Thanh toán trước khi đặt lịch

Điểm chính

• • Yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi xác nhận cuộc hẹn.

• • Tạo hóa đơn tự động trong quá trình đặt lịch.

• • Lưu trữ đặt chỗ chờ thanh toán an toàn.

• • Chuyển đổi đặt chỗ đã thanh toán thành sự kiện lịch tự động.

• • Ngăn chặn hủy hẹn đã thanh toán trực tuyến để bảo vệ doanh thu.

Điểm chính

• • Giảm no-show: Khách hàng đã thanh toán có khả năng đến cao hơn đáng kể (30-50%).

• • Đảm bảo doanh thu: Thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, giảm rủi ro tài chính.

• • Tự động hóa: Hóa đơn và xác nhận tự động, tiết kiệm thời gian quản lý.

• • Bảo vệ thời gian: Chỉ xác nhận hẹn đã thanh toán, tránh lãng phí slot.

• • Tích hợp kế toán: Đồng bộ hoàn hảo giữa đặt lịch và kế toán.

Điểm chính

• • Dịch vụ có giá trị cao: Tư vấn chuyên sâu, buổi học riêng, hỗ trợ cao cấp.

• • Tỷ lệ no-show cao: Ngành có vấn đề khách hàng không đến (spa, phòng khám, salon).

• • Tài nguyên hạn chế: Số slot ít, cần đảm bảo khách hàng cam kết.

• • Dịch vụ chuẩn bị phức tạp: Cần đầu tư thời gian/vật liệu trước cuộc hẹn.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Appointments → Configuration → Appointment Types và mở loại hẹn cần cấu hình.

• 2. Tìm phần Payment và bật Up-front Payment.

• 3. Hệ thống tự động gán sản phẩm "Booking Fees" mặc định.

• 4. Chọn Booking Product (có thể giữ mặc định hoặc chọn sản phẩm tùy chỉnh).

• 5. Đặt Price (giá đặt chỗ) phù hợp với dịch vụ.

• 6. Nhấp Save để lưu cấu hình.

Hai cách tính giá

Điểm chính

• • Loại sản phẩm phải là Service (Dịch vụ).

• • Phải bật Can be Sold (Có thể bán).

• • Không nằm trong danh sách theo dõi dịch vụ đặc biệt.

• • Tạo sản phẩm tùy chỉnh: Sales → Products → Create → đặt tên (VD: "Tư vấn 30 phút") → Product Type: Service → Sales Price → Can be Sold: bật → Save.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Accounting → Configuration → Payment Providers (hoặc từ loại hẹn, nhấp link Configure Payment Providers).

• 2. Chọn và kích hoạt nhà cung cấp phù hợp: Stripe (thẻ tín dụng/ghi nợ), PayPal (tài khoản PayPal), Bank Transfer (chuyển khoản), VNPay (Việt Nam).

• 3. Cấu hình chi tiết theo yêu cầu nhà cung cấp (API keys, Client ID, Secret).

• 4. Bật Published để kích hoạt.

• 5. Chạy đặt chỗ thử nghiệm để kiểm tra luồng thanh toán.

Lựa chọn payment provider

Các bước thực hiện

• 1. Khách hàng duyệt /appointment và thấy icon thẻ tín dụng bên cạnh giá.

• 2. Chọn loại hẹn, xem chi tiết và giá (per booking hoặc per seat).

• 3. Chọn ngày/giờ từ lịch - nếu chọn nhiều chỗ, giá tự động nhân.

• 4. Điền biểu mẫu với thông tin liên hệ và trả lời câu hỏi.

• 5. Nhấp "Proceed to Payment" (thay vì "Confirm").

• 6. Hệ thống tạo đặt chỗ tạm thời và hóa đơn nháp, chuyển đến trang thanh toán.

• 7. Trang thanh toán hiển thị: tóm tắt đặt chỗ (ngày, giờ, nhân viên), tổng tiền, form thanh toán.

• 8. Nhập thông tin thanh toán và xác nhận.

• 9. Thành công: Chuyển đến trang xác nhận, sự kiện lịch được tạo, email xác nhận được gửi.

• 10. Thất bại: Hiển thị lỗi, cho phép thử lại thanh toán.

Điểm chính

• • Vào Appointments → Appointments và lọc theo Pending Payment (nếu có).

• • Mỗi đặt chỗ hiển thị: Tên khách hàng, ngày/giờ, nhân viên/tài nguyên, trạng thái thanh toán, hóa đơn liên kết.

• • Gửi lại link thanh toán: Mở đặt chỗ → xem hóa đơn liên kết → gửi lại link từ hóa đơn.

Điểm chính

• • Xem hóa đơn: Accounting → Customers → Invoices, lọc theo Draft hoặc Posted.

• • Trạng thái: Draft (chưa xác nhận, chờ thanh toán), Posted (đã xác nhận, đã thanh toán), Paid (đã thanh toán đầy đủ), Cancelled (đã hủy).

• • Thanh toán thất bại: Khách hàng có thể thử lại từ link hoặc hủy và đặt lại, hóa đơn vẫn ở Draft.

Điểm chính

• • Khi xảy ra: Nhân viên đã có hẹn khác, tài nguyên đã đặt hết, cấu hình loại hẹn thay đổi.

• • Hệ thống xử lý: Khi hóa đơn xác nhận (thanh toán) → kiểm tra khả năng sẵn có → nếu không khả dụng: đánh dấu "Not Available", ghi log lỗi trên hóa đơn, KHÔNG tạo sự kiện lịch.

• • Quy trình: Kiểm tra log hóa đơn (tab Chatter) → liên hệ khách hàng → đề xuất khung giờ khác hoặc hoàn tiền → xử lý hoàn tiền qua Add Credit Note.

Điểm chính

• • Khác biệt quan trọng: Hẹn chưa thanh toán có thể hủy trực tuyến, hẹn đã thanh toán KHÔNG thể hủy trực tuyến.

• • Lý do: Bảo vệ doanh thu, tránh lạm dụng, kiểm soát hoàn tiền.

• • Quy trình hủy: Khách hàng thấy "Paid appointments cannot be cancelled online" → phải liên hệ email/điện thoại → quản lý nhận yêu cầu → kiểm tra chính sách → quyết định hoàn tiền → hủy sự kiện → xử lý hoàn tiền qua Accounting.

Mức hoàn tiền theo thời gian hủy

Điểm chính

• • Nghiên cứu thị trường: So sánh với đối thủ cùng ngành.

• • Chi phí cơ hội: Tính giá trị thời gian nhân viên và tài nguyên.

• • Tỷ lệ no-show: Giá cao hơn thường dẫn đến ít no-show hơn.

• • Giá tâm lý: $49 hoặc 490.000 VND tốt hơn $50 hoặc 500.000 VND.

Điểm chính

• • Nhiều phương thức: Hỗ trợ thẻ, PayPal, chuyển khoản để khách hàng có lựa chọn.

• • Thông báo rõ ràng: Hiển thị giá từ đầu, không có chi phí ẩn.

• • Trang thanh toán đơn giản: Ít bước, dễ hiểu, tối ưu mobile.

• • Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp số điện thoại, chat, email hỗ trợ.

Điểm chính

• • Chính sách rõ ràng: Công bố trước trên website và form đặt lịch.

• • Quy trình nhanh: Xử lý trong 3-5 ngày làm việc.

• • Giao tiếp tốt: Thông báo tiến độ cho khách hàng.

• • Ghi chép đầy đủ: Lý do hủy, thời gian, số tiền hoàn, người xử lý.

Điểm chính

• • Email xác nhận: Gửi ngay sau thanh toán với đầy đủ thông tin.

• • Nhắc nhở: Email hoặc SMS nhắc trước 24 giờ.

• • Hướng dẫn: Cách đến địa điểm, chuẩn bị gì, mang theo gì.

• • Theo dõi: Email cảm ơn sau cuộc hẹn, yêu cầu đánh giá.

Điểm chính

• • Tỷ lệ chuyển đổi: Theo dõi từ xem → đặt → thanh toán.

• • Tỷ lệ thanh toán thất bại: Mục tiêu < 5%, điều tra nếu cao hơn.

• • Doanh thu trung bình: Theo loại hẹn, theo thời gian.

• • Tỷ lệ no-show: So sánh trước và sau khi bật thanh toán trước.

• • Thời gian đặt trung bình: Từ lúc chọn slot đến hoàn tất thanh toán.