Kế toán Dự án

• Theo dõi chi phí dự án - Ghi nhận chi phí nhân công từ timesheet, chi phí vật tư, chi phí phát sinh

• Lập hóa đơn từ dự án - Tự động tạo hóa đơn dựa trên timesheet đã duyệt, nhiệm vụ hoàn thành hoặc milestone

• Phân tích lợi nhuận - So sánh doanh thu và chi phí thực tế, tính tỷ suất lợi nhuận theo dự án

• Kiểm soát ngân sách - Thiết lập ngân sách dự án, cảnh báo khi vượt ngân sách

• Tài khoản phân tích - Liên kết dự án với tài khoản phân tích để theo dõi chi phí chi tiết

• Báo cáo tài chính dự án - Xem báo cáo P&L, chi phí theo giai đoạn, dự báo lợi nhuận

• Đa loại hình lập hóa đơn - Hỗ trợ lập hóa đơn theo giờ, theo milestone, theo nhiệm vụ hoặc giá cố định

• Tích hợp với HR - Tính chi phí nhân công dựa trên lương thực tế của nhân viên

• Quản lý dự án - Theo dõi chi phí và lợi nhuận dự án, kiểm soát ngân sách

• Kế toán viên - Lập hóa đơn cho khách hàng, ghi nhận chi phí dự án, đối chiếu công nợ

• Giám đốc tài chính - Phân tích lợi nhuận dự án, đánh giá hiệu quả đầu tư

• Nhân viên dự án - Ghi nhận timesheet và chi phí phát sinh

• Nhân viên kinh doanh - Theo dõi doanh thu và thanh toán từ khách hàng

1. Tạo dự án mới trong module Project

2. Thiết lập tài khoản phân tích (Analytic Account) cho dự án

3. Cấu hình phương thức lập hóa đơn: theo giờ, milestone, nhiệm vụ hoặc giá cố định

4. Thiết lập ngân sách dự án nếu cần kiểm soát chi phí

5. Nhân viên ghi nhận timesheet hàng ngày, chọn dự án và nhiệm vụ tương ứng

6. Ghi nhận chi phí phát sinh (vật tư, đi lại, khác) vào dự án

7. Duyệt timesheet và chi phí

8. Tạo hóa đơn từ dự án: Project → Invoicing → Create Invoice

9. Chọn timesheet/nhiệm vụ cần lập hóa đơn

10. Xác nhận và gửi hóa đơn cho khách hàng

11. Theo dõi lợi nhuận dự án trong báo cáo Profitability

• Analytic Account (Tài khoản phân tích) - Tài khoản kế toán quản trị để theo dõi chi phí và doanh thu theo dự án, phòng ban hoặc hoạt động

• Timesheet (Bảng chấm công) - Ghi nhận số giờ làm việc của nhân viên cho từng dự án và nhiệm vụ

• Invoicing Policy (Chính sách lập hóa đơn) - Quy định cách tạo hóa đơn: theo timesheet, milestone, nhiệm vụ hoặc đơn hàng

• Milestone - Mốc quan trọng trong dự án, thường dùng để lập hóa đơn theo giai đoạn

• Project Profitability (Lợi nhuận dự án) - Chênh lệch giữa doanh thu và chi phí của dự án

• Cost Rate (Đơn giá chi phí) - Chi phí thực tế cho mỗi giờ làm việc của nhân viên, dùng để tính chi phí dự án

• Sales Price (Giá bán) - Đơn giá tính cho khách hàng, có thể khác với cost rate

• Budget (Ngân sách) - Giới hạn chi phí dự kiến cho dự án

• Thiết lập cost rate chính xác - Cấu hình chi phí nhân công thực tế cho từng nhân viên để tính lợi nhuận chính xác

• Duyệt timesheet thường xuyên - Duyệt timesheet hàng tuần để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời lập hóa đơn

• Sử dụng tài khoản phân tích - Tạo tài khoản phân tích riêng cho mỗi dự án để theo dõi chi phí chi tiết

• Thiết lập ngân sách từ đầu - Đặt ngân sách dự án ngay khi bắt đầu để kiểm soát chi phí

• Ghi nhận chi phí phát sinh ngay - Nhập chi phí vật tư, đi lại ngay khi phát sinh để tránh quên

• Kiểm tra lợi nhuận định kỳ - Xem báo cáo profitability hàng tuần để phát hiện dự án lỗ sớm

• Liên kết Purchase Order với dự án - Khi mua vật tư cho dự án, chọn analytic account để chi phí tự động ghi nhận

• Sử dụng milestone cho dự án lớn - Chia dự án thành milestone để lập hóa đơn theo tiến độ, cải thiện dòng tiền

• Module Project đã được cài đặt

• Module Accounting (Kế toán) đã được cài đặt

• Module Timesheet đã được cài đặt

• Module Sales (Bán hàng) đã được cài đặt

• Cấu hình Analytic Accounting đã được bật

• Quyền truy cập vào Project, Timesheet và Invoicing

• Kiểm tra Sale Order đã được tạo và xác nhận cho dự án

• Đảm bảo Service Product có Invoice Policy phù hợp (Timesheets/Milestones)

• Kiểm tra timesheet đã được duyệt (Approved)

• Xác nhận timesheet đã liên kết đúng với Sale Order Line

• Kiểm tra quyền "Create Invoice" trong Project

• Kiểm tra Analytic Account đã được thiết lập cho dự án

• Đảm bảo timesheet có chọn đúng Project và Task

• Kiểm tra Purchase Order có liên kết với Analytic Account

• Xác nhận Employee có cấu hình Cost Rate

• Kiểm tra quyền truy cập Analytic Accounting

• Kiểm tra Cost Rate của nhân viên đã được cấu hình

• Đảm bảo tất cả chi phí đã được ghi nhận vào Analytic Account

• Xác nhận hóa đơn đã được ghi sổ (Posted)

• Kiểm tra có chi phí nào chưa được phân bổ vào dự án

• Xem lại Purchase Order có liên kết đúng dự án không

• Kiểm tra Budget đã được tạo cho Analytic Account

• Đảm bảo Budget Period (kỳ ngân sách) đang active

• Xác nhận Budget Line có đúng Analytic Account

• Kiểm tra cấu hình cảnh báo ngân sách trong Settings

• Làm sao để lập hóa đơn theo giờ? - Tạo Service Product với Invoice Policy = "Based on Timesheets", thêm vào Sale Order. Timesheet được duyệt sẽ tự động chuyển thành hóa đơn

• Chi phí nhân công được tính như thế nào? - Dựa trên Cost Rate của nhân viên nhân với số giờ trong timesheet. Cost Rate cấu hình trong HR Settings → Employee

• Có thể lập hóa đơn một phần không? - Có, chọn timesheet hoặc milestone cụ thể khi tạo hóa đơn, không cần lập hóa đơn toàn bộ dự án

• Làm sao theo dõi chi phí vật tư? - Tạo Purchase Order, chọn Analytic Account của dự án. Chi phí sẽ tự động ghi vào dự án khi nhận hàng

• Có thể có nhiều Sale Order cho một dự án không? - Có, một dự án có thể liên kết với nhiều Sale Order, hữu ích cho dự án dài hạn với nhiều giai đoạn

• Báo cáo lợi nhuận cập nhật khi nào? - Cập nhật real-time khi có timesheet mới, chi phí mới hoặc hóa đơn được ghi sổ

• Tăng độ chính xác lập hóa đơn - Tự động tạo hóa đơn từ công việc thực tế, giảm sai sót

• Kiểm soát chi phí dự án - Theo dõi chi phí real-time, phát hiện vượt ngân sách sớm

• Cải thiện lợi nhuận - Phân tích lợi nhuận từng dự án, tối ưu phân bổ nguồn lực

• Tăng tốc thu tiền - Lập hóa đơn nhanh hơn dựa trên tiến độ thực tế

• Minh bạch tài chính - Khách hàng thấy rõ chi phí dựa trên công việc đã làm

• Ra quyết định tốt hơn - Dữ liệu tài chính dự án giúp đánh giá hiệu quả và lập kế hoạch

• Tiết kiệm thời gian kế toán - Tự động hóa quy trình từ timesheet đến hóa đơn