Xử lý xung đột Bút toán công

Điểm chính

• • Tổng giờ công > 24h/ngày: Một nhân viên có tổng thời lượng vượt quá 24 giờ trong một ngày

• • Nghỉ phép ngoài lịch: Nghỉ phép vào ngày không có lịch làm việc (với lịch không linh hoạt)

• • Thiếu loại bút toán: Bút toán không có loại (work entry type)

• • Chồng lấp thời gian: Nhiều bút toán cùng nhân viên trong cùng khoảng thời gian

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Work Entries

• 2. Lọc theo State = In Conflict

• 3. Xem danh sách bút toán có xung đột

• 4. Mở từng bút toán để xem chi tiết lỗi

Các loại xung đột

Các bước thực hiện

• 1. Mở bút toán xung đột

• 2. Sửa thời lượng hoặc ngày để không còn xung đột

• 3. Lưu lại

• 4. Hệ thống tự động kiểm tra lại và cập nhật trạng thái

Các bước thực hiện

• 1. Xác định bút toán nào bị trùng hoặc không cần thiết

• 2. Xóa bút toán không cần thiết

• 3. Hệ thống tự động cập nhật trạng thái các bút toán còn lại

Các bước thực hiện

• 1. Mở bút toán cần tách

• 2. Nhấn Action → Split

• 3. Nhập số giờ muốn tách ra

• 4. Hệ thống tạo bút toán mới với số giờ đã nhập

• 5. Bút toán gốc giảm số giờ tương ứng

• 6. Điều chỉnh ngày cho phù hợp

Các bước thực hiện

• 1. Chọn các bút toán đã sửa

• 2. Nhấn Action → Validate

• 3. Hệ thống chuyển trạng thái sang Validated nếu không còn lỗi

Điểm chính

• • Mở Work Entry có xung đột do nghỉ phép

• • Kiểm tra thông tin nghỉ phép trong trường Leave

• • Nhấn Approve Time Off để phê duyệt hoặc Refuse Time Off để từ chối

• • Hệ thống tự động giải quyết xung đột

Các bước thực hiện

• 1. Lọc Work Entry xung đột: Payroll → Work Entries → Filter: State = In Conflict → Group by: Employee

• 2. Xử lý từng nhân viên: Mở từng Work Entry xung đột, kiểm tra loại xung đột, xử lý theo hướng dẫn

• 3. Validate hàng loạt: Sau khi giải quyết xung đột, chọn tất cả Work Entry đã sửa, click Validate

Điểm chính

• • Ưu tiên 1: Xử lý xung đột thiếu loại bút toán (dễ nhất)

• • Ưu tiên 2: Xử lý xung đột do nghỉ phép chưa duyệt (có nút Approve/Refuse)

• • Ưu tiên 3: Xử lý xung đột vượt 24h (cần phân tích kỹ)

• • Ưu tiên 4: Xử lý xung đột nghỉ ngoài lịch (cần xác nhận với manager)

Điểm chính

• • Kiểm tra nguồn gốc: Xác định bút toán nào được tạo từ đâu (lịch, chấm công, thủ công)

• • Ghi chú: Thêm ghi chú vào bút toán để giải thích trường hợp đặc biệt

• • Kiểm tra trước khi tính lương: Luôn kiểm tra bút toán trước khi tạo phiếu lương

• • Báo cáo định kỳ: Tạo báo cáo hàng tuần về số lượng xung đột để phát hiện vấn đề hệ thống

• • Đào tạo người dùng: Hướng dẫn nhân viên cách tránh tạo xung đột khi nhập liệu thủ công

Điểm chính

• • Sử dụng nguồn dữ liệu tự động: Ưu tiên lịch làm việc, chấm công, hoặc kế hoạch thay vì nhập thủ công

• • Cấu hình đúng lịch làm việc: Đảm bảo lịch làm việc phản ánh chính xác giờ làm của nhân viên

• • Phê duyệt nghỉ phép kịp thời: Phê duyệt nghỉ phép trước khi bút toán công được tạo

• • Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra xung đột hàng tuần thay vì chờ đến cuối tháng

• • Giới hạn quyền nhập thủ công: Chỉ cho phép HR Officer nhập bút toán thủ công