Quản lý Lead (Khách hàng Tiềm năng)

Điểm chính

• • Tạo và quản lý thông tin khách hàng tiềm năng (lead).

• • Theo dõi hoạt động chăm sóc: gọi điện, email, họp.

• • Chuyển đổi lead thành opportunity (cơ hội bán hàng).

• • Phân công lead tự động theo team và salesperson.

• • Lưu trữ và khôi phục lead khi cần.

• • Theo dõi nguồn lead và hiệu quả marketing.

• • Gắn thẻ (tags) để phân loại và lọc lead.

• • Quản lý quyền truy cập theo vai trò người dùng.

Điểm chính

• • Luôn điền email hoặc phone để giảm trùng lặp và dễ dàng liên hệ.

• • Sử dụng tags nhất quán trong toàn đội để dễ lọc và phân tích.

• • Chọn source chính xác để đánh giá hiệu quả kênh marketing.

Các bước thực hiện

• 1. Vào CRM → Leads và nhấn nút New.

• 2. Điền Contact / Customer: tên người liên hệ hoặc công ty (khuyến nghị).

• 3. Nhập Email và Phone để liên hệ (khuyến nghị có ít nhất một trong hai).

• 4. Chọn Salesperson: người phụ trách xử lý lead (không bắt buộc).

• 5. Chọn Sales Team: bộ phận quản lý lead (không bắt buộc).

• 6. Thêm Tags để phân loại lead theo tiêu chí (ví dụ: "Enterprise", "SMB", "Hot Lead").

• 7. Chọn Source để theo dõi nguồn lead (Website, Email Campaign, Event).

• 8. Điền Referred By nếu lead được giới thiệu bởi đối tác hoặc khách hàng hiện tại.

• 9. Nhấn Save để lưu lead.

Điểm chính

• • Luôn đặt deadline cho activity tiếp theo để tránh bỏ sót.

• • Sử dụng bộ lọc "My Activities" để xem lead cần xử lý hôm nay.

• • Dùng bộ lọc "Overdue" để xử lý các activity quá hạn.

• • Ghi chú chi tiết trong chatter giúp đồng nghiệp hiểu ngữ cảnh khi chuyển giao.

Các bước thực hiện

• 1. Mở lead cần cập nhật từ danh sách Leads.

• 2. Tại phần chatter (bên dưới form), ghi chú nội dung trao đổi với khách hàng.

• 3. Nhấn Schedule Activity để tạo hoạt động tiếp theo: Call, Email, Meeting, To-Do.

• 4. Chọn loại activity, điền summary và chọn deadline.

• 5. Gán activity cho salesperson phụ trách (mặc định là người tạo).

• 6. Cập nhật Priority nếu lead trở nên quan trọng hơn.

• 7. Thay đổi Salesperson hoặc Sales Team nếu cần chuyển giao.

Điểm chính

• • Archive lead khi: khách hàng từ chối, không liên lạc được sau nhiều lần, hoặc tạm ngưng xử lý.

• • Không xóa lead trừ khi chắc chắn không cần dữ liệu (xóa không thể khôi phục).

• • Định kỳ review lead archived để quyết định khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn.

Các bước thực hiện

• 1. Mở lead cần lưu trữ.

• 2. Nhấn Action → Archive (hoặc biểu tượng archive trên form).

• 3. Lead sẽ bị ẩn khỏi danh sách chính nhưng vẫn lưu trong hệ thống.

• 4. Để xem lead đã lưu trữ, bật bộ lọc "Archived" trong danh sách.

• 5. Để khôi phục lead, mở lead đã archive và nhấn Restore / Unarchive.

Điểm chính

• • Lead sau khi chuyển đổi sẽ trở thành opportunity và theo dõi trong Pipeline.

• • Thông tin contact, email, phone, activities sẽ được giữ nguyên.

• • Có thể chuyển đổi hàng loạt nhiều lead bằng cách tick chọn và dùng action chuyển đổi.

Các bước thực hiện

• 1. Mở lead đã được xác nhận tiềm năng.

• 2. Nhấn nút Convert to Opportunity.

• 3. Chọn phương án khách hàng: Create a new customer (tạo mới) hoặc Link to an existing customer (liên kết khách hàng có sẵn).

• 4. Nếu tạo mới: hệ thống tự động tạo contact/company từ thông tin lead.

• 5. Nếu liên kết: tìm và chọn customer đã tồn tại trong hệ thống.

• 6. Xác nhận Salesperson và Sales Team phụ trách opportunity.

• 7. Nhấn Apply để hoàn tất chuyển đổi.

Điểm chính

• • Budget: Khách hàng có ngân sách cho sản phẩm/dịch vụ không?

• • Authority: Người liên hệ có quyền quyết định mua hàng không?

• • Need: Khách hàng có nhu cầu thực sự với sản phẩm/dịch vụ không?

• • Timeline: Khách hàng có kế hoạch mua trong thời gian gần không?

• • Fit: Sản phẩm/dịch vụ có phù hợp với nhu cầu khách hàng không?

Quyết định xử lý Lead

Điểm chính

• • Nguồn có tỉ lệ chuyển đổi cao nên được ưu tiên đầu tư.

• • Nguồn có chi phí thấp và chất lượng tốt là kênh hiệu quả nhất.

• • Định kỳ review và loại bỏ nguồn không hiệu quả.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Configuration → Lead Sources để quản lý danh sách nguồn.

• 2. Tạo nguồn mới: Website, Email Campaign, Social Media, Event, Referral, Cold Call.

• 3. Khi tạo lead, luôn chọn Source tương ứng.

• 4. Vào Reporting → Lead Analysis để xem báo cáo theo nguồn.

• 5. Phân tích: số lượng lead, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu theo từng nguồn.

Điểm chính

• • Round Robin: phân đều lead cho các salesperson theo thứ tự.

• • Based on workload: ưu tiên người có ít lead đang xử lý nhất.

• • Có thể giới hạn số lead tối đa mỗi salesperson nhận trong ngày/tháng.

Các bước thực hiện

• 1. Phân công thủ công: Mở lead → chọn Salesperson và Sales Team → Save.

• 2. Phân công tự động: Vào Configuration → Sales Teams.

• 3. Chọn team và cấu hình Assignment Rules.

• 4. Thiết lập điều kiện: domain (lọc lead theo tiêu chí), member (danh sách salesperson).

• 5. Chọn phương pháp phân công: Round Robin (luân phiên), Random (ngẫu nhiên), hoặc Based on workload (theo khối lượng).

• 6. Chạy Assign Leads thủ công hoặc thiết lập cron tự động.

Điểm chính

• • Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: luôn có email hoặc phone để giảm trùng lặp.

• • Không để lead "mồ côi": tránh trạng thái Unassigned (chưa phân công) quá lâu.

• • Luôn có activity kế tiếp: mỗi lead cần một bước tiếp theo rõ ràng với deadline.

• • Sử dụng tags nhất quán: thống nhất cách đặt tên tags trong toàn đội.

• • Định kỳ review lead: theo tuần để xử lý lead bị "đứng" lâu không có activity.

• • Ghi chú đầy đủ trong chatter: giúp đồng nghiệp hiểu ngữ cảnh khi chuyển giao.

• • Theo dõi nguồn lead: đánh giá hiệu quả marketing và tối ưu ngân sách.

• • Merge lead trùng lặp: sử dụng tính năng Merge để hợp nhất lead cùng khách hàng.

Điểm chính

• • Chuyên viên chỉ thấy lead của bản thân và team (không thấy lead của team khác).

• • Trưởng nhóm có thể reassign lead trong team và xem pipeline của team.

• • Quản lý có thể cấu hình stages, lost reasons, sales teams, và assignment rules.

Phân quyền CRM