Tái tạo Bút toán công

Điểm chính

• • Thay đổi lịch làm việc của nhân viên

• • Thay đổi nguồn dữ liệu (từ lịch sang chấm công)

• • Phát hiện dữ liệu bị sai hoặc không nhất quán

• • Cần cập nhật lại bút toán cho một khoảng thời gian

• • Sau khi sửa planning slots hoặc attendance records

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Work Entries

• 2. Nhấn Action → Regenerate Work Entries

• 3. Điền From (từ ngày), To (đến ngày)

• 4. Chọn Employees (nhân viên cần tái tạo)

• 5. Nhấn Regenerate

Các bước thực hiện

• 1. Tìm tất cả work entries trong khoảng thời gian (From - To) của nhân viên đã chọn

• 2. Lọc chỉ các work entries ở trạng thái New hoặc In Conflict (bỏ qua Validated)

• 3. Xóa (archive) các work entries cũ (active=False)

• 4. Tạo work entries mới dựa trên nguồn dữ liệu hiện tại (lịch làm việc, chấm công, hoặc planning)

• 5. Phân bổ giờ làm theo quy tắc của từng nguồn

Điểm chính

• • Chỉ tái tạo bút toán ở trạng thái New hoặc In Conflict

• • Bút toán In Payslip không bị ảnh hưởng (đã được bảo vệ)

• • Hệ thống tự động xóa bút toán cũ và tạo mới

• • Không thể hoàn tác sau khi tái tạo (nên backup trước)

Điểm chính

• • Chỉ tái tạo trong khoảng thời gian đã có bút toán

• • Không thể tái tạo cho nhân viên có bút toán Validated

• • Ngày tái tạo phải nằm trong khoảng date_generated_from đến date_generated_to của hợp đồng

• • Nhân viên phải có hợp đồng đang hoạt động trong khoảng thời gian

Các bước thực hiện

• 1. Vào Employees → Employees

• 2. Mở hồ sơ nhân viên

• 3. Nhấn nút Regenerate Work Entries trên thanh trên

• 4. Điền thông tin và nhấn Regenerate

Khi nào cần tái tạo

Điểm chính

• • Nhân viên có hợp đồng đang hoạt động không?

• • Khoảng thời gian có nằm trong date_generated_from/to không?

• • Có bút toán Validated trong khoảng thời gian không?

• • Nguồn dữ liệu (lịch làm việc, planning slots) có tồn tại không?

• • Có quyền tái tạo bút toán không (HR Manager)?

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Work Entries → Regenerate Work Entries

• 2. Điền From và To

• 3. Để trống Employees (hoặc chọn nhiều nhân viên)

• 4. Nhấn Regenerate

• 5. Hệ thống tái tạo cho tất cả nhân viên có bút toán trong khoảng thời gian

Điểm chính

• • Xuất work entries ra file Excel: Payroll → Work Entries → Export

• • Hoặc backup database nếu tái tạo số lượng lớn

• • Lưu trữ backup để có thể khôi phục nếu cần

Điểm chính

• • Kiểm tra số lượng work entries trước và sau tái tạo

• • So sánh tổng giờ làm với dữ liệu nguồn (lịch, chấm công, planning)

• • Kiểm tra có work entries xung đột mới không

• • Xác nhận work entries đã được tạo đúng loại

• • Kiểm tra work entries có liên kết đúng với nguồn không (attendance_id, planning_slot_id)

Điểm chính

• • Tái tạo theo khoảng ngày nhỏ: Tái tạo từng tuần thay vì cả tháng để dễ kiểm soát

• • Tái tạo ngoài giờ làm việc: Tránh tái tạo khi nhân viên đang nhập liệu

• • Kiểm tra trước khi tái tạo: Xem số lượng work entries sẽ bị ảnh hưởng

• • Thông báo trước: Thông báo cho team trước khi tái tạo hàng loạt

• • Tái tạo sau khi chốt dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu nguồn đã chính xác trước khi tái tạo

Điểm chính

• • Khi sửa/xóa attendance: Hệ thống tự động tái tạo work entries liên quan

• • Khi sửa planning slot: Hệ thống tự động tái tạo work entries từ slot đó

• • Khi phê duyệt/từ chối nghỉ phép: Hệ thống tự động tái tạo work entries trong khoảng thời gian nghỉ