Lịch phỏng vấn cho Tuyển dụng

Điểm chính

• • Cho phép ứng viên tự đặt lịch phỏng vấn trực tuyến thay vì trao đổi email qua lại.

• • Gửi link cá nhân có mã theo dõi để ứng viên xem lịch trống và chọn giờ phù hợp.

• • Tự động liên kết sự kiện lịch với hồ sơ ứng viên trong hệ thống tuyển dụng.

• • Theo dõi tất cả cuộc hẹn phỏng vấn tập trung tại một nơi.

Điểm chính

• • Tiết kiệm thời gian phối hợp lịch — ứng viên tự chọn thay vì trao đổi email qua lại.

• • Giảm công việc thủ công và cải thiện trải nghiệm chuyên nghiệp cho ứng viên.

• • Link đặt lịch có mã theo dõi tự động liên kết cuộc hẹn với hồ sơ ứng viên.

• • Hỗ trợ phỏng vấn nhiều vòng với nhiều loại cuộc hẹn khác nhau.

• • Tự động gửi lời mời khi ứng viên chuyển sang giai đoạn phỏng vấn.

Điểm chính

• • Đã cài đặt và cấu hình app Recruitment.

• • Đã cài đặt và cấu hình app Appointment.

• • Có ít nhất một loại cuộc hẹn được thiết lập cho phỏng vấn.

• • Có vị trí tuyển dụng và ứng viên trong quy trình tuyển dụng.

Các bước thực hiện

• 1. Tạo loại cuộc hẹn phỏng vấn tại Appointment → Configuration → Appointment Types.

• 2. Nhấp Create và đặt tên như "Job Interviews" hoặc tương tự.

• 3. Cấu hình thời lượng (thường 30-60 phút).

• 4. Thêm nhân viên phỏng vấn vào danh sách staff members.

• 5. Đặt khung giờ sẵn có (available time slots).

• 6. Nhấp Save.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Configuration → Stages.

• 2. Chỉnh sửa giai đoạn lên lịch phỏng vấn (VD: "First Interview").

• 3. Đặt trường Appointment Type thành loại cuộc hẹn phỏng vấn của bạn.

• 4. Điều này cho phép tự động gửi email khi ứng viên đến giai đoạn này.

Phương thức gửi

Các bước thực hiện

• 1. Nhận email: Lời mời chuyên nghiệp với thương hiệu công ty và nút kêu gọi hành động rõ ràng.

• 2. Nhấp link đặt lịch: Mở trang đặt lịch công khai (không cần đăng nhập).

• 3. Chọn khung giờ: Xem lịch với các khung giờ sẵn có, lọc theo khoảng ngày.

• 4. Điền thông tin: Tên (tự động điền nếu có), email, số điện thoại và ghi chú (tùy chọn).

• 5. Xác nhận đặt lịch: Xem lại thời gian đã chọn và gửi.

• 6. Nhận xác nhận: Email tự động với ngày giờ, thời lượng, tên người phỏng vấn, file .ics và tùy chọn dời/hủy lịch.

Điểm chính

• • Từ hồ sơ ứng viên: Mở ứng viên trong Recruitment app → nhấp nút Meetings (góc trên bên phải) → xem tất cả phỏng vấn.

• • Từ Calendar app: Mở Calendar → xem tất cả cuộc hẹn bao gồm phỏng vấn → lọc theo loại cuộc hẹn nếu cần.

• • Từ Appointment app: Mở Appointment → Appointments → All Appointments → lọc theo loại hẹn phỏng vấn.

Điểm chính

• • Nếu bạn cần dời lịch: Mở sự kiện lịch → Edit → thay đổi ngày/giờ → Save → ứng viên nhận thông báo cập nhật.

• • Nếu ứng viên cần dời lịch: Họ có thể dùng link dời lịch trong email xác nhận hoặc liên hệ bạn để gửi link đặt lịch mới.

Các bước thực hiện

• 1. Mở sự kiện lịch.

• 2. Nhấp Delete hoặc Cancel.

• 3. Xác nhận hủy.

• 4. Ứng viên nhận thông báo hủy.

• 5. Hồ sơ ứng viên vẫn liên kết với sự kiện đã hủy để theo dõi.

Điểm chính

• • Thiết lập khả năng sẵn có: Chặn giờ nghỉ trưa và thời gian cá nhân, để thời gian đệm giữa các phỏng vấn (15-30 phút).

• • Sử dụng lịch làm việc nhân viên: Bật tùy chọn "Employee Schedule" để hệ thống tự động tôn trọng giờ làm việc và nghỉ phép.

• • Tùy chỉnh email: Thêm thương hiệu công ty, nội dung phỏng vấn, định dạng (video/điện thoại/trực tiếp), hướng dẫn chuẩn bị.

• • Theo dõi và ghi chú: Sử dụng giai đoạn tuyển dụng để theo dõi tiến trình, ghi chú khi gửi lời mời và phản hồi sau phỏng vấn.

Giải pháp cho từng tình huống

Điểm chính

• • Tăng tốc lên lịch: Tạo shortcut email template cho các tình huống phổ biến, đặt loại cuộc hẹn mặc định cho các vị trí khác nhau.

• • Cải thiện trải nghiệm ứng viên: Giữ quy trình đặt lịch đơn giản, cung cấp hướng dẫn rõ ràng, gửi email nhắc nhở 24 giờ trước.

• • Theo dõi chỉ số: Giám sát thời gian từ lời mời đến đặt lịch, tỷ lệ không đến, cải thiện thời gian tuyển dụng.

• • Tích hợp quy trình: Liên kết loại cuộc hẹn với vị trí cụ thể, sử dụng tags để phân loại, tạo báo cáo về khối lượng phỏng vấn.

FAQ

Lỗi phổ biến