Documents - Accounting
Tích hợp quản lý tài liệu với kế toán
Module Documents Accounting tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống kế toán, cho phép tạo hóa đơn từ tài liệu, đồng bộ sổ nhật ký với thư mục và xuất báo cáo.
Hỗ trợ nhập sao kê ngân hàng, xử lý XML có PDF nhúng và đối soát với giao dịch ngân hàng.
Cấu hình đồng bộ Sổ nhật ký - Thư mục
Đồng bộ tự động giữa sổ nhật ký kế toán và thư mục Documents để tài liệu được lưu trữ có tổ chức.
Các bước thực hiện
1. Vào Accounting → Configuration → Journals.
2. Chọn sổ nhật ký cần cấu hình (ví dụ: Customer Invoices, Vendor Bills).
3. Trong tab Documents, chọn Documents Folder để liên kết.
4. Nhấn Save để lưu cấu hình.
5. Tài liệu đính kèm hóa đơn sẽ tự động lưu vào thư mục đã chọn.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Sổ nhật ký | Sổ nhật ký kế toán |
| Thư mục Tài liệu | Thư mục lưu tài liệu của sổ nhật ký |
| Thư mục Kế toán | Thư mục gốc cho tài liệu kế toán |
Tạo hóa đơn từ tài liệu
Tải lên hóa đơn PDF hoặc hình ảnh và tạo hóa đơn mua hàng hoặc bán hàng trực tiếp từ Documents.
Điểm chính
• Hỗ trợ OCR để tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn PDF.
• Có thể tạo nhiều hóa đơn từ nhiều tài liệu cùng lúc.
• Tài liệu được giữ lại trong Documents sau khi tạo hóa đơn.
Các bước thực hiện
1. Tải lên file hóa đơn vào Documents (thư mục Accounting hoặc thư mục sổ nhật ký).
2. Chọn tài liệu và nhấn Create Vendor Bill hoặc Create Customer Invoice.
3. Hệ thống tự động trích xuất thông tin (nếu có OCR).
4. Điền thông tin còn thiếu: Partner, Date, Lines.
5. Nhấn Save để tạo hóa đơn.
6. Tài liệu sẽ tự động đính kèm vào hóa đơn.
Tạo bút toán khác
Tạo các bút toán kế toán khác (miscellaneous entries) từ tài liệu.
Các bước thực hiện
1. Chọn tài liệu trong Documents.
2. Nhấn Create Journal Entry.
3. Điền thông tin bút toán: Journal, Date, Lines.
4. Nhấn Save để tạo bút toán.
Nhập sao kê ngân hàng
Nhập file sao kê ngân hàng (CSV, OFX, QIF) từ Documents vào Accounting.
Điểm chính
• Hỗ trợ nhiều định dạng: CSV, OFX, QIF, CAMT.
• Tự động phát hiện định dạng file.
Các bước thực hiện
1. Tải lên file sao kê ngân hàng vào Documents.
2. Chọn file và nhấn Import Bank Statement.
3. Chọn Bank Journal để nhập.
4. Hệ thống tự động phân tích file và tạo bank statement.
5. Xem và đối soát giao dịch trong Accounting → Bank.
Xuất báo cáo kế toán
Xuất báo cáo kế toán (Balance Sheet, P&L, Tax Report) và lưu vào Documents.
Điểm chính
• Báo cáo được lưu trữ lâu dài trong Documents.
• Có thể chia sẻ báo cáo với kế toán viên hoặc kiểm toán viên.
Các bước thực hiện
1. Vào Accounting → Reporting → chọn báo cáo (Balance Sheet, P&L, Tax Report).
2. Chọn kỳ báo cáo và các tùy chọn.
3. Nhấn Export to Documents.
4. Chọn thư mục đích trong Documents.
5. Báo cáo PDF sẽ được tạo và lưu vào thư mục đã chọn.
Xem tài liệu đính kèm hóa đơn
Truy cập tài liệu đính kèm từ form hóa đơn.
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn trong Accounting → Customers → Invoices hoặc Vendors → Bills.
2. Xem trường Has Documents để biết có tài liệu đính kèm.
3. Nhấn vào Document Count hoặc vào tab Documents để xem tài liệu.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Hóa đơn mua hàng | Hóa đơn từ nhà cung cấp |
| Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn cho khách hàng |
| Có tài liệu | Hóa đơn có tài liệu đính kèm |
Xử lý tài liệu XML có PDF nhúng
Tự động trích xuất PDF từ file XML (ví dụ: hóa đơn điện tử) và tạo hóa đơn.
Điểm chính
• Tải lên file XML có PDF nhúng vào Documents.
• Hệ thống tự động phát hiện và trích xuất PDF.
• Tạo hóa đơn từ XML với thông tin đầy đủ.
• PDF được lưu làm tài liệu đính kèm.
Đối soát với giao dịch ngân hàng
Liên kết tài liệu với giao dịch ngân hàng khi đối soát.
Các bước thực hiện
1. Vào Accounting → Bank → Bank Reconciliation.
2. Chọn giao dịch cần đối soát.
3. Đính kèm tài liệu chứng từ từ Documents.
4. Hoàn tất đối soát.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Cấu hình đồng bộ sổ nhật ký với thư mục để tài liệu được tổ chức tự động.
• Sử dụng OCR để tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn PDF.
• Tạo thư mục riêng cho từng loại tài liệu (Invoices, Bills, Bank Statements, Reports).
• Xuất báo cáo định kỳ vào Documents để lưu trữ lâu dài.
• Đính kèm chứng từ gốc vào hóa đơn để dễ tra cứu khi kiểm toán.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu theo kỳ kế toán hoặc dự án.