Odoo Recruitment SMS - Gửi SMS cho Ứng viên

Điểm chính

• • Liên lạc nhanh: Gửi thông báo tức thì cho ứng viên qua SMS

• • Tiết kiệm thời gian: Gửi hàng loạt cho nhiều ứng viên cùng lúc

• • Theo dõi tập trung: Lịch sử SMS lưu trên hồ sơ ứng viên

• • Tự động hóa: Tích hợp với quy trình tuyển dụng

Các trạng thái tin nhắn

Điểm chính

• • Recruitment → Applications → [Chọn ứng viên] → Action: Send SMS

• • Recruitment → Job Positions → [Vị trí] → Applicants → Action: Send SMS

• • Chatter: Lịch sử SMS hiển thị trên tab Chatter của hồ sơ ứng viên

Các trường trong giao diện soạn SMS

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Applications

• 2. Chọn một ứng viên (tick checkbox)

• 3. Nhấn Action → Send SMS

• 4. Cửa sổ SMS Composer hiển thị với thông tin ứng viên

• 5. Nhập nội dung tin nhắn hoặc chọn Use Template để dùng mẫu có sẵn

• 6. Nhấn Send SMS để gửi

• 7. Kiểm tra trạng thái gửi trong tab Chatter của hồ sơ ứng viên

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Applications

• 2. Chọn nhiều ứng viên (tick checkbox nhiều dòng)

• 3. Nhấn Action → Send SMS

• 4. Soạn tin nhắn chung cho tất cả ứng viên

• 5. Nhấn Send SMS để gửi hàng loạt

• 6. Hệ thống gửi SMS riêng cho từng ứng viên

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Applications

• 2. Dùng Filter để lọc ứng viên theo Stage (giai đoạn), Job Position (vị trí), hoặc tiêu chí khác

• 3. Ví dụ: Stage = Initial Qualification, Job Position = [Vị trí cụ thể]

• 4. Chọn tất cả ứng viên đã lọc

• 5. Nhấn Action → Send SMS

• 6. Soạn và gửi tin nhắn

Điểm chính

• • Số điện thoại lưu trong trường Mobile hoặc Phone của ứng viên

• • Hệ thống tự động kiểm tra định dạng số điện thoại

• • Nếu số không hợp lệ, SMS sẽ không được gửi

• • Định dạng số điện thoại phải có mã quốc gia (VD: +84...)

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Technical → SMS Templates

• 2. Tạo mẫu mới với Name (tên mẫu), Model (hr.applicant), Body (nội dung mẫu)

• 3. Sử dụng biến động: ${object.partner_name}, ${object.job_id.name}, ${object.company_id.name}

• 4. Khi gửi SMS, chọn Use Template và chọn mẫu đã tạo

• 5. Điều chỉnh nội dung nếu cần trước khi gửi

Điểm chính

• • Mời phỏng vấn: "Xin chào ${object.partner_name}, Chúng tôi mời bạn tham gia phỏng vấn cho vị trí ${object.job_id.name}. Thời gian: [Ngày giờ], Địa điểm: [Địa chỉ]. Vui lòng xác nhận tham gia."

• • Nhắc nhở phỏng vấn: "Xin chào [Tên], Nhắc nhở: Buổi phỏng vấn của bạn vào [Ngày giờ] tại [Địa điểm]. Hẹn gặp bạn!"

• • Thông báo đã tuyển: "Xin chào [Tên], Chúc mừng! Bạn đã được tuyển cho vị trí [Vị trí]. Chúng tôi sẽ liên hệ chi tiết qua email."

• • Thông báo không tuyển: "Xin chào [Tên], Cảm ơn bạn đã ứng tuyển. Rất tiếc lần này chúng tôi không thể tiếp tục. Chúc bạn thành công!"

Các bước thực hiện

• 1. Xem trên hồ sơ ứng viên: Mở hồ sơ → tab Chatter → xem danh sách SMS

• 2. Mỗi tin nhắn hiển thị: Nội dung, Thời gian gửi, Trạng thái, Người gửi

• 3. Xem tất cả SMS: Settings → Technical → SMS → SMS

• 4. Lọc theo Model (hr.applicant), Date (khoảng thời gian), State (trạng thái)

Các bước thực hiện

• 1. Kiểm tra số điện thoại ứng viên có đúng định dạng không

• 2. Kiểm tra cấu hình SMS gateway (Settings → Technical → SMS)

• 3. Kiểm tra credit SMS còn lại

• 4. Kiểm tra kết nối internet

• 5. Gửi lại SMS sau khi sửa lỗi

Các bước thực hiện

• 1. Lọc ứng viên phù hợp theo Stage hoặc Job Position

• 2. Chọn ứng viên cần mời phỏng vấn

• 3. Nhấn Send SMS

• 4. Chọn mẫu Interview Invitation

• 5. Điều chỉnh nội dung (ngày giờ, địa điểm cụ thể)

• 6. Gửi SMS

• 7. Theo dõi trạng thái gửi trong Chatter

• 8. Chờ phản hồi từ ứng viên

Các bước thực hiện

• 1. Sau khi có quyết định tuyển dụng

• 2. Lọc ứng viên đã tuyển: Stage = Contract Proposal

• 3. Lọc ứng viên không tuyển: Stage = Refused

• 4. Gửi SMS thông báo đã tuyển: Dùng mẫu Job Offer

• 5. Gửi SMS thông báo không tuyển: Dùng mẫu Rejection Notice

• 6. Lưu lịch sử trên hồ sơ ứng viên

Điểm chính

• • Tạo mẫu tin nhắn: Chuẩn bị sẵn mẫu cho các tình huống thường gặp (mời phỏng vấn, thông báo kết quả)

• • Kiểm tra số điện thoại: Đảm bảo số điện thoại ứng viên chính xác trước khi gửi

• • Gửi vào giờ hành chính: Tránh gửi SMS quá sớm (trước 8h) hoặc quá muộn (sau 18h)

• • Nội dung ngắn gọn: SMS có giới hạn ký tự (160 ký tự, tiếng Việt có dấu khoảng 70 ký tự)

• • Theo dõi trạng thái: Kiểm tra SMS đã được gửi thành công chưa trong Chatter

• • Cá nhân hóa tin nhắn: Thêm tên ứng viên và vị trí tuyển dụng vào nội dung

• • Gửi kịp thời: Thông báo nhanh giúp tạo ấn tượng tốt với ứng viên

• • Lưu lịch sử: Mọi SMS đều được lưu trên hồ sơ ứng viên để theo dõi

Điểm chính

• • Chi phí SMS: Mỗi SMS có chi phí, kiểm tra credit trước khi gửi hàng loạt

• • Định dạng số điện thoại: Số điện thoại phải có mã quốc gia (VD: +84...)

• • Giới hạn ký tự: SMS thường giới hạn 160 ký tự (tiếng Việt có dấu: khoảng 70 ký tự)

• • Thời gian gửi: Tránh gửi ngoài giờ hành chính (8h-18h)

• • Nội dung chuyên nghiệp: Giữ văn phong lịch sự, chuyên nghiệp

• • SMS đã gửi không thể thu hồi: Kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi

• • Gửi nhầm nội dung: Gửi SMS mới để sửa lỗi và ghi chú vào hồ sơ ứng viên

Điểm chính

• • SMS không gửi được: Kiểm tra số điện thoại, cấu hình SMS gateway, credit SMS, kết nối internet

• • SMS gửi nhưng không nhận được: Số điện thoại không hoạt động, mạng di động có vấn đề, ứng viên chặn tin nhắn

• • Giải pháp thay thế: Thử liên hệ qua email hoặc điện thoại nếu SMS không thành công