Bút toán công từ Nghỉ phép
Tích hợp nghỉ phép với bút toán công và tính lương
Module Time Off in Payslips là cầu nối giữa module Time Off và Work Entries. Module này tự động tạo bút toán công khi nghỉ phép được phê duyệt, xóa bút toán công làm việc bị trùng với nghỉ phép, và tích hợp nghỉ phép vào tính lương.
Hệ thống liên kết loại nghỉ phép với loại bút toán công, tự động tái tạo bút toán khi nghỉ phép bị hủy/từ chối, và cung cấp khả năng phê duyệt nghỉ phép trực tiếp từ form Work Entry (phiên bản Enterprise).
Luồng hoạt động
Các bước thực hiện
1. Nhân viên tạo đơn nghỉ phép
2. Quản lý phê duyệt
3. Hệ thống tự động tạo bút toán công nghỉ phép và xóa bút toán công làm việc trùng lặp
4. Bút toán công được đưa vào phiếu lương
5. Tính lương dựa trên bút toán công
Nhóm người dùng
Quyền hạn theo nhóm
| Nhóm | Quyền hạn |
|---|---|
| Nhân viên thường | Tạo đơn nghỉ phép, xem bút toán công của mình |
| HR Officer | Phê duyệt nghỉ phép, xem tất cả bút toán công |
| HR Manager | Toàn quyền: cấu hình loại nghỉ phép, loại bút toán công |
| Payroll Manager | Xem bút toán công để tính lương |
Thuật ngữ quan trọng
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Time Off | Nghỉ phép | Đơn xin nghỉ của nhân viên |
| Work Entry | Bút toán công | Bản ghi thời gian làm việc hoặc nghỉ phép |
| Work Entry Type | Loại bút toán công | Phân loại: làm việc, nghỉ phép, v.v. |
| Time Off Type | Loại nghỉ phép | Phân loại nghỉ phép: năm, ốm, không lương, v.v. |
| Leave Work Entry | Bút toán công nghỉ phép | Bút toán công được tạo từ nghỉ phép |
Trạng thái nghỉ phép
Các trạng thái
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| To Approve (Chờ phê duyệt) | Đơn nghỉ mới tạo |
| Approved (Đã phê duyệt) | Đơn nghỉ được chấp nhận |
| Refused (Từ chối) | Đơn nghỉ bị từ chối |
| Cancelled (Đã hủy) | Đơn nghỉ bị hủy |
Cấu hình loại nghỉ phép
Mỗi loại nghỉ phép cần được liên kết với một loại bút toán công để tính lương chính xác.
Các bước thực hiện
1. Vào Time Off → Configuration → Time Off Types
2. Mở loại nghỉ phép cần cấu hình
3. Tab Payroll → chọn Work Entry Type
4. Nhấn Save
Liên kết đề xuất
| Loại nghỉ phép | Loại bút toán công |
|---|---|
| Nghỉ phép năm | Paid Time Off |
| Nghỉ ốm | Sick Leave |
| Nghỉ không lương | Unpaid Leave |
| Nghỉ thai sản | Maternity Leave |
Tạo loại bút toán công cho nghỉ phép
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Configuration → Work Entry Types
2. Nhấn New
3. Điền Name (ví dụ: Nghỉ phép năm), Code (ví dụ: LEAVE100), Display Code (ví dụ: NPH)
4. Tích Time Off (nghỉ phép)
5. Nhập Rate (tỷ lệ: 1.0 = 100%)
6. Nhấn Save
Quy trình tự động khi phê duyệt nghỉ phép
Khi nghỉ phép được phê duyệt, hệ thống tự động thực hiện hai hành động:
Điểm chính
• Tạo bút toán công nghỉ phép: Một bút toán cho mỗi ngày nghỉ, loại bút toán từ cấu hình loại nghỉ phép, thời lượng dựa trên lịch làm việc
• Xóa bút toán công làm việc trùng lặp: Tìm bút toán công làm việc trong khoảng thời gian nghỉ, xóa (archive) các bút toán bị trùng hoàn toàn, giữ lại các bút toán chỉ trùng một phần
Ví dụ minh họa
Trước khi phê duyệt nghỉ phép: Thứ 2, 3, 4 đều có bút toán công làm việc (8h mỗi ngày).
Sau khi phê duyệt nghỉ phép Thứ 2-3: Thứ 2 và 3 có bút toán công nghỉ phép (8h), Thứ 4 giữ nguyên bút toán công làm việc (8h).
Xem bút toán công từ nghỉ phép
Điểm chính
• Cách 1: Time Off → My Time Off → Mở đơn nghỉ đã phê duyệt → Nhấn nút Work Entries
• Cách 2: Payroll → Work Entries → Lọc theo Time Off (có giá trị)
Xử lý xung đột tự động
Module tự động xử lý các trường hợp xung đột giữa nghỉ phép và làm việc.
Các trường hợp xung đột
| Trường hợp | Xử lý |
|---|---|
| Nghỉ phép trùng hoàn toàn với làm việc | Xóa làm việc, giữ nghỉ phép |
| Nghỉ phép trùng một phần | Chia làm việc thành hai phần, giữ nghỉ phép ở giữa |
| Nhiều nghỉ phép chồng lấn | Ưu tiên nghỉ lễ toàn công ty, sau đó nghỉ phép đặc biệt, cuối cùng nghỉ phép cá nhân |
Phê duyệt nghỉ phép từ Work Entry (Enterprise)
Phiên bản Enterprise cho phép phê duyệt/từ chối nghỉ phép trực tiếp từ form Work Entry.
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Work Entries → Lọc State = In Conflict
2. Mở Work Entry có xung đột
3. Kiểm tra cảnh báo và trường Leave
4. Nhấn Approve Time Off (phê duyệt) hoặc Refuse Time Off (từ chối)
Tính lương với nghỉ phép
Khi tạo phiếu lương, hệ thống lấy tất cả bút toán công trong kỳ, bao gồm cả bút toán công nghỉ phép. Công thức: Lương nghỉ phép = Số giờ nghỉ × Lương giờ × Tỷ lệ.
Ví dụ tính lương
| Loại nghỉ | Số giờ | Lương giờ | Tỷ lệ | Lương |
|---|---|---|---|---|
| Nghỉ phép năm | 8h | 50,000đ | 100% | 400,000đ |
| Nghỉ ốm | 8h | 50,000đ | 75% | 300,000đ |
| Nghỉ không lương | 8h | 50,000đ | 0% | 0đ |
Hủy và từ chối nghỉ phép
Chỉ có thể hủy nghỉ phép nếu bút toán công chưa được đưa vào phiếu lương (state ≠ validated).
Điểm chính
• Hủy nghỉ phép: Time Off → My Time Off → Mở đơn nghỉ → Cancel → Hệ thống xóa bút toán công nghỉ phép và tái tạo bút toán công làm việc
• Từ chối nghỉ phép: Time Off → Time Off to Approve → Mở đơn nghỉ → Refuse → Hệ thống xóa bút toán công nghỉ phép
• Không thể hủy nếu bút toán công đã ở trạng thái In Payslip (validated)
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Liên kết đầy đủ: Đảm bảo tất cả loại nghỉ phép đều có loại bút toán công
• Tỷ lệ chính xác: Cấu hình đúng tỷ lệ trả lương cho từng loại nghỉ
• Phê duyệt trước kỳ lương: Đảm bảo tất cả nghỉ phép được phê duyệt trước khi chạy payroll
• Kiểm tra xung đột: Xem bút toán công sau khi phê duyệt để đảm bảo không có xung đột
• Không phê duyệt muộn: Tránh phê duyệt nghỉ phép sau khi đã tạo phiếu lương