Khắc phục sự cố và Mẹo sử dụng
Giải quyết các vấn đề thường gặp và tối ưu quy trình bán hàng
Module Sales hoạt động tốt nhất khi được cấu hình đúng và người dùng hiểu rõ quy trình. Hầu hết các lỗi liên quan đến cấu hình sản phẩm, quyền truy cập hoặc tích hợp với module khác.
Tài liệu này tổng hợp các lỗi thường gặp, nguyên nhân và cách khắc phục nhanh chóng để đảm bảo quy trình bán hàng luôn hoạt động trơn tru.
Lỗi thường gặp và cách khắc phục
Lỗi phổ biến
| Lỗi | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Không tạo được báo giá | Thiếu quyền hoặc pricelist chưa cấu hình | Kiểm tra quyền Sales User và đảm bảo có pricelist mặc định |
| Email báo giá không gửi được | Email server chưa cấu hình hoặc template lỗi | Kiểm tra Settings → Technical → Email → Outgoing Mail Servers |
| Giá sản phẩm không đúng | Pricelist rules không khớp hoặc sai thứ tự ưu tiên | Xem lại pricelist rules và sequence number |
| Không xác nhận được đơn hàng | Sản phẩm hết hàng hoặc thiếu route giao hàng | Kiểm tra inventory và delivery routes trong product form |
| Không tạo được hóa đơn | Invoicing policy không đúng hoặc chưa giao hàng | Kiểm tra invoicing policy: ordered quantity vs delivered quantity |
| Số tiền hóa đơn không khớp | Chiết khấu hoặc thuế tính sai | Xem lại discount và tax configuration trên order lines |
Mẹo tối ưu hiệu suất
Điểm chính
• Sử dụng quotation templates cho các sản phẩm bán thường xuyên
• Cấu hình pricelist rules theo thứ tự ưu tiên rõ ràng
• Bật automatic invoice generation để giảm thao tác thủ công
• Sử dụng sales teams để phân quyền và theo dõi hiệu suất
• Archive các báo giá cũ không dùng để giảm tải database
• Cấu hình email templates chuẩn để đảm bảo tính nhất quán
Best Practices - Quản lý báo giá
Điểm chính
• Luôn kiểm tra pricelist trước khi tạo báo giá
• Sử dụng expiration date để tạo tính cấp bách
• Thêm terms and conditions rõ ràng
• Gửi báo giá qua portal để khách hàng có thể ký online
• Theo dõi trạng thái báo giá thường xuyên
Best Practices - Quản lý đơn hàng
Điểm chính
• Xác nhận đơn hàng ngay khi khách hàng đồng ý
• Kiểm tra delivery status trước khi tạo hóa đơn
• Sử dụng down payment cho đơn hàng lớn
• Cập nhật customer reference để dễ tra cứu
• Theo dõi payment status thường xuyên
Câu hỏi thường gặp
Điểm chính
• Q: Làm sao để hủy báo giá? A: Nhấn Cancel trên báo giá, hoặc để expired tự động.
• Q: Có thể sửa đơn hàng đã xác nhận không? A: Có, nhưng cần unlock bằng cách nhấn Unlock.
• Q: Tạo hóa đơn theo số lượng đặt hay giao? A: Tùy invoicing policy: ordered quantity hoặc delivered quantity.
• Q: Làm sao tạo nhiều hóa đơn cho 1 đơn hàng? A: Sử dụng partial invoicing hoặc down payment.
• Q: Portal khách hàng không truy cập được? A: Kiểm tra portal access rights và đảm bảo customer có user account.