Debit Note - Ghi nợ khách hàng
Tạo debit notes để điều chỉnh công nợ và xử lý sai sót
Module Debit Note cho phép tạo debit notes (phiếu ghi nợ) để ghi tăng công nợ khách hàng, xử lý các trường hợp hoàn trả, điều chỉnh giá và sửa sai sót hóa đơn.
Hệ thống tự động tạo debit note từ invoice gốc, điều chỉnh công nợ và tạo bút toán kế toán tương ứng.
Tính năng nổi bật
Điểm chính
• Create Debit Note: Tạo từ invoice gốc
• Receivable Adjustment: Điều chỉnh công nợ phải thu
• Partial/Full: Debit note một phần hoặc toàn bộ
• Auto Accounting: Tự động tạo bút toán
• Link to Invoice: Liên kết với invoice gốc
Quy trình tạo debit note
Các bước thực hiện
1. Select invoice: Chọn invoice cần điều chỉnh
2. Create debit note: Tạo debit note
3. Enter details: Nhập lý do và số tiền
4. Validate: Xác nhận debit note
5. Post: Ghi nhận vào kế toán
Tình huống sử dụng
Use cases
| Tình huống | Giải pháp | Kết quả |
|---|---|---|
| Thiếu hàng giao | Debit note cho phần thiếu | Tăng công nợ khách |
| Tính giá sai | Debit note điều chỉnh giá | Điều chỉnh số tiền phải thu |
| Phí phát sinh | Debit note cho phí thêm | Ghi nhận phí bổ sung |
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Ghi rõ lý do trong debit note
• Liên kết với invoice gốc để dễ theo dõi
• Kiểm tra số tiền trước khi post
• Sử dụng cho điều chỉnh tăng, credit note cho giảm
Khắc phục sự cố
Lỗi thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Cannot create | Invoice chưa post | Post invoice trước |
| Wrong amount | Nhập sai số tiền | Kiểm tra lại calculation |
| Not linked | Không chọn invoice gốc | Chọn invoice khi tạo |
Câu hỏi thường gặp
Điểm chính
• Debit note khác credit note? Debit tăng nợ, credit giảm nợ.
• Khi nào dùng? Khi cần tăng số tiền khách phải trả.
• Có thể hủy không? Có, tạo reversal entry.
• Ảnh hưởng công nợ? Tăng accounts receivable.