Module CRM Sale Subscription
Tự động đồng bộ doanh thu từ đơn hàng subscription, theo dõi MRR/ARR và quản lý gia hạn dịch vụ.
Module CRM Sale Subscription tự động cập nhật doanh thu dự kiến và doanh thu định kỳ của cơ hội bán hàng khi xác nhận đơn hàng subscription.
Phân biệt rõ doanh thu một lần và doanh thu định kỳ, dự báo theo kế hoạch (tháng/quý/năm), và lưu vết tất cả thay đổi doanh thu.
Lợi ích chính
Điểm chính
• Tự động đồng bộ doanh thu từ đơn hàng subscription khi xác nhận.
• Theo dõi chính xác doanh thu một lần và doanh thu định kỳ.
• Dự báo doanh thu theo kế hoạch (tháng, quý, năm).
• Lưu vết tất cả thay đổi doanh thu trong chatter.
• Quản lý nhiều đơn hàng cho một cơ hội với tính toán tích lũy.
• Kiểm soát quyền truy cập doanh thu định kỳ theo nhóm người dùng.
Thuật ngữ chính
| Trường dữ liệu | Mô tả |
|---|---|
| Doanh thu dự kiến | Doanh thu từ sản phẩm/dịch vụ bán một lần, không lặp lại (phí setup, thiết bị, tư vấn). |
| Doanh thu định kỳ | Doanh thu từ dịch vụ đăng ký, thanh toán định kỳ (cloud, bảo trì, thuê bao). |
| Kế hoạch định kỳ | Chu kỳ tính doanh thu: Tháng (1 tháng), Quý (3 tháng), Năm (12 tháng). |
| Doanh thu định kỳ hàng tháng | Monthly Recurring Revenue - doanh thu lặp lại hàng tháng. |
| Doanh thu định kỳ hàng năm | Annual Recurring Revenue - doanh thu lặp lại hàng năm (MRR × 12). |
| Đơn hàng subscription | Đơn hàng có sản phẩm định kỳ với chu kỳ thanh toán. |
Loại doanh thu và ví dụ
Phân loại doanh thu
| Loại | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Doanh thu một lần | Thanh toán một lần, không lặp lại | Phí setup: 5.000.000 VNĐ, Thiết bị: 10.000.000 VNĐ, Tư vấn: 3.000.000 VNĐ |
| Doanh thu định kỳ | Thanh toán lặp lại theo chu kỳ | Cloud: 500.000 VNĐ/tháng, Bảo trì: 1.000.000 VNĐ/tháng, Thuê bao: 200.000 VNĐ/tháng |
Quy trình sử dụng
Các bước thực hiện
1. Tạo cơ hội bán hàng: Vào CRM → Pipeline → Tạo mới, nhập tên cơ hội, khách hàng, doanh thu ước tính ban đầu.
2. Tạo báo giá subscription: Trong cơ hội, nhấn Báo giá mới, chọn kế hoạch subscription (Monthly/Yearly).
3. Thêm sản phẩm: Thêm sản phẩm một lần (setup, đào tạo) và sản phẩm định kỳ (đánh dấu "Recurring Invoice").
4. Xác nhận đơn hàng: Gửi báo giá, khi khách hàng chấp nhận, nhấn Xác nhận.
5. Hệ thống tự động cập nhật: Doanh thu dự kiến = tổng sản phẩm một lần, Doanh thu định kỳ = tổng sản phẩm định kỳ × chu kỳ.
6. Kiểm tra cập nhật: Xem tab Thông tin bổ sung và Chatter để xác nhận doanh thu đã được cập nhật.
Tình huống 1: Hợp đồng dịch vụ cloud
Khách hàng: Công ty XYZ, Dịch vụ: Cloud hosting + Support, Thời hạn: 12 tháng.
Quy trình cập nhật
| Giai đoạn | Chi tiết | Kết quả |
|---|---|---|
| Cơ hội ban đầu | Doanh thu dự kiến: 0 VNĐ, Doanh thu định kỳ: 0 VNĐ | Chưa có kế hoạch |
| Báo giá | Setup: 10.000.000 VNĐ (một lần), Cloud: 3.000.000 VNĐ/tháng, Support: 1.000.000 VNĐ/tháng | Tổng định kỳ: 4.000.000 VNĐ/tháng |
| Sau xác nhận (Tháng) | Doanh thu dự kiến: 10.000.000 VNĐ, Doanh thu định kỳ: 4.000.000 VNĐ | Kế hoạch: Tháng (tự động) |
| Sau xác nhận (Năm) | Doanh thu dự kiến: 10.000.000 VNĐ, Doanh thu định kỳ: 48.000.000 VNĐ | Kế hoạch: Năm (4M × 12) |
Tình huống 2: Nhiều đơn hàng cho một cơ hội
Cơ hội: "Hợp đồng tổng thể - Công ty ABC" với nhiều giai đoạn triển khai.
Các bước thực hiện
1. Đơn hàng 1 (Giai đoạn 1): Setup 5.000.000 VNĐ + Dịch vụ cơ bản 1.000.000 VNĐ/tháng → Cập nhật: Doanh thu dự kiến = 5M, Định kỳ = 1M.
2. Đơn hàng 2 (Giai đoạn 2 - mở rộng): Nâng cấp 3.000.000 VNĐ + Dịch vụ nâng cao 2.000.000 VNĐ/tháng → Cập nhật: Doanh thu dự kiến = 8M (5M + 3M), Định kỳ = 3M (1M + 2M).
3. Lưu ý: Hệ thống chỉ tăng doanh thu, không giảm. Doanh thu tích lũy từ tất cả đơn hàng.
Tình huống 3: Đơn hàng ngoại tệ
Quy tắc: Chỉ cập nhật khi tiền tệ đơn hàng = tiền tệ công ty.
Điểm chính
• Đơn hàng ngoại tệ không ảnh hưởng đến doanh thu cơ hội.
• Cần quy đổi thủ công nếu muốn tính doanh thu ngoại tệ.
Xử lý tiền tệ
| Đơn hàng | Tiền tệ | Kết quả |
|---|---|---|
| Đơn hàng 1: Setup $500, Service $100/month | USD | Doanh thu KHÔNG được cập nhật (khác tiền tệ công ty VNĐ) |
| Đơn hàng 2: Setup 10.000.000 VNĐ, Service 2.000.000 VNĐ/month | VNĐ | Doanh thu được cập nhật bình thường |
Quy tắc cập nhật doanh thu
Hệ thống áp dụng các điều kiện nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác.
Điều kiện cập nhật
| Loại doanh thu | Điều kiện | Hành động |
|---|---|---|
| Doanh thu dự kiến | Tổng sản phẩm một lần > Doanh thu hiện tại + Tiền tệ khớp | Cập nhật = Tổng giá trị sản phẩm không định kỳ |
| Doanh thu định kỳ | Doanh thu tháng > Doanh thu tháng hiện tại + Tiền tệ khớp + Có quyền xem | Cập nhật = Doanh thu tháng × Số tháng trong kế hoạch |
| Kế hoạch định kỳ | Cơ hội chưa có kế hoạch + Đơn hàng có sản phẩm định kỳ | Tự động gán kế hoạch "Tháng" (1 tháng) |
Công thức tính toán
Doanh thu dự kiến = Tổng giá trị sản phẩm không định kỳ
Doanh thu định kỳ = Doanh thu tháng × Số tháng trong kế hoạch
Ví dụ tính toán theo kế hoạch
| Doanh thu tháng | Kế hoạch | Số tháng | Doanh thu định kỳ |
|---|---|---|---|
| 2.000.000 VNĐ | Tháng | 1 | 2.000.000 VNĐ (2M × 1) |
| 2.000.000 VNĐ | Quý | 3 | 6.000.000 VNĐ (2M × 3) |
| 2.000.000 VNĐ | Năm | 12 | 24.000.000 VNĐ (2M × 12) |
Theo dõi và báo cáo
Điểm chính
• Lịch sử thay đổi: Xem Chatter để theo dõi thông báo "Doanh thu dự kiến đã được cập nhật..." hoặc "Doanh thu định kỳ đã được cập nhật..."
• Pipeline View: Xem tổng doanh thu dự kiến và định kỳ theo giai đoạn.
• Báo cáo Pipeline Analysis: CRM → Báo cáo → Pipeline Analysis, lọc theo kế hoạch định kỳ, nhóm theo nhóm bán hàng.
• Dashboard: Tổng doanh thu dự kiến, tổng MRR, tỷ lệ chuyển đổi theo loại doanh thu.
• Phân tích xu hướng: Theo dõi tăng trưởng MRR/ARR theo thời gian.
Quyền truy cập và nhóm người dùng
Các bước thực hiện
1. Cấp quyền: Vào Cài đặt → Người dùng & Công ty → Người dùng.
2. Chọn người dùng cần cấp quyền.
3. Tab Quyền truy cập → Phần Sales → Bật "Recurring Revenues".
4. Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi.
Phân quyền
| Nhóm | Quyền chính |
|---|---|
| Recurring Revenues User | Xem và chỉnh sửa doanh thu định kỳ, xem thông báo cập nhật, truy cập báo cáo doanh thu định kỳ. |
| Người dùng không có quyền | Chỉ xem doanh thu dự kiến, không thấy trường doanh thu định kỳ, không thấy thông báo về doanh thu định kỳ. |
Lưu ý quan trọng
Điểm chính
• Tiền tệ: Doanh thu chỉ cập nhật khi tiền tệ đơn hàng = tiền tệ công ty. Đơn hàng ngoại tệ không ảnh hưởng.
• Cập nhật một chiều: Hệ thống chỉ TĂNG doanh thu, không giảm. Nếu hủy đơn hàng, cần cập nhật thủ công.
• Nhiều đơn hàng: Một cơ hội có thể có nhiều đơn hàng. Mỗi đơn hàng xác nhận sẽ cập nhật doanh thu nếu cao hơn.
• Kế hoạch định kỳ: Nếu chưa có, hệ thống gán kế hoạch "Tháng". Có thể thay đổi thủ công sang Quý/Năm.
• Không tự động trừ: Không tự động trừ doanh thu khi xóa dòng sản phẩm hoặc hủy đơn hàng.
Khắc phục sự cố
Vấn đề thường gặp
| Vấn đề | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Doanh thu không cập nhật | Tiền tệ khác nhau / Doanh thu thấp hơn / Không có quyền | Kiểm tra tiền tệ đơn hàng và công ty, xem lại giá trị hiện tại, kiểm tra quyền truy cập |
| Không thấy doanh thu định kỳ | Không có quyền "Recurring Revenues User" | Liên hệ admin để cấp quyền hoặc tự cấp quyền (nếu là admin) |
| Doanh thu tính sai | Kế hoạch không đúng / Sản phẩm không đánh dấu "Recurring Invoice" | Kiểm tra kế hoạch định kỳ, kiểm tra cấu hình sản phẩm, tính lại theo công thức |
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Ước tính ban đầu: Nhập doanh thu ước tính khi tạo cơ hội, hệ thống sẽ cập nhật khi có đơn hàng thực tế.
• Chọn kế hoạch phù hợp: Hợp đồng ngắn hạn dùng Tháng, hợp đồng dài hạn dùng Năm để dự báo chính xác.
• Theo dõi chatter: Luôn kiểm tra chatter để biết khi nào doanh thu được cập nhật.
• Báo cáo định kỳ: Xuất báo cáo doanh thu định kỳ hàng tháng để theo dõi xu hướng MRR/ARR.
• Phân loại sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm được đánh dấu đúng (một lần/định kỳ) để tính toán chính xác.
• Quản lý gia hạn: Theo dõi ngày hết hạn subscription để chủ động gia hạn và duy trì doanh thu định kỳ.