Odoo Recruitment - Ký tài liệu điện tử
Gửi yêu cầu ký điện tử cho ứng viên trực tiếp từ quy trình tuyển dụng
Module Recruitment - Signature bổ sung luồng gửi tài liệu ký điện tử trực tiếp từ danh sách ứng viên trong module Recruitment, cho phép chọn một hoặc nhiều ứng viên và gửi tài liệu cần ký ngay từ màn hình tuyển dụng.
Với khả năng hỗ trợ mẫu có 1 hoặc 2 người ký, gửi hàng loạt cho nhiều ứng viên, tự động gán ứng viên làm người ký chính và chuyển yêu cầu ký sang hồ sơ nhân viên khi tạo nhân viên từ ứng viên, module giúp quy trình onboarding diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Nhóm người dùng
Phân quyền người dùng
| Nhóm | Quyền hạn |
|---|---|
| HR Recruitment User | Chọn ứng viên trong danh sách, mở wizard gửi tài liệu ký, xem các yêu cầu ký liên quan ứng viên |
| HR Manager | Quản lý quy trình tuyển dụng và có thể được chọn làm Responsible để đồng ký |
| Sign User | Xem yêu cầu ký bằng giao diện đầy đủ của module Sign |
Thuật ngữ chính
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Signature Request | Yêu cầu ký tên | Yêu cầu ký tài liệu điện tử |
| Document Signature | Chữ ký tài liệu | Wizard gửi tài liệu ký |
| Documents to sign | Tài liệu cần ký | Mẫu tài liệu cần ký |
| Applicants | Các ứng viên | Danh sách ứng viên nhận yêu cầu ký |
| Applicant Role | Vai trò của ứng viên | Vai trò ký dùng cho ứng viên |
| Responsible | Người phụ trách | Người ký thứ hai khi có mẫu 2 vai trò |
| Subject | Tiêu đề | Tiêu đề email gửi yêu cầu ký |
| Message | Tin nhắn | Nội dung email tùy chỉnh |
| Copy to | Sao chép tới | Người nhận thông báo theo dõi |
| Attachment | Tệp đính kèm | File gửi kèm ngoài tài liệu cần ký |
Trạng thái yêu cầu ký
Mỗi yêu cầu ký có trạng thái riêng để theo dõi tiến độ hoàn tất.
Các trạng thái
| Tiếng Việt | English | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Đã gửi | Sent | Yêu cầu đã được gửi, đang chờ một hoặc nhiều bên ký |
| Đã ký | Signed | Tất cả người ký đã hoàn tất |
| Đã hủy | Cancelled | Yêu cầu đã bị hủy |
| Đã hết hạn | Expired | Quá thời hạn mà chưa hoàn tất ký |
Giao diện & Menu chính
Module này không tạo app/menu riêng mà tích hợp vào module Recruitment và sử dụng module Sign để theo dõi chi tiết.
Điểm chính
• Recruitment → Applications: Chọn ứng viên và gửi yêu cầu ký từ Action menu
• Applicant Form: Nút Signature Requests hiển thị số lượng yêu cầu ký
• Sign → Requests → My Requests: Xem yêu cầu ký của tôi
• Sign → Requests → All Requests: Xem tất cả yêu cầu ký
Yêu cầu mẫu tài liệu
Trước khi gửi yêu cầu ký, cần chuẩn bị mẫu tài liệu trong module Sign với các yêu cầu cụ thể.
Yêu cầu bắt buộc
| Yêu cầu | Chi tiết |
|---|---|
| Số vai trò ký | Chỉ hỗ trợ mẫu có 1 hoặc 2 vai trò ký |
| Vai trò ứng viên | Phải có một vai trò dùng cho ứng viên |
| Dùng nhiều mẫu cùng lúc | Các mẫu phải có chung vai trò ứng viên |
| Mẫu 2 vai trò | Vai trò còn lại sẽ do Responsible đảm nhận |
Mẫu 1 người ký
Dùng khi chỉ cần ứng viên ký, phù hợp cho các tài liệu như cam kết bảo mật, xác nhận nhận việc, phiếu đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân.
Các bước thực hiện
1. Vào Sign → Templates
2. Tạo mẫu PDF mới
3. Gán các trường ký cho 1 vai trò duy nhất của ứng viên
4. Lưu mẫu
Mẫu 2 người ký
Dùng khi cần ứng viên và HR cùng ký, phù hợp cho thư mời nhận việc, hợp đồng thử việc, thỏa thuận song phương.
Các bước thực hiện
1. Vào Sign → Templates
2. Tạo mẫu PDF mới
3. Gán trường ký cho vai trò của ứng viên
4. Gán trường ký còn lại cho vai trò của HR / người phụ trách
5. Lưu mẫu
Gửi yêu cầu ký cho 1 ứng viên
Gửi tài liệu ký cho một ứng viên cụ thể từ danh sách ứng tuyển.
Các bước thực hiện
1. Vào Recruitment → Applications
2. Chuyển sang chế độ List
3. Tick chọn 1 ứng viên
4. Nhấn Action → Signature Request
5. Chọn Documents to sign (một hoặc nhiều mẫu)
6. Điền Applicant Role (vai trò ký của ứng viên)
7. Nếu mẫu có 2 vai trò: chọn Responsible (người phụ trách)
8. Điền Subject (tiêu đề email), Message (nội dung tùy chỉnh)
9. Thêm Copy to (người nhận theo dõi) và Attachment nếu cần
10. Nhấn Send để gửi yêu cầu ký
Gửi hàng loạt cho nhiều ứng viên
Gửi cùng một bộ tài liệu ký cho nhiều ứng viên trong một lần thao tác.
Các bước thực hiện
1. Vào Recruitment → Applications
2. Chuyển sang chế độ List
3. Tick chọn nhiều ứng viên
4. Nhấn Action → Signature Request
5. Wizard tự điền trường Applicants theo các bản ghi đã chọn
6. Chọn mẫu tài liệu và cấu hình email
7. Nhấn Send - hệ thống tạo một yêu cầu ký cho mỗi cặp ứng viên × mẫu tài liệu
Các trường trên wizard
Thông tin wizard
| Trường | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Documents to sign | Chọn một hoặc nhiều mẫu tài liệu | Có |
| Applicants | Danh sách ứng viên nhận yêu cầu | Có |
| Applicant Role | Vai trò ký dùng cho ứng viên trên tất cả mẫu đã chọn | Có |
| Responsible | Người ký thứ hai khi có mẫu 2 vai trò | Có (nếu mẫu 2 người ký) |
| Subject | Tiêu đề email, mặc định là Signature Request | Có |
| Copy to | Danh sách liên hệ nhận theo dõi | Không |
| Message | Nội dung email tùy chỉnh | Không |
| Attachment | File đính kèm bổ sung | Không |
Cách hệ thống xử lý khi gửi
Sau khi nhấn Send, hệ thống thực hiện các bước tự động để tạo và gửi yêu cầu ký.
Điểm chính
• Tạo một sign.request cho mỗi cặp: Ứng viên × Mẫu tài liệu
• Tạo người ký theo đúng cấu hình: Mẫu 1 vai trò (chỉ ứng viên ký), Mẫu 2 vai trò (ứng viên + Responsible)
• Gửi email yêu cầu ký với Subject và Message đã nhập
• Sao chép các Attachment sang từng yêu cầu ký
• Subscribe các liên hệ trong Copy to vào yêu cầu ký
• Đăng thông báo vào Chatter của hồ sơ ứng viên
Theo dõi yêu cầu ký từ hồ sơ ứng viên
Xem danh sách và trạng thái các yêu cầu ký liên quan đến ứng viên.
Các bước thực hiện
1. Mở hồ sơ ứng viên
2. Nhấn nút Signature Requests ở vùng nút thống kê
3. Hệ thống mở danh sách các yêu cầu ký liên quan tới đối tác của ứng viên
4. Người dùng có quyền Sign User xem kanban đầy đủ của module Sign
5. Người dùng không có quyền Sign User xem kanban rút gọn dành cho luồng HR
Theo dõi từ module Sign
Để xem toàn bộ tiến độ và thao tác quản trị chi tiết, sử dụng module Sign.
Các bước thực hiện
1. Vào Sign → Requests → My Requests hoặc All Requests
2. Lọc theo Document Name để tìm đúng loại tài liệu đã gửi
3. Lọc theo Partner / Applicant name để xem yêu cầu của một ứng viên cụ thể
4. Lọc theo State để xem tài liệu đang chờ ký, đã ký, hết hạn
5. Xem/tải tài liệu đã ký
6. Dùng các chức năng quản lý nâng cao của module Sign
Chuyển ứng viên thành nhân viên
Khi tạo nhân viên từ ứng viên, module tự động chuyển danh sách yêu cầu ký liên quan sang hồ sơ nhân viên.
Các bước thực hiện
1. Mở hồ sơ ứng viên
2. Nhấn Create Employee (Tạo nhân viên)
3. Lưu hồ sơ nhân viên mới
4. Các sign.request liên quan tới đối tác của ứng viên được gắn sang nhân viên mới
5. Trên hồ sơ nhân viên, số lượng yêu cầu ký vẫn được giữ lại
6. Không cần gửi lại tài liệu đã gửi trước đó
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Luôn gửi từ danh sách ứng viên (List view) vì đây là điểm khởi tạo chuẩn của module
• Dùng nhiều mẫu trong một lần gửi để gom toàn bộ tài liệu onboarding trước tuyển dụng
• Thiết kế sẵn bộ mẫu tuyển dụng trong Sign theo từng loại tài liệu
• Tránh trộn các mẫu có vai trò ứng viên khác nhau trong cùng một lần gửi
• Với tài liệu cần HR ký cùng, chuẩn bị sẵn vai trò thứ hai rõ ràng để dễ chọn Responsible
• Sau khi gửi, kiểm tra nút Signature Requests trên hồ sơ ứng viên để xác nhận yêu cầu đã được tạo
• Cấp quyền Sign User cho người phụ trách theo dõi nếu muốn họ xem giao diện đầy đủ của Sign
• Kiểm tra các tài liệu quan trọng đã ở trạng thái Signed trước khi tạo nhân viên
• Sau khi tạo nhân viên, kiểm tra lại số yêu cầu ký trên hồ sơ nhân viên để chắc chắn dữ liệu đã được mang theo