Quản lý Công việc Dự án

• Tạo và quản lý task với mô tả chi tiết, deadline, ưu tiên và tags

• Phân rã task phức tạp thành subtask để theo dõi tiến độ từng phần

• Thiết lập phụ thuộc công việc (task dependencies) để đảm bảo thứ tự thực hiện

• Kanban board với drag-and-drop để di chuyển task qua các giai đoạn

• Gán task cho thành viên nhóm với thông báo tự động

• Theo dõi thời gian làm việc (timesheet) trực tiếp trên task

• Task (Công việc): Đơn vị công việc cơ bản trong dự án với người thực hiện, deadline và trạng thái

• Subtask (Công việc con): Task nhỏ hơn thuộc về task cha, giúp phân rã công việc phức tạp

• Task Dependencies (Phụ thuộc công việc): Mối quan hệ giữa các task quyết định thứ tự thực hiện

• Kanban View (Giao diện Kanban): Bảng trực quan hiển thị task theo cột trạng thái

• Stage (Giai đoạn): Trạng thái của task như "To Do", "In Progress", "Done"

• Assignment (Gán nhiệm vụ): Chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện task

1. Vào ứng dụng Project, chọn dự án cần tạo task

2. Nhấn "New" hoặc "+" trên kanban board để tạo task mới

3. Điền tên task, mô tả chi tiết, chọn người thực hiện (Assignees)

4. Thiết lập deadline, ưu tiên (Priority), tags và milestone nếu có

5. Chọn stage ban đầu (thường là "To Do" hoặc "Backlog")

6. Lưu task. Người được gán sẽ nhận thông báo tự động

• Mở task cha, chuyển đến tab "Sub-tasks" và nhấn "Add a line"

• Tạo subtask với tên, người thực hiện và deadline riêng

• Subtask có thể có stage và tiến độ độc lập với task cha

• Tiến độ task cha tự động tính dựa trên % hoàn thành của các subtask

• Subtask giúp chia nhỏ công việc lớn thành các phần dễ quản lý

• Có thể chuyển subtask thành task độc lập nếu cần

1. Mở task cần thiết lập phụ thuộc, chuyển đến tab "Dependencies"

2. Chọn "Blocked By" để thêm task phải hoàn thành trước

3. Chọn "Blocking" để xem task nào đang chờ task này hoàn thành

4. Hệ thống cảnh báo khi bắt đầu task mà task phụ thuộc chưa xong

5. Dependencies hiển thị trên Gantt view để thấy rõ luồng công việc

6. Giúp lập kế hoạch chính xác và tránh xung đột tiến độ

• Kanban board hiển thị task theo cột stage: To Do, In Progress, Done

• Kéo thả (drag-and-drop) task giữa các cột để cập nhật trạng thái

• Mỗi card hiển thị tên task, người thực hiện, deadline và priority

• Nhấn vào card để mở chi tiết task và chỉnh sửa

• Tùy chỉnh stage theo quy trình riêng của dự án

• Lọc và nhóm task theo người thực hiện, tag, milestone hoặc priority

• Chọn một hoặc nhiều người trong trường "Assignees" của task

• Người được gán nhận thông báo email và in-app notification

• Mỗi thành viên có dashboard riêng hiển thị task được gán

• Có thể gán lại task cho người khác nếu cần thay đổi phân công

• Theo dõi workload của từng thành viên qua view "By Assignee"

• Hỗ trợ gán nhiều người cho task yêu cầu phối hợp

1. Cập nhật stage của task khi chuyển giai đoạn làm việc

2. Ghi nhận thời gian làm việc (timesheet) trực tiếp trên task

3. Đánh dấu subtask hoàn thành để cập nhật % tiến độ task cha

4. Sử dụng Gantt view để xem timeline và deadline của tất cả task

5. Kiểm tra dashboard dự án để thấy tổng quan tiến độ

6. Nhận cảnh báo tự động khi task gần deadline hoặc quá hạn

• Phát triển phần mềm: task cho feature, subtask cho từng component, dependencies giữa frontend-backend

• Marketing campaign: task cho từng kênh, subtask cho content creation, design, publishing

• Xây dựng: task cho từng hạng mục, dependencies đảm bảo thứ tự thi công

• Sự kiện: task cho venue, catering, marketing với dependencies rõ ràng

• Onboarding nhân viên: task cho training, paperwork, setup với checklist subtask

• Product launch: task cho development, testing, marketing với timeline chặt chẽ

• Mỗi dự án có thể có bộ stage riêng phù hợp với quy trình

• Tạo stage mới từ Settings > Stages, đặt tên và thứ tự

• Đánh dấu stage cuối cùng là "Folded" để ẩn task hoàn thành

• Thiết lập stage "Cancelled" cho task bị hủy

• Sử dụng màu sắc khác nhau để phân biệt stage

• Stage có thể áp dụng cho nhiều dự án hoặc riêng từng dự án

• Timesheet: ghi nhận giờ làm việc trực tiếp trên task để tính lương và chi phí

• Sales: tạo task tự động từ sales order cho delivery hoặc implementation

• Helpdesk: chuyển ticket thành task dự án khi cần xử lý phức tạp

• Planning: lập kế hoạch phân công task theo lịch làm việc của nhóm

• Documents: đính kèm file, hợp đồng, tài liệu liên quan vào task

• Email: tạo task từ email, thảo luận task qua email thread

• Đặt tên task rõ ràng, bắt đầu bằng động từ: "Thiết kế UI", "Viết test case"

• Sử dụng tags để phân loại: "bug", "feature", "urgent", "technical-debt"

• Thiết lập deadline thực tế, tránh đặt quá gấp gây áp lực không cần thiết

• Cập nhật tiến độ thường xuyên để team leader theo dõi được tình hình

• Sử dụng subtask cho task dự kiến mất hơn 1 ngày để dễ theo dõi

• Kiểm tra dependencies trước khi bắt đầu sprint để tránh blocking

• Tăng minh bạch: mọi người thấy rõ ai làm gì, deadline khi nào

• Giảm meeting: thông tin task luôn cập nhật, không cần họp hỏi tiến độ

• Quản lý workload: phân bổ công việc đều, tránh quá tải hoặc nhàn rỗi

• Đúng deadline: cảnh báo sớm và dependencies giúp hoàn thành đúng hạn

• Truy vết công việc: lịch sử task giúp đánh giá hiệu suất và cải tiến quy trình

• Phối hợp tốt hơn: subtask và assignment rõ ràng giảm nhầm lẫn và trùng lặp