Quản lý Timesheet Dự án

• Ghi nhận giờ làm việc theo dự án, nhiệm vụ và nhân viên

• Phân loại giờ tính phí (billable) và không tính phí (non-billable)

• Timer tích hợp để theo dõi thời gian thực tế khi làm việc

• Nhập timesheet hàng loạt theo tuần hoặc tháng

• Phê duyệt timesheet đa cấp với workflow tùy chỉnh

• Tích hợp với Sales Order để theo dõi giờ đã bán vs giờ thực tế

• Báo cáo phân tích: giờ theo dự án, nhân viên, khách hàng, thời gian

• Xuất hóa đơn tự động dựa trên giờ tính phí đã ghi nhận

• Cảnh báo vượt ngân sách giờ và deadline dự án

• Tích hợp mobile app để ghi nhận giờ mọi lúc mọi nơi

• Timesheet Entry: Bản ghi giờ làm việc cho một nhiệm vụ cụ thể

• Billable Hours: Giờ làm việc được tính phí cho khách hàng

• Non-billable Hours: Giờ làm việc nội bộ không tính phí

• Time Tracking: Theo dõi thời gian thực tế bằng timer

• Timesheet Validation: Quy trình phê duyệt timesheet

• Service Product: Sản phẩm dịch vụ được bán theo giờ

• Time Budget: Ngân sách giờ dự kiến cho dự án hoặc nhiệm vụ

• Utilization Rate: Tỷ lệ giờ tính phí / tổng giờ làm việc

1. Cấu hình dự án: Vào Project, chọn dự án, bật "Allow Timesheets"

2. Thiết lập nhiệm vụ: Tạo task và chọn loại giờ (billable/non-billable)

3. Ghi nhận giờ: Vào Timesheets > My Timesheets, nhấn Create hoặc Start Timer

4. Nhập thông tin: Chọn dự án, task, ngày, số giờ và mô tả công việc

5. Sử dụng Timer: Nhấn Start khi bắt đầu làm việc, Stop khi kết thúc

6. Gửi phê duyệt: Nhấn Submit to Manager khi hoàn thành timesheet tuần

7. Phê duyệt: Manager vào Timesheets > To Approve, kiểm tra và Validate

8. Xuất hóa đơn: Giờ billable tự động xuất hiện trong Sales Order để tạo invoice

• Dự án tư vấn: Theo dõi 120 giờ tư vấn đã bán, cảnh báo khi còn 10 giờ

• Phát triển phần mềm: Ghi nhận giờ theo sprint, task và developer

• Dịch vụ bảo trì: Phân biệt giờ trong gói bảo trì vs giờ phát sinh thêm

• Đội ngũ đa dự án: Nhân viên ghi giờ cho 3-5 dự án khác nhau mỗi tuần

• Báo cáo khách hàng: Xuất báo cáo giờ làm việc chi tiết theo tháng

• Phân tích lợi nhuận: So sánh giờ ước tính vs thực tế để tính margin

• Quản lý năng suất: Theo dõi utilization rate của từng nhân viên

• Xuất hóa đơn định kỳ: Tự động tạo invoice cuối tháng từ giờ đã approve

• Thiết lập Service Product: Tạo sản phẩm dịch vụ với Track Service = Timesheets

• Cấu hình giá theo nhân viên: Mỗi employee có thể có giá giờ khác nhau

• Workflow phê duyệt: Thiết lập phê duyệt 2 cấp (Team Lead > Project Manager)

• Reminder tự động: Gửi email nhắc nhở nhập timesheet vào cuối tuần

• Ràng buộc thời gian: Chỉ cho phép nhập timesheet trong 7 ngày gần nhất

• Tích hợp Attendance: Kiểm tra giờ timesheet không vượt giờ chấm công

• Dashboard tùy chỉnh: Tạo biểu đồ theo dõi giờ theo dự án, team, tháng

• Timesheet by Project: Tổng giờ và chi phí theo từng dự án

• Timesheet by Employee: Phân tích năng suất và utilization rate

• Billable vs Non-billable: So sánh tỷ lệ giờ tính phí

• Time Budget Analysis: Theo dõi giờ thực tế vs ngân sách dự kiến

• Profitability Report: Tính lợi nhuận dựa trên giờ và chi phí

• Overtime Analysis: Phát hiện nhân viên làm quá giờ

• Project Timeline: Xem phân bổ giờ theo thời gian

• Customer Billing Report: Tổng hợp giờ chưa xuất hóa đơn

• Sales: Bán giờ dịch vụ trong Sales Order, theo dõi giờ đã sử dụng

• Invoicing: Tự động tạo invoice line từ timesheet đã approve

• HR Attendance: Đối chiếu giờ chấm công với giờ timesheet

• HR Payroll: Tính lương dựa trên giờ làm việc và overtime

• Accounting: Ghi nhận chi phí nhân công vào cost center

• Planning: Lập kế hoạch phân bổ nhân lực dựa trên timesheet lịch sử

• Không thấy menu Timesheets: Kiểm tra quyền truy cập và module đã cài đặt

• Task không cho phép ghi giờ: Bật "Allow Timesheets" trong cấu hình dự án

• Giờ không tính phí: Kiểm tra Service Product có Track Service = Timesheets

• Không xuất được hóa đơn: Đảm bảo timesheet đã được approve và có Sales Order

• Timer không hoạt động: Xóa cache trình duyệt hoặc dùng app mobile

• Giờ vượt ngân sách: Tăng Allocated Hours trong task hoặc Sales Order

• Lỗi phê duyệt: Kiểm tra workflow và quyền Approve Timesheets

• Module Project phải được cài đặt và kích hoạt

• Module Timesheets (hr_timesheet) phải được cài đặt

• Module Sales (tùy chọn) để bán giờ dịch vụ

• Module HR (tùy chọn) để tích hợp với attendance và payroll

• Quyền truy cập: User (ghi giờ), Officer (phê duyệt), Manager (cấu hình)

• Ghi nhận giờ hàng ngày: Tránh nhập timesheet hàng loạt cuối tuần

• Sử dụng Timer: Theo dõi thời gian thực tế chính xác hơn nhập thủ công

• Mô tả chi tiết: Ghi rõ công việc đã làm để dễ review và báo cáo

• Phê duyệt đúng hạn: Manager nên approve timesheet trong 2-3 ngày

• Kiểm tra ngân sách: Theo dõi giờ còn lại của dự án hàng tuần

• Phân loại rõ ràng: Đánh dấu chính xác billable/non-billable

• Backup dữ liệu: Export timesheet định kỳ để lưu trữ

• Training nhân viên: Đào tạo quy trình ghi giờ và sử dụng timer