Odoo Base - Nền tảng cốt lõi
Module cơ sở cung cấp các chức năng nền tảng cho toàn bộ hệ thống Odoo
Odoo Base là module cốt lõi và bắt buộc của hệ thống Odoo, cung cấp các chức năng nền tảng mà tất cả các module khác phụ thuộc vào. Module này quản lý người dùng, công ty, đối tác, quyền truy cập, và các cấu hình hệ thống cơ bản.
Base module là điểm khởi đầu cho mọi triển khai Odoo, cung cấp cơ sở hạ tầng để xây dựng và mở rộng các chức năng nghiệp vụ khác như bán hàng, kế toán, kho hàng, và sản xuất.
Thuật ngữ cơ bản
Thuật ngữ cơ bản
| Thuật ngữ | Tiếng Anh | Mô tả |
|---|---|---|
| Người dùng | User | Tài khoản đăng nhập vào hệ thống Odoo |
| Công ty | Company | Thực thể pháp lý trong hệ thống đa công ty |
| Đối tác | Partner | Khách hàng, nhà cung cấp, hoặc liên hệ |
| Nhóm quyền | Access Group | Nhóm phân quyền truy cập chức năng |
| Quy tắc bản ghi | Record Rule | Quy tắc kiểm soát truy cập dữ liệu |
| Chuỗi | Sequence | Bộ tạo số tự động cho chứng từ |
| Đơn vị đo lường | Unit of Measure | Đơn vị đo lường sản phẩm |
| Tiền tệ | Currency | Đơn vị tiền tệ và tỷ giá |
Quản lý người dùng
Hệ thống quản lý người dùng trong Odoo Base cho phép tạo và quản lý tài khoản người dùng với các quyền truy cập khác nhau. Mỗi người dùng có thể được gán vào nhiều nhóm quyền để kiểm soát quyền truy cập vào các module và chức năng.
Tạo người dùng mới
Truy cập: Cài đặt → Người dùng & Công ty → Người dùng
Nhấn "Tạo" và điền thông tin:
Các bước thực hiện
1. Nhập tên và email người dùng
2. Chọn loại người dùng: Internal User (nhân viên nội bộ) hoặc Portal User (khách hàng/đối tác)
3. Gán nhóm quyền truy cập (Access Rights)
4. Thiết lập công ty mặc định và các công ty được phép truy cập
5. Cấu hình ngôn ngữ và múi giờ
6. Gửi email mời đăng nhập hoặc đặt mật khẩu thủ công
Phân quyền người dùng
Odoo sử dụng hệ thống phân quyền dựa trên nhóm (Group-based Access Control):
Các bước thực hiện
1. Access Rights: Quyền truy cập vào module và menu
2. Record Rules: Quy tắc kiểm soát dữ liệu người dùng có thể xem/sửa
3. Field-level Security: Kiểm soát quyền truy cập từng trường dữ liệu
4. Multi-company Rules: Quy tắc phân quyền theo công ty
Quản lý công ty
Odoo hỗ trợ môi trường đa công ty, cho phép quản lý nhiều thực thể pháp lý trong cùng một cơ sở dữ liệu. Mỗi công ty có thể có cấu hình riêng về kế toán, kho hàng, và các thiết lập nghiệp vụ.
Cấu hình công ty
Truy cập: Cài đặt → Người dùng & Công ty → Công ty
Các bước thực hiện
1. Thông tin cơ bản: Tên, địa chỉ, điện thoại, email, website
2. Logo và màu sắc thương hiệu
3. Thông tin thuế: Mã số thuế, đăng ký kinh doanh
4. Cấu hình tiền tệ mặc định
5. Thiết lập header/footer cho báo cáo và chứng từ
6. Cấu hình ngân hàng và tài khoản thanh toán
Môi trường đa công ty
Khi làm việc với nhiều công ty:
Các bước thực hiện
1. Người dùng có thể được gán vào nhiều công ty
2. Chuyển đổi công ty hiện tại qua menu góc trên bên phải
3. Dữ liệu được phân tách theo công ty (đơn hàng, hóa đơn, kho hàng)
4. Một số dữ liệu có thể chia sẻ giữa các công ty (sản phẩm, đối tác)
5. Cấu hình inter-company transactions cho giao dịch giữa các công ty
Quản lý đối tác
Module Base cung cấp hệ thống quản lý đối tác tập trung, lưu trữ thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, và các liên hệ. Đối tác là thực thể cốt lõi được sử dụng trong tất cả các module nghiệp vụ.
Tạo và quản lý đối tác
Truy cập: Liên hệ → Liên hệ
Các bước thực hiện
1. Thông tin cơ bản: Tên, loại (Cá nhân/Công ty)
2. Địa chỉ: Hỗ trợ nhiều địa chỉ (giao hàng, hóa đơn, liên hệ)
3. Thông tin liên lạc: Điện thoại, email, website
4. Phân loại: Khách hàng, Nhà cung cấp, hoặc cả hai
5. Thông tin thuế và thanh toán
6. Tags và phân loại đối tác
7. Ghi chú và tài liệu đính kèm
Địa chỉ đối tác
Mỗi đối tác có thể có nhiều địa chỉ với các mục đích khác nhau:
Các bước thực hiện
1. Contact: Địa chỉ liên hệ chính
2. Invoice: Địa chỉ xuất hóa đơn
3. Delivery: Địa chỉ giao hàng
4. Other: Địa chỉ khác
5. Private: Địa chỉ cá nhân (cho nhân viên)
Cấu hình hệ thống
Base module cung cấp các công cụ cấu hình hệ thống cơ bản cho toàn bộ Odoo.
Cài đặt chung
Truy cập: Cài đặt → Cài đặt chung
Các bước thực hiện
1. Thông tin công ty và logo
2. Ngôn ngữ: Cài đặt và kích hoạt ngôn ngữ
3. Tiền tệ: Cấu hình tiền tệ và tỷ giá tự động
4. Email: Cấu hình máy chủ email đi và đến
5. Tích hợp: Google Calendar, Google Drive, OAuth
6. Developer Mode: Bật chế độ phát triển
Chuỗi số tự động
Quản lý chuỗi số cho các chứng từ:
Truy cập: Cài đặt → Technical → Sequences
Các bước thực hiện
1. Định dạng: Prefix + Số + Suffix (ví dụ: SO001, INV/2024/001)
2. Padding: Số chữ số tối thiểu
3. Increment: Bước nhảy giữa các số
4. Reset: Theo năm, tháng, hoặc không reset
5. Company-specific: Chuỗi riêng cho từng công ty
Đơn vị đo lường
Quản lý đơn vị đo lường và chuyển đổi:
Truy cập: Cài đặt → Technical → Units of Measure
Các bước thực hiện
1. Danh mục: Length, Weight, Volume, Time, Units
2. Đơn vị cơ sở: Đơn vị tham chiếu trong mỗi danh mục
3. Tỷ lệ chuyển đổi: Tự động chuyển đổi giữa các đơn vị
4. Làm tròn: Độ chính xác khi chuyển đổi
Đa ngôn ngữ
Odoo hỗ trợ đa ngôn ngữ cho giao diện và dữ liệu:
Các bước thực hiện
1. Cài đặt ngôn ngữ: Cài đặt → Translations → Load a Translation
2. Dịch dữ liệu: Tên sản phẩm, mô tả có thể có nhiều ngôn ngữ
3. Ngôn ngữ người dùng: Mỗi người dùng chọn ngôn ngữ riêng
4. Ngôn ngữ đối tác: Tự động sử dụng ngôn ngữ của khách hàng
5. Dịch tùy chỉnh: Sửa đổi bản dịch qua Settings → Translations
Đa tiền tệ
Hỗ trợ giao dịch với nhiều loại tiền tệ:
Các bước thực hiện
1. Kích hoạt: Cài đặt → Accounting → Multi-Currencies
2. Cấu hình tiền tệ: Cài đặt → Accounting → Currencies
3. Tỷ giá: Cập nhật thủ công hoặc tự động từ ECB/Yahoo
4. Tài khoản chênh lệch tỷ giá: Cho kế toán
5. Giá bán theo tiền tệ: Pricelist hỗ trợ nhiều tiền tệ
Automation và Scheduled Actions
Tự động hóa các tác vụ định kỳ:
Truy cập: Cài đặt → Technical → Automation → Scheduled Actions
Các bước thực hiện
1. Cron Jobs: Chạy tác vụ theo lịch (hàng ngày, hàng giờ)
2. Server Actions: Tự động hóa dựa trên sự kiện
3. Email Templates: Gửi email tự động
4. Automated Actions: Trigger dựa trên thay đổi dữ liệu
Best Practices - Quản lý người dùng
Các bước thực hiện
1. Sử dụng nhóm quyền thay vì phân quyền trực tiếp cho từng người
2. Tạo nhóm quyền tùy chỉnh cho các vai trò đặc biệt
3. Thường xuyên review và thu hồi quyền không cần thiết
4. Sử dụng Portal Users cho khách hàng/đối tác để tiết kiệm license
5. Bật xác thực 2 yếu tố (2FA) cho tài khoản quan trọng
Best Practices - Quản lý dữ liệu
Các bước thực hiện
1. Sử dụng Tags để phân loại đối tác thay vì tạo nhiều trường
2. Chuẩn hóa dữ liệu đối tác trước khi import hàng loạt
3. Sử dụng External ID cho dữ liệu cần đồng bộ với hệ thống khác
4. Backup dữ liệu thường xuyên trước khi thay đổi lớn
5. Sử dụng Archive thay vì Delete để giữ lịch sử
Best Practices - Hiệu suất
Các bước thực hiện
1. Giới hạn số lượng công ty trong một database
2. Sử dụng Record Rules hợp lý để tránh ảnh hưởng hiệu suất
3. Archive các bản ghi cũ không còn sử dụng
4. Tối ưu Scheduled Actions để tránh chạy đồng thời nhiều tác vụ nặng
5. Monitor database size và vacuum định kỳ
Quyền truy cập
Để sử dụng đầy đủ các tính năng quản trị trong Base module, người dùng cần có quyền:
Các bước thực hiện
1. Settings: Quyền truy cập menu Cài đặt
2. Administration / Settings: Quyền quản trị hệ thống
3. Administration / Access Rights: Quyền quản lý người dùng và phân quyền
4. Technical Features: Quyền truy cập các tính năng kỹ thuật (Developer Mode)