xuyên: Vào đầu mỗi tuần, kiểm tra bút toán xung đột
• Tự động hóa: Sử dụng nguồn dữ liệu tự động (lịch làm việc, chấm công)
• Xác nhận trước khi tính lương: Đảm bảo tất cả bút toán đã được xác nhận
• Backup trước khi tái tạo: Xuất dữ liệu ra trước khi tái tạo bút toán hàng loạt
• Không thay đổi mã tính lương: Không đổi Payroll Code sau khi đã sử dụng
• Cấu hình đúng tỷ lệ: Đảm bảo tỷ lệ trả lương chính xác cho từng loại