Mua hàng Kho
Tích hợp mua hàng với quản lý kho, receipts, dropshipping và reordering tự động
Module Purchase Stock kết nối chặt chẽ quy trình mua hàng với quản lý kho, tự động tạo phiếu nhập kho từ purchase orders, hỗ trợ dropshipping, và quản lý reordering rules.
Hệ thống tự động cập nhật tồn kho khi nhận hàng, tính toán định giá tồn kho, và tạo đơn mua tự động khi tồn kho dưới ngưỡng.
Tính năng chính
Điểm chính
• Automatic Receipts: Tự động tạo phiếu nhập kho khi confirm purchase order
• Dropshipping: Giao hàng trực tiếp từ vendor đến khách hàng, không qua kho
• Reordering Rules: Tự động tạo RFQ khi tồn kho dưới mức tối thiểu
• Stock Valuation: Cập nhật giá trị tồn kho theo giá mua thực tế
• 3-Way Matching: Đối chiếu PO - Receipt - Bill trước thanh toán
• Lead Time Management: Tính toán thời gian giao hàng để đặt mua đúng lúc
• Multi-location: Hỗ trợ nhập hàng vào nhiều kho/địa điểm
• Batch Receiving: Nhận hàng từng phần cho đơn hàng lớn
Quy trình mua hàng nhập kho
Các bước thực hiện
1. Tạo Purchase Order: Tạo PO, chọn products và quantities. Confirm PO.
2. Receipt tự động tạo: Hệ thống tự động tạo receipt (phiếu nhập kho dự kiến) với trạng thái "Ready".
3. Nhận hàng: Khi hàng về, vào Inventory → Operations → Receipts. Mở receipt tương ứng.
4. Validate receipt: Kiểm tra số lượng thực tế. Điều chỉnh nếu khác PO. Nhấn Validate.
5. Cập nhật tồn kho: Tồn kho tự động tăng. Giá trị tồn kho cập nhật theo giá PO.
6. Tạo vendor bill: Tạo bill từ PO. Hệ thống đối chiếu với receipt (3-way matching).
Dropshipping
Điểm chính
• Route Configuration: Thiết lập route "Dropship" cho sản phẩm
• Auto PO from SO: Tạo PO tự động khi confirm sales order
• Direct Delivery: Vendor giao trực tiếp đến địa chỉ khách hàng
• No Stock Movement: Không qua kho, không ảnh hưởng tồn kho
• Cost Tracking: Theo dõi chi phí mua và lợi nhuận bán
Reordering Rules
Điểm chính
• Min/Max Quantity: Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa
• Automatic RFQ: Tự động tạo RFQ khi tồn kho < Min
• Lead Time: Tính toán thời gian đặt hàng dựa trên lead time
• Preferred Vendor: Chọn vendor ưu tiên cho reordering
• Multiple Routes: Hỗ trợ Buy, Manufacture, hoặc cả hai
• Scheduler: Chạy scheduler định kỳ để kiểm tra và tạo RFQ
Tình huống thực tế
Ứng dụng Purchase Stock
| Tình huống | Xử lý | Kết quả |
|---|---|---|
| Nhận hàng từng phần | PO 1000 sản phẩm. Vendor giao 600 trước. Validate receipt cho 600, backorder 400. | Tồn kho tăng 600. Receipt còn lại 400 tự động tạo, chờ giao tiếp theo. |
| Dropship cho khách hàng | SO từ khách A. Sản phẩm có route Dropship. Hệ thống tạo PO với địa chỉ giao = khách A. | Vendor giao trực tiếp cho khách. Không qua kho, tiết kiệm thời gian và chi phí. |
| Reordering tự động | Sản phẩm X: Min=100, Max=500, tồn hiện tại=80. Scheduler chạy. | Tự động tạo RFQ cho 420 sản phẩm (để đạt Max). Không bao giờ thiếu hàng. |
| Nhận hàng sai số lượng | PO 100 sản phẩm. Thực tế nhận 95. Điều chỉnh quantity trong receipt thành 95. | Tồn kho tăng 95. Vendor bill chỉ thanh toán cho 95. Không thanh toán thừa. |
| Multi-location receiving | PO 1000 sản phẩm. Nhập 600 vào kho A, 400 vào kho B. | Tạo 2 receipts riêng cho mỗi kho. Tồn kho cập nhật đúng từng địa điểm. |
Mẹo tối ưu
Điểm chính
• Cấu hình reordering rules: Thiết lập cho sản phẩm bán chạy để không bao giờ thiếu hàng
• Chạy scheduler định kỳ: Thiết lập cron job chạy scheduler hàng ngày
• Sử dụng barcode: Quét barcode khi nhận hàng để nhanh và chính xác
• Batch receiving: Nhận hàng từng phần cho đơn lớn, không chờ đủ mới nhập
• Lead time chính xác: Cập nhật lead time thực tế để reordering đúng lúc
• Dropship cho hàng đặc biệt: Dùng dropship cho sản phẩm ít bán, không cần tồn kho
• Quality checks: Tích hợp quality control vào receipt process