Sendcloud Delivery

Điểm chính

• • Tự động tính phí vận chuyển dựa trên trọng lượng và địa chỉ

• • Tạo nhãn vận chuyển trực tiếp từ phiếu xuất kho

• • Tạo nhãn trả hàng cho khách hàng

• • Theo dõi trạng thái bưu kiện qua Sendcloud

• • Hỗ trợ vận chuyển nhiều kiện hàng trong một lô (multicollo)

• • Tự động chọn phương thức vận chuyển tối ưu theo giá

• • Hủy vận chuyển khi cần thiết

User Roles

Các bước thực hiện

• 1. Vào Inventory → Configuration → Shipping Methods

• 2. Nhấn New để tạo phương thức mới

• 3. Điền Shipping Method (ví dụ: "Sendcloud Express"), chọn Provider = Sendcloud, chọn Delivery Product

• 4. Trong tab SendCloud Configuration, nhập Sendcloud Public Key và Sendcloud Secret Key

• 5. Ship From: Chọn quốc gia xuất phát (tự động lấy từ kho mặc định)

• 6. Nhấn Save

• 7. Nhấn Load your products để tải danh sách sản phẩm vận chuyển

• 8. Hệ thống hiển thị wizard với danh sách sản phẩm có sẵn

• 9. Chọn Delivery Product (sản phẩm vận chuyển chính - bắt buộc)

• 10. Chọn Return Product (sản phẩm trả hàng - tùy chọn)

• 11. Nhấn Confirm

Điểm chính

• • Default Package Type: Một số đơn vị vận chuyển yêu cầu kích thước kiện hàng. Tạo tại Inventory → Configuration → Package Types

• • Use Sendcloud shipping rules: Bật nếu đã cấu hình rules trong tài khoản Sendcloud. Rules tự động chọn phương thức dựa trên điều kiện

• • Use Batch Shipping: Bật để gộp nhiều kiện hàng thành một lô (multicollo). Chỉ hỗ trợ vận chuyển nội địa EU

• • Functionality Filters: Tùy chỉnh các chức năng bổ sung như bảo hiểm, giao hàng buổi tối, chữ ký

Các bước thực hiện

• 1. Tạo hoặc mở đơn hàng (Sales Order)

• 2. Trong tab Other Info, chọn Delivery Method = phương thức Sendcloud

• 3. Nhấn Set price hoặc Compute Shipping

• 4. Hệ thống tự động tính tổng trọng lượng đơn hàng

• 5. Gọi API Sendcloud để lấy giá

• 6. Thêm dòng phí vận chuyển vào đơn hàng

• 7. Nếu đơn hàng vượt trọng lượng tối đa, hệ thống tự động chia thành nhiều kiện

Điểm chính

• • Nếu đơn hàng vượt trọng lượng tối đa của phương thức, hệ thống tự động chia thành nhiều kiện

• • Giá hiển thị = giá mỗi kiện × số kiện

• • Thông báo: "Note that this price is for X packages since the order weight is more than the maximum weight allowed"

Các bước thực hiện

• 1. Xác nhận đơn hàng (Sales Order) → tạo phiếu xuất kho (Delivery Order)

• 2. Mở phiếu xuất kho

• 3. Kiểm tra: Carrier = Sendcloud, Shipping Weight có trọng lượng, Recipient Address đầy đủ (street, city, zip, country, phone, email)

• 4. Nhấn Validate để xác nhận xuất kho

• 5. Nhấn Send to Shipper để tạo nhãn Sendcloud

• 6. Hệ thống gọi API Sendcloud để tạo parcel

• 7. Tải nhãn vận chuyển (PDF) và đính kèm vào chatter

• 8. Lưu tracking number vào Carrier Tracking Ref

• 9. Lưu parcel reference vào Sendcloud Parcel Reference

Điểm chính

• • Trong môi trường test: Nhãn được tạo nhưng tự động hủy ngay sau đó, tracking number không khả dụng

• • Trong môi trường production: Nhãn được tạo và gửi đến đơn vị vận chuyển

• • Vào chatter của phiếu xuất kho, tìm message "Shipment created in Sendcloud"

• • Nhấn vào file đính kèm (ví dụ: "Label-12345.pdf")

• • In nhãn và dán lên kiện hàng

Điểm chính

• • Tự động: Cấu hình Return Label on Delivery trên phương thức vận chuyển. Nhãn trả hàng tự động được tạo khi tạo nhãn vận chuyển

• • Thủ công: Mở phiếu xuất kho đã giao hàng, nhấn Return, chọn sản phẩm cần trả, xác nhận tạo phiếu trả hàng, nhấn Send to Shipper

• • Nhãn trả hàng đính kèm trong cùng message chatter

• • Khách hàng có thể sử dụng nhãn này để trả hàng

Điểm chính

• • Mở phiếu xuất kho, trường Carrier Tracking Ref hiển thị mã theo dõi

• • Nhấn vào icon tracking để mở link theo dõi Sendcloud

• • Link theo dõi dẫn đến trang Sendcloud với thông tin: trạng thái hiện tại, lịch sử di chuyển, thời gian giao hàng dự kiến, thông tin đơn vị vận chuyển

Các bước thực hiện

• 1. Mở phiếu xuất kho đã tạo nhãn

• 2. Nhấn Cancel Shipment

• 3. Hệ thống gọi API Sendcloud để hủy parcel

• 4. Nếu không đáp ứng điều kiện, hệ thống báo lỗi: "The cancellation was rejected for the parcel(s) with the following id..."

Điểm chính

• • Điều kiện: Bật Use Batch Shipping, sản phẩm vận chuyển hỗ trợ Multicollo, đích đến trong EU

• • Quy trình: Tạo phiếu xuất kho với nhiều packages, đảm bảo mỗi package có shipping weight và kích thước, nhấn Send to Shipper

• • Hệ thống tự động gộp tối đa 20 kiện vào một batch, tạo nhiều batch nếu có hơn 20 kiện, chọn phương thức rẻ nhất cho mỗi batch

• • Kết quả: Mỗi kiện có parcel ID riêng, tất cả kiện trong batch có cùng tracking number, nhãn cho từng kiện được tải về

Common Errors

Điểm chính

• • Chuẩn bị dữ liệu: Luôn nhập weight cho sản phẩm, chuẩn hóa địa chỉ khách hàng đầy đủ, tạo package types với kích thước chuẩn

• • Tối ưu chi phí: Sử dụng Multicollo để gộp nhiều kiện, cấu hình rules trong Sendcloud để tự động chọn phương thức rẻ nhất, kiểm tra weight range

• • Quy trình làm việc: Test trước khi production, in nhãn ngay, kiểm tra tracking

• • Xử lý trả hàng: Cân nhắc Return Label on Delivery (tiện lợi nhưng có thể tốn phí), hướng dẫn khách hàng, theo dõi return picking

• • Bảo trì: Cập nhật sản phẩm vận chuyển định kỳ, kiểm tra API keys, review shipping rules