Discuss
Trung tâm giao tiếp và cộng tác trong Odoo
Module Discuss (mail) là trung tâm giao tiếp và cộng tác của Odoo. Module này cung cấp nhắn tin trực tiếp và chat nhóm nội bộ, kênh thảo luận công khai hoặc riêng tư, chatter tích hợp trên mọi tài liệu nghiệp vụ, soạn và gửi email từ bất kỳ tài liệu nào với hỗ trợ gửi hàng loạt.
Discuss cũng quản lý mẫu email với nội dung động, theo dõi hoạt động có thời hạn và phân công người thực hiện, hệ thống người theo dõi và thông báo theo sở thích, và ghi nhận lịch sử thay đổi trường dữ liệu trực tiếp trong chatter.
Giao diện & Menu chính
Truy cập module từ thanh ứng dụng chính và chọn Discuss (Thảo luận). Giao diện bao gồm Inbox (Hộp thư đến) cho tin nhắn cần xử lý, Starred (Đã đánh dấu sao) cho tin nhắn quan trọng, History (Lịch sử) cho tất cả thông báo đã nhận, Direct Messages cho chat 1-1, Channels cho kênh nhóm, và Configuration cho quản trị viên.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Inbox | Hộp thư đến | Tin nhắn cần xử lý: @mention, thông báo chờ phản hồi. |
| Starred | Đã đánh dấu sao | Tin nhắn đã đánh dấu để theo dõi sau. |
| History | Lịch sử | Toàn bộ thông báo đã nhận (không cần hành động). |
| Direct Messages | Tin nhắn trực tiếp | Chat 1-1 với đồng nghiệp. |
| Channels | Kênh | Kênh nhóm công khai hoặc riêng tư. |
| Configuration | Cấu hình | Email Templates, Activity Types, Canned Responses (chỉ Administrator). |
Nhắn tin trực tiếp (Direct Message)
Tạo cuộc trò chuyện riêng với đồng nghiệp hoặc chat nhóm nhỏ.
Điểm chính
• Có thể chọn nhiều người để tạo chat nhóm (group direct message).
Các bước thực hiện
1. Vào Discuss → nhấn biểu tượng + bên cạnh Direct Messages.
2. Tìm kiếm tên đồng nghiệp → nhấn Open.
3. Gõ tin nhắn vào ô soạn thảo → nhấn Enter hoặc nút Send.
Tạo kênh (Channel)
Kênh là nơi thảo luận nhóm theo chủ đề hoặc dự án. Có 3 loại kênh: Public (mọi người tự tham gia), Private (chỉ thành viên được mời), và Direct Message (chat 1-1 hoặc nhóm nhỏ).
Các bước thực hiện
1. Vào Discuss → nhấn + bên cạnh Channels.
2. Nhập tên kênh → nhấn Create and join.
3. Mời thành viên qua nút Invite People.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Channel Name | Tên kênh | Tên hiển thị của kênh. |
| Description | Mô tả | Mô tả mục đích kênh. |
| Privacy | Quyền riêng tư | Public (Công khai) / Private (Riêng tư) / Invite Only. |
| Members | Thành viên | Danh sách thành viên trong kênh. |
Tính năng trong kênh
Điểm chính
• Ghim tin nhắn (Pin Message): nhấn chuột phải vào tin nhắn → Pin để ghim tin nhắn quan trọng.
• Phản ứng cảm xúc (Reactions): nhấn biểu tượng emoji trên tin nhắn để phản ứng.
• Trả lời cụ thể (Reply): nhấn Reply trên tin nhắn để trả lời trực tiếp.
• Đánh dấu sao (Star): nhấn biểu tượng sao để lưu vào Starred.
• Tắt thông báo (Mute): nhấn biểu tượng chuông → chọn thời gian tắt thông báo.
Chatter - Thảo luận trên tài liệu
Chatter là phần thảo luận tích hợp ở cuối mỗi tài liệu nghiệp vụ (Đơn hàng, Hóa đơn, Ứng viên, v.v.). Có hai loại tin nhắn: Send Message (gửi email đến người theo dõi, hiển thị màu sáng) và Log Note (ghi chú nội bộ, hiển thị màu vàng, không gửi email ra ngoài).
Điểm chính
• @mention: gõ @tên để nhắc và thông báo cho người dùng cụ thể.
• #kênh: gõ #tên kênh để liên kết đến kênh Discuss.
• Đính kèm file: kéo thả hoặc nhấn biểu tượng kẹp giấy để đính kèm tài liệu.
• Tracking: mọi thay đổi trên trường dữ liệu tự động ghi vào Chatter với định dạng "Tên trường: Giá trị cũ → Giá trị mới".
Soạn & Gửi Email
Soạn email từ tài liệu bằng cách mở tài liệu → phần Chatter → nhấn Send Message. Có thể áp dụng mẫu email (Template) để điền tự động nội dung với dữ liệu từ tài liệu hiện tại.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| To (Emails) | Đến (Email) | Địa chỉ email người nhận (bắt buộc). |
| Cc | CC | Địa chỉ email nhận bản sao. |
| Subject | Chủ đề | Tiêu đề email (khuyến nghị). |
| Body | Nội dung | Nội dung HTML email (bắt buộc). |
| Attachments | Tệp đính kèm | File đính kèm. |
| Scheduled Date | Ngày lên lịch | Hẹn giờ gửi email vào thời điểm định sẵn. |
Gửi email hàng loạt (Mass Mail)
Dùng khi gửi cùng một nội dung đến nhiều bản ghi.
Các bước thực hiện
1. Tại danh sách tài liệu → tick chọn nhiều bản ghi.
2. Action → Send Email.
3. Chọn hoặc soạn template → nhấn Send.
Email Templates - Tạo mẫu email
Email Templates cho phép tạo mẫu email với nội dung động để tái sử dụng. Mẫu hỗ trợ biểu thức động (placeholders) để chèn dữ liệu từ tài liệu.
Các bước thực hiện
1. Vào Discuss → Configuration → Email Templates.
2. Nhấn New để tạo mẫu mới.
3. Điền Name (tên mẫu), Applies To (model tài liệu áp dụng).
4. Nhập Subject và Body với biểu thức động nếu cần.
5. Nhấn Save để lưu mẫu.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Name | Tên | Tên hiển thị của mẫu (bắt buộc). |
| Applies To | Áp dụng cho | Model tài liệu mà mẫu áp dụng, ví dụ: hr.applicant (bắt buộc). |
| Subject | Chủ đề | Tiêu đề email, hỗ trợ biểu thức động (khuyến nghị). |
| Body | Nội dung | Nội dung HTML, hỗ trợ QWeb (khuyến nghị). |
| Dynamic Reports | Báo cáo động | Báo cáo tự động tạo và đính kèm khi gửi. |
| Auto Delete | Tự động xóa | Xóa bản ghi email sau khi gửi để tiết kiệm dung lượng. |
Biểu thức động trong Email Templates
Trong Subject và Body, có thể dùng biểu thức động để chèn dữ liệu từ tài liệu. Biểu thức sử dụng cú pháp QWeb/Jinja2.
Điểm chính
• {{ object.partner_name }} → Tên ứng viên / đối tác
• {{ object.email_from }} → Email của ứng viên
• {{ object.job_id.name }} → Tên vị trí công việc
• {{ user.name }} → Tên người gửi (người dùng hiện tại)
• {{ company.name }} → Tên công ty
Hoạt động (Activities)
Activities là công việc có thời hạn được gán cho người thực hiện cụ thể. Mỗi activity có loại (Email, Cuộc gọi, Cuộc họp, v.v.), ngày hết hạn, và người được giao.
Các bước thực hiện
1. Mở tài liệu → phần Chatter → nhấn biểu tượng đồng hồ Schedule Activity.
2. Chọn Activity Type (Email / Cuộc gọi / Cuộc họp / Tải tài liệu).
3. Điền Summary (tóm tắt), Due Date (ngày hết hạn), Assigned To (người thực hiện).
4. Nhấn Schedule để tạo activity.
Trạng thái Activity
| Trạng thái | Màu sắc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Overdue / Quá hạn | Đỏ | Đã qua ngày hết hạn |
| Today / Hôm nay | Vàng | Hết hạn hôm nay |
| Planned / Đã lên kế hoạch | Xanh lá | Còn thời gian |
| Done / Hoàn thành | Xám | Đã hoàn thành |
Hoàn thành Activity
Khi hoàn thành activity, hệ thống ghi lại vào Chatter kèm phản hồi và người thực hiện.
Các bước thực hiện
1. Tại tài liệu → nhấn vào biểu tượng activity (màu tương ứng trạng thái).
2. Nhấn Mark Done.
3. Điền Feedback (phản hồi) nếu cần → Done.
Người theo dõi & Thông báo
Người theo dõi (Followers) sẽ nhận email thông báo khi có tin nhắn mới trên tài liệu. Hệ thống tự động thêm người tạo tài liệu, người được @mention, và người được giao activity vào danh sách Followers.
Điểm chính
• Tùy chỉnh loại thông báo: nhấn biểu tượng bút chì bên cạnh tên người theo dõi → tick/bỏ tick các Subtypes (loại sự kiện) mong muốn.
• Hủy theo dõi: người dùng có thể tự hủy bằng nút Unsubscribe, hoặc Administrator xóa khỏi danh sách Followers.
Các bước thực hiện
1. Mở tài liệu → phần Chatter → nhấn Add a Follower.
2. Tìm kiếm đồng nghiệp hoặc đối tác → chọn → Add.
Tìm kiếm & Lọc
Trong Discuss, sử dụng Inbox để xem tin nhắn cần xử lý, Starred cho tin nhắn đã đánh dấu, History cho toàn bộ thông báo. Nhấn biểu tượng kính lúp trong kênh để tìm kiếm tin nhắn cũ.
Điểm chính
• Lọc Email Templates: My Templates (mẫu của tôi), Active (đang hoạt động), Applies To (theo model).
• Group By: Applies To (Model), Owner (Người sở hữu).
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Dùng kênh riêng theo phòng ban hoặc dự án thay vì nhắn tin trực tiếp hàng loạt — dễ quản lý và tra cứu lại hơn.
• Dùng @mention khi cần ai đó phản hồi cụ thể, tránh đặt câu hỏi chung chung trong kênh đông người.
• Ghim (Pin) các tin nhắn quan trọng (quyết định, deadline) để thành viên trong kênh dễ tìm lại.
• Dùng Log Note thay vì Send Message khi chỉ cần ghi lại thông tin nội bộ — tránh gửi email không cần thiết cho khách hàng.
• Luôn điền Subject khi gửi email từ chatter để email hiển thị rõ trong hộp thư của người nhận.
• Bật Auto Delete trên template email hàng loạt để tránh làm đầy cơ sở dữ liệu.
• Tạo template cho mọi loại email được gửi định kỳ để đảm bảo nội dung nhất quán.
• Luôn nhấn Preview với dữ liệu thực trước khi dùng template trong chiến dịch hàng loạt.
• Đặt Due Date thực tế cho activity — activity quá hạn sẽ hiển thị màu đỏ và dễ bị bỏ sót.
• Luôn điền Feedback khi hoàn thành activity — thông tin này ghi vào Chatter và giúp các thành viên khác biết kết quả.
• Thêm các bên liên quan quan trọng làm Followers để họ nhận thông báo tự động mà không cần forward email thủ công.
• Kiểm tra Inbox thường xuyên thay vì chỉ dựa vào email — nhiều thông báo quan trọng được ghi vào Inbox trước.