Yêu cầu Mua hàng
Quản lý tender, blanket orders và thỏa thuận khung với nhiều nhà cung cấp
Module Purchase Requisition cho phép tạo call for tenders để mời nhiều nhà cung cấp báo giá, so sánh và chọn nhà cung cấp tốt nhất. Hỗ trợ cả blanket orders (đơn hàng khung) cho mua hàng định kỳ.
Hệ thống quản lý toàn bộ quy trình từ tạo tender, gửi cho vendors, nhận báo giá, so sánh, đến chọn winner và tạo purchase orders.
Tính năng chính
Điểm chính
• Call for Tenders: Mời nhiều nhà cung cấp báo giá cùng lúc
• Blanket Orders: Thỏa thuận khung cho mua hàng định kỳ với giá cố định
• Vendor Comparison: So sánh báo giá từ nhiều vendors
• Automatic PO Creation: Tự động tạo PO từ tender winner
• Purchase Agreements: Quản lý thỏa thuận dài hạn
• Quantity Allocation: Phân bổ số lượng cho nhiều vendors
• Deadline Management: Theo dõi deadline nhận báo giá
• Approval Workflow: Quy trình phê duyệt tender và chọn winner
Quy trình tender
Các bước thực hiện
1. Tạo Purchase Requisition: Vào Purchase → Orders → Purchase Agreements, nhấn New. Chọn type "Call for Tenders" hoặc "Blanket Order".
2. Thêm sản phẩm: Thêm products cần mua với số lượng. Nhập deadline nhận báo giá.
3. Mời vendors: Thêm vendors vào tender. Gửi RFQ cho từng vendor qua email.
4. Nhận báo giá: Vendors trả lời với giá, thời gian giao. Cập nhật vào tender lines.
5. So sánh và chọn: So sánh giá, điều kiện. Chọn vendor tốt nhất, nhấn "Choose" hoặc "Set as Winner".
6. Tạo PO: Hệ thống tự động tạo PO từ tender winner. Confirm và theo dõi giao hàng.
Loại Purchase Requisition
Tender vs Blanket Order
| Đặc điểm | Call for Tenders | Blanket Order |
|---|---|---|
| Mục đích | Mua một lần, chọn vendor tốt nhất | Mua định kỳ, giá cố định |
| Số vendors | Nhiều vendors cạnh tranh | Thường 1 vendor |
| Thời hạn | Có deadline nhận báo giá | Có hiệu lực trong khoảng thời gian |
| Tạo PO | Tạo 1 PO cho winner | Tạo nhiều PO trong thời hạn |
| Giá | Chọn giá tốt nhất | Giá cố định theo thỏa thuận |
| Khi nào dùng | Mua hàng lớn, cần đấu thầu | Mua hàng thường xuyên, ổn định |
Tình huống thực tế
Ứng dụng Requisition
| Tình huống | Cách thực hiện | Kết quả |
|---|---|---|
| Mua thiết bị lớn | Tạo tender cho máy móc giá trị cao. Mời 5 vendors báo giá. So sánh giá, bảo hành, giao hàng. | Chọn vendor tốt nhất, tiết kiệm 15% so với giá ban đầu. |
| Mua nguyên vật liệu định kỳ | Tạo blanket order với vendor A, giá cố định 6 tháng. Tạo PO hàng tháng từ blanket order. | Giá ổn định, không cần đàm phán mỗi lần, tiết kiệm thời gian. |
| Phân bổ cho nhiều vendors | Tender cần 1000 sản phẩm. Vendor A báo giá tốt nhưng chỉ có 600. Chọn A cho 600, B cho 400. | Đảm bảo đủ hàng, tận dụng giá tốt của cả 2 vendors. |
| Tender khẩn cấp | Cần hàng gấp, deadline 2 ngày. Gửi tender cho vendors có hàng sẵn, giao nhanh. | Nhận báo giá nhanh, chọn vendor giao sớm nhất. |
| Đấu thầu công khai | Dự án chính phủ yêu cầu đấu thầu. Tạo tender, gửi cho tất cả vendors đủ điều kiện. Ghi nhận quá trình. | Tuân thủ quy định, minh bạch, có audit trail. |
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Mô tả rõ ràng: Viết chi tiết yêu cầu sản phẩm, số lượng, thời gian giao trong tender
• Deadline hợp lý: Cho vendors đủ thời gian báo giá (ít nhất 3-5 ngày)
• Tiêu chí đánh giá: Xác định trước tiêu chí chọn vendor (giá, chất lượng, giao hàng)
• Template tender: Tạo template cho các tender thường xuyên
• Vendor pool: Duy trì danh sách vendors đủ điều kiện cho từng loại sản phẩm
• Blanket order cho hàng thường xuyên: Dùng blanket order cho nguyên vật liệu mua hàng tháng
• Theo dõi hiệu suất: Đánh giá vendors sau mỗi tender để cải thiện lần sau