Cấu hình Appointment
Thiết lập loại cuộc hẹn, khung giờ, nhân viên, tài nguyên, câu hỏi và link chia sẻ để vận hành dịch vụ đặt lịch.
Tổng quan cấu hình
Điểm chính
• Module Appointment cho phép tạo các loại cuộc hẹn với quy tắc lập lịch linh hoạt.
• Quản lý khả năng sẵn có của nhân viên và tài nguyên (phòng họp, thiết bị).
• Khách hàng tự đặt lịch qua cổng thông tin công khai.
• Theo dõi đặt chỗ, xác nhận và tham dự với tích hợp email và lịch.
Tạo loại cuộc hẹn
Các bước thực hiện
1. Vào Appointments → Configuration → Appointment Types và nhấp Create.
2. Điền tên cuộc hẹn (VD: "Tư vấn bán hàng"), thời lượng tính bằng giờ (VD: 1.0).
3. Chọn múi giờ (UTC hoặc múi giờ địa phương) và danh mục lịch biểu.
4. Thiết lập thời gian: Schedule before (đặt trước tối thiểu, VD: 1 giờ), Schedule not after (tối đa bao nhiêu ngày trước, VD: 15 ngày), Cancel before (hủy trước, VD: 1 giờ).
5. Chọn chế độ gán nhân viên: Automatically (hệ thống tự chọn) hoặc By visitor (khách hàng chọn).
6. Bật Auto Confirm nếu muốn xác nhận ngay lập tức, hoặc đặt Capacity Percentage (VD: 80%) để xác nhận tự động khi còn chỗ.
7. Nhấp Save để lưu.
Danh mục lập lịch
Chọn danh mục phù hợp
| Danh mục | Mô tả | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Recurring | Khung giờ lặp lại hàng tuần (Thứ 2-5, 9:00-17:00) | Tư vấn định kỳ, họp hàng tuần |
| Punctual | Khung giờ trong khoảng thời gian cụ thể | Sự kiện, chiến dịch, dịch vụ có thời hạn |
| Custom | Khung giờ một lần cho khách hàng cụ thể | Hẹn cá nhân, dự án đặc biệt |
| Anytime | Chia sẻ toàn bộ lịch của nhân viên | Hỗ trợ khách hàng, tư vấn linh hoạt |
Cấu hình khung giờ làm việc
Điểm chính
• Khung giờ thường xuyên (Recurring): Trong tab Availabilities, nhấp Add a line, chọn ngày trong tuần (Thứ 2-7), điền giờ bắt đầu (VD: 9.0 = 9:00 AM) và giờ kết thúc (VD: 17.0 = 5:00 PM).
• Thêm nhiều hàng để mô hình hóa giờ nghỉ trưa (VD: Thứ 2-5: 9:00-12:00, 13:00-17:00; Thứ 6: 9:00-13:00).
• Khung giờ một lần (Unique): Chỉ dùng cho danh mục "Lịch biểu linh hoạt", thêm khoảng thời gian From (ngày/giờ bắt đầu) và To (ngày/giờ kết thúc).
• Tùy chọn: Giới hạn khung giờ cho nhân viên hoặc tài nguyên cụ thể bằng cách chọn trong Restrict to Users/Resources.
Quản lý nhân viên và tài nguyên
Điểm chính
• Thêm nhân viên: Trong tab Users của loại hẹn, nhấp Add a line và chọn nhân viên từ danh sách.
• Tạo tài nguyên mới: Vào Configuration → Resources, nhấp Create, điền Tên (VD: "Phòng họp A"), Capacity (sức chứa, VD: 6 người), bật Shareable nếu nhiều khách hàng có thể dùng cùng lúc.
• Thêm tài nguyên vào loại hẹn: Trong tab Resources, nhấp Add a line và chọn tài nguyên.
• Quản lý dung lượng: Bật Manage Capacities để hệ thống theo dõi dung lượng đã dùng, tự động xác nhận khi dung lượng ≤ ngưỡng Capacity Percentage.
Chế độ gán nhân viên
Hai chế độ gán
| Chế độ | Ý nghĩa | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| Automatically | Hệ thống tự chọn nhân viên/tài nguyên sẵn có | Khi khách hàng không cần chọn người cụ thể |
| By visitor | Khách hàng chọn nhân viên/tài nguyên ưa thích | Khi dịch vụ có nhân viên chuyên biệt |
Tạo câu hỏi tùy chỉnh
Các bước thực hiện
1. Vào Appointments → Configuration → Questions và nhấp Create.
2. Chọn loại câu hỏi: văn bản ngắn, văn bản dài, số điện thoại, dropdown, radio hoặc checkbox.
3. Đánh dấu Mandatory Answer cho các câu hỏi bắt buộc.
4. Thêm câu hỏi vào loại hẹn trong tab Questions.
Loại câu hỏi
| Loại | Tên tiếng Anh | Phù hợp cho |
|---|---|---|
| Văn bản ngắn | Single line text | Tên, địa chỉ, ghi chú ngắn |
| Văn bản dài | Multi-line text | Mô tả vấn đề, yêu cầu chi tiết |
| Số điện thoại | Phone Number | Thu thập số điện thoại với xác thực |
| Danh sách chọn | Dropdown | Một lựa chọn từ danh sách dài |
| Lựa chọn đơn | Radio | Một lựa chọn rõ ràng từ ít tùy chọn |
| Nhiều lựa chọn | Checkboxes | Nhiều lựa chọn đồng thời |
Chia sẻ link đặt lịch
Các bước thực hiện
1. Vào Appointments → Configuration → Invitations và nhấp Create.
2. Chọn Appointment Type (loại hẹn cần chia sẻ).
3. Tùy chọn: Chọn nhân viên hoặc tài nguyên cụ thể nếu muốn giới hạn link cho người/tài nguyên đó.
4. Nhấp Save để tạo link mời.
5. Sao chép Short Code (VD: /book/abc123 - ngắn gọn) hoặc Redirect URL (đầy đủ).
6. Chia sẻ link qua email, website, mạng xã hội hoặc kênh nhắn tin để khách hàng đặt lịch.
Mẹo sử dụng và tối ưu hóa
Điểm chính
• Quản lý dung lượng: Đặt Capacity Percentage = 80% để xác nhận tự động khi còn chỗ, sử dụng Manage Capacities cho phòng/thiết bị có giới hạn.
• Lập lịch hiệu quả: Đặt Schedule before = 1 giờ để tránh đặt lịch vội vàng, Schedule not after = 30 ngày để tránh quá tải.
• Xử lý múi giờ: Luôn đặt Timezone đúng với vị trí, hệ thống tự động chuyển đổi múi giờ cho khách hàng.
• Tự động xác nhận: Bật Auto Confirm cho dịch vụ tự phục vụ, tắt cho dịch vụ cần xem xét thủ công.
• Sử dụng Flexible Schedule (Custom) cho hẹn cá nhân và dự án đặc biệt.
Xử lý sự cố thường gặp
Điểm chính
• Khách hàng không thấy khung giờ: Kiểm tra khung giờ trong tab Availabilities đã được thiết lập đúng, đảm bảo Schedule not after đủ dài.
• Hẹn không tự động xác nhận: Kiểm tra Auto Confirm đã bật, hoặc Capacity Percentage đã đặt đúng ngưỡng.
• Nhân viên không nhận được thông báo: Kiểm tra cấu hình email template và đảm bảo nhân viên đã được thêm vào tab Users.
• Tài nguyên bị trùng lặp: Kiểm tra Shareable đã bật cho tài nguyên có thể dùng chung, hoặc tắt nếu chỉ một khách hàng dùng tại một thời điểm.
• Múi giờ hiển thị sai: Đảm bảo Timezone trong loại hẹn khớp với vị trí thực tế của dịch vụ.