Quản lý Cơ hội & Pipeline

Điểm chính

• • Chuyển đổi lead thành opportunity với liên kết khách hàng tự động.

• • Quản lý pipeline theo giai đoạn với giao diện Kanban trực quan.

• • Theo dõi doanh thu dự kiến và xác suất chốt cho từng cơ hội.

• • Tính toán doanh thu định kỳ (MRR/ARR) cho subscription.

• • Theo dõi hoạt động và deadline để không bỏ lỡ cơ hội.

• • Đánh dấu Won/Lost với lý do chi tiết để phân tích.

Điểm chính

• • Lead được chuyển thành opportunity và xuất hiện trong Pipeline.

• • Thông tin liên hệ, email, phone được giữ nguyên.

• • Lịch sử hoạt động và chatter được chuyển sang opportunity.

• • Có thể chuyển đổi hàng loạt nhiều lead cùng lúc từ list view.

Các bước thực hiện

• 1. Mở lead cần chuyển đổi từ CRM → Leads.

• 2. Nhấn nút Convert to Opportunity.

• 3. Chọn phương án khách hàng: Tạo khách hàng mới hoặc Liên kết khách hàng đã có.

• 4. Xác nhận Salesperson (người phụ trách) và Sales Team (bộ phận).

• 5. Nhấn Apply để hoàn tất chuyển đổi.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Leads và chuyển sang chế độ List view.

• 2. Tick chọn nhiều lead cần chuyển đổi.

• 3. Chọn hành động Convert to Opportunity từ menu Action.

• 4. Chọn cách gán Salesperson và Sales Team (giữ nguyên hoặc gán mới).

• 5. Xác nhận chuyển đổi để xử lý hàng loạt.

Điểm chính

• • Mỗi stage có thể cấu hình xác suất mặc định.

• • Stage Won đánh dấu cơ hội đã chốt thành công.

• • Stage Lost đánh dấy cơ hội đã mất.

• • Có thể tạo stage tùy chỉnh theo quy trình riêng của doanh nghiệp.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Pipeline để xem giao diện Kanban.

• 2. Các cột đại diện cho stage: New, Qualified, Proposition, Won.

• 3. Kéo thả opportunity từ cột này sang cột khác để di chuyển giai đoạn.

• 4. Hoặc mở form opportunity và chọn trường Stage để thay đổi.

Thông tin cơ hội

Điểm chính

• • Kéo thả trong Kanban view: nhanh nhất cho cập nhật hàng loạt.

• • Chỉnh sửa trường Stage trong form: chi tiết hơn với ghi chú.

• • Xác suất tự động cập nhật theo stage mặc định.

• • Có thể ghi đè xác suất thủ công nếu cần điều chỉnh.

• • Luôn cập nhật stage kịp thời để dự báo doanh thu chính xác.

Điểm chính

• • Ưu tiên cơ hội có Expected Revenue cao + Probability cao.

• • So sánh Prorated Revenue với kết quả thực tế để cải thiện dự báo.

• • Cập nhật Expected Revenue khi có thông tin mới từ khách hàng.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity và nhập Expected Revenue.

• 2. Cập nhật Probability theo giai đoạn (hoặc để tự động).

• 3. Hệ thống tự động tính Prorated Revenue.

• 4. Xem tổng doanh thu dự kiến trong Pipeline view.

• 5. Dùng báo cáo Forecast để phân tích theo thời gian.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity có tính chất subscription.

• 2. Nhập Recurring Revenue (giá trị định kỳ).

• 3. Chọn chu kỳ: Monthly hoặc Yearly.

• 4. Hệ thống tự động tính MRR/ARR.

• 5. Xem báo cáo Recurring Revenue để theo dõi xu hướng.

Điểm chính

• • Dùng bộ lọc My Activities để xem activity của bản thân.

• • Bộ lọc Overdue hiển thị activity quá hạn cần xử lý gấp.

• • Luôn có activity kế tiếp để cơ hội không bị "đứng" lâu.

• • Activity history trong chatter giúp theo dõi lịch sử tương tác.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity và nhấn Schedule Activity.

• 2. Chọn loại activity: Call, Email, Meeting, To-Do.

• 3. Đặt Due Date (deadline) và gán người phụ trách.

• 4. Nhập nội dung và ghi chú cần thiết.

• 5. Đánh dấu Done khi hoàn thành và tạo activity tiếp theo.

Điểm chính

• • Opportunity Won không thể chỉnh sửa stage (đã kết thúc).

• • Có thể tạo Sale Order trực tiếp từ opportunity Won.

• • Doanh thu thực tế được so sánh với Expected Revenue.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity đã chốt thành công.

• 2. Nhấn nút Mark Won (hoặc kéo vào cột Won trong Kanban).

• 3. Xác nhận Expected Revenue cuối cùng nếu có thay đổi.

• 4. Hệ thống chuyển opportunity sang trạng thái Won.

• 5. Doanh thu được ghi nhận vào báo cáo và forecast.

Điểm chính

• • Luôn chọn Lost Reason để báo cáo chính xác.

• • Phân tích Lost Reason giúp xác định điểm nghẽn quy trình.

• • Có thể khôi phục opportunity Lost nếu khách hàng quay lại.

• • Dùng báo cáo Win/Loss Analysis để so sánh tỉ lệ thắng/thua.

Các bước thực hiện

• 1. Mở opportunity không chốt được.

• 2. Nhấn nút Mark Lost.

• 3. Chọn Lost Reason từ danh sách (giá cao, không phù hợp, chọn đối thủ, v.v.).

• 4. Nhập ghi chú chi tiết nếu cần.

• 5. Xác nhận để chuyển sang trạng thái Lost.

Điểm chính

• • Mỗi Sales Team có thể có bộ stage riêng.

• • Stage Won tự động đánh dấu opportunity là thành công.

• • Xác suất mặc định giúp dự báo doanh thu tự động.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Configuration → Stages.

• 2. Nhấn New để tạo stage mới.

• 3. Điền Name (tên giai đoạn) và Probability (xác suất mặc định).

• 4. Đánh dấu Is Won nếu là giai đoạn thắng.

• 5. Sắp xếp Sequence để định thứ tự hiển thị.

• 6. Lưu và áp dụng cho Sales Team tương ứng.

Điểm chính

• • Chuẩn hóa Lost Reason giúp báo cáo chính xác.

• • Phân tích Lost Reason để cải thiện chiến lược bán hàng.

• • Theo dõi xu hướng Lost Reason theo thời gian.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Configuration → Lost Reasons.

• 2. Nhấn New để tạo lý do mới.

• 3. Điền Name (tên lý do): Giá cao, Không phù hợp, Chọn đối thủ, Không phản hồi.

• 4. Lưu và sử dụng khi đánh dấu opportunity Lost.

Điểm chính

• • Cập nhật stage kịp thời để pipeline phản ánh đúng thực tế.

• • Luôn có activity kế tiếp với deadline rõ ràng.

• • Ưu tiên cơ hội có Expected Revenue cao + Probability cao.

• • Ghi Lost Reason đầy đủ để phân tích và cải thiện.

• • Định kỳ review pipeline theo tuần để xử lý cơ hội "đứng" lâu.

• • So sánh dự báo với kết quả thực tế để cải thiện độ chính xác.

• • Sử dụng Recurring Revenue cho subscription để theo dõi MRR/ARR.

• • Phân tích Win/Loss ratio theo salesperson và team.

Phân quyền