Tích hợp Timesheet

Table

Điểm chính

• • Cài đặt module **Timesheet** (hr_timesheet)

• • Cài đặt module **Sales Timesheet** (sale_timesheet)

• • Thiết lập nhân viên với hourly cost trong HR

• • Cấu hình analytic accounts cho dự án

• • Thiết lập quyền truy cập cho Timesheet User

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Products → Products**

• 2. Tạo sản phẩm mới với **Product Type = Service**

• 3. Trong tab **General Information**, chọn **Track Service = Timesheets on tasks**

• 4. Thiết lập **Invoicing Policy = Based on Timesheets**

• 5. Nhập **Sales Price** (giá bán theo giờ)

• 6. Trong tab **Sales**, thiết lập **Service Tracking = Create a task in an existing project**

• 7. Chọn **Project** mặc định để tạo task

• 8. Lưu sản phẩm

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Orders → Quotations**

• 2. Tạo quotation mới, chọn khách hàng

• 3. Thêm sản phẩm dịch vụ (service product) vào order lines

• 4. Nhập **Quantity** (số giờ ước tính)

• 5. Xác nhận quotation thành sales order

• 6. Hệ thống tự động tạo **Task** trong project

• 7. Task được liên kết với sales order line

Các bước thực hiện

• 1. Nhân viên vào **Timesheets → My Timesheets**

• 2. Click **Create** để thêm timesheet entry

• 3. Chọn **Project** và **Task** (từ sales order)

• 4. Nhập **Date** và **Hours Spent**

• 5. Thêm **Description** mô tả công việc

• 6. Lưu timesheet entry

• 7. Timesheet tự động liên kết với sales order line

Điểm chính

• • Vào **Sales → Orders → Orders**

• • Mở sales order có sản phẩm dịch vụ

• • Xem tab **Timesheets** để theo dõi giờ đã ghi nhận

• • So sánh **Ordered Quantity** vs **Delivered Quantity**

• • Delivered Quantity = tổng số giờ trong timesheet

• • Theo dõi **Remaining Hours** = Ordered - Delivered

• • Cảnh báo nếu vượt quá số giờ đã bán

Các bước thực hiện

• 1. Mở sales order có timesheet entries

• 2. Click **Create Invoice**

• 3. Chọn **Invoice what is ordered** hoặc **Invoice what is delivered**

• 4. Nếu chọn "delivered", hóa đơn chỉ tính số giờ đã ghi trong timesheet

• 5. Xác nhận invoice

• 6. Invoice lines hiển thị số giờ thực tế và đơn giá

• 7. Gửi invoice cho khách hàng

Điểm chính

• • Vào **Sales → Reporting → Sales Analysis**

• • Lọc theo sản phẩm dịch vụ

• • Xem **Margin** = (Sales Price - Cost) × Hours

• • Cost = Hourly Cost của nhân viên × Hours

• • Phân tích **Profitability** theo project, customer, salesperson

• • So sánh **Estimated Hours** vs **Actual Hours**

• • Xác định dự án có lợi nhuận cao/thấp

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Timesheets → Timesheets to Validate**

• 2. Manager xem danh sách timesheet chờ duyệt

• 3. Kiểm tra tính hợp lệ của timesheet entries

• 4. Click **Validate** để phê duyệt

• 5. Timesheet đã validate mới được tính vào invoice

• 6. Từ chối timesheet không hợp lệ với lý do

Table

Điểm chính

• • Sales order tự động tạo task trong project

• • Task hiển thị **Allocated Hours** từ sales order

• • Nhân viên ghi timesheet trực tiếp vào task

• • Project manager theo dõi **Progress** = Hours Spent / Allocated Hours

• • Cảnh báo khi task vượt quá số giờ allocated

• • Tự động cập nhật **Delivered Quantity** trong sales order

Điểm chính

• • Thiết lập **hourly cost** chính xác cho từng nhân viên

• • Yêu cầu nhân viên ghi timesheet **hàng ngày** để tránh quên

• • Sử dụng **timesheet validation** để kiểm soát chất lượng

• • Theo dõi **remaining hours** để cảnh báo sớm khi vượt budget

• • Phân tích **profitability** định kỳ để tối ưu giá bán

• • Sử dụng **analytic accounts** để phân bổ chi phí chính xác

• • Cấu hình **email reminder** để nhắc nhân viên ghi timesheet

• • Thiết lập **minimum/maximum hours** cho timesheet entry

Table

Điểm chính

• • **Làm thế nào để tính phí theo giờ thực tế?** Thiết lập product với Invoicing Policy = Based on Timesheets, nhân viên ghi timesheet, tạo invoice sẽ tự động tính theo số giờ thực tế.

• • **Có thể giới hạn số giờ tối đa không?** Có, trong sales order line nhập Quantity = số giờ tối đa, hệ thống cảnh báo khi timesheet vượt quá.

• • **Timesheet có cần phê duyệt không?** Tùy cấu hình, bạn có thể bật Timesheet Validation để manager phê duyệt trước khi tính vào invoice.

• • **Làm sao để theo dõi lợi nhuận dự án?** Vào Sales Analysis hoặc Project Profitability, xem Margin = (Sales Price - Employee Cost) × Hours.

• • **Có thể ghi timesheet cho nhiều task cùng lúc không?** Có, nhân viên có thể tạo nhiều timesheet entries cho các task khác nhau trong cùng một ngày.

• • **Làm thế nào để phân biệt billable và non-billable hours?** Timesheet ghi vào task từ sales order là billable, timesheet ghi vào task nội bộ là non-billable.

• • **Có thể chỉnh sửa timesheet sau khi validate không?** Không, sau khi validate cần un-validate trước khi chỉnh sửa (nếu có quyền).

• • **Làm sao để nhắc nhân viên ghi timesheet?** Cấu hình Automated Action gửi email reminder hàng ngày cho nhân viên chưa ghi timesheet.

• • **Timesheet có tích hợp với payroll không?** Có, nếu cài module Payroll, timesheet được dùng để tính lương theo giờ.

• • **Có thể import timesheet từ file Excel không?** Có, sử dụng tính năng Import trong Timesheets list view, mapping đúng các trường.