Quản lý Chi phí Nhân viên

Các bước thực hiện

• 1. Draft (Nháp): Nhân viên tạo chi phí mới

• 2. Submit (Gửi): Gửi chi phí cho quản lý phê duyệt

• 3. Submitted (Đã gửi): Chi phí chờ phê duyệt

• 4. Approve (Phê duyệt): Quản lý/HR duyệt chi phí

• 5. Approved (Đã duyệt): Chi phí đã được phê duyệt

• 6. Post (Hạch toán): Kế toán tạo bút toán ghi sổ

• 7. Posted (Đã hạch toán): Đã tạo bút toán kế toán

• 8. Pay (Thanh toán): Hoàn tiền cho nhân viên

• 9. Done (Hoàn thành): Chi phí đã thanh toán xong

Điểm chính

• • Expense Product có cost cố định: Nhập số lượng (quantity), tổng tiền tự động tính

• • Expense Product không có cost: Nhập tổng tiền (total) trực tiếp

• • Paid by Employee: Nhân viên tạm ứng, công ty hoàn lại sau

• • Paid by Company: Công ty trả trực tiếp cho nhà cung cấp

Các bước thực hiện

• 1. Tạo thủ công: Vào Expenses → My Expenses → Create, điền thông tin chi phí và đính kèm hóa đơn

• 2. Tạo từ email: Cấu hình email alias và gửi email với hóa đơn đính kèm đến địa chỉ expense

• 3. Tạo từ file: Kéo thả file hóa đơn (PDF, JPG, PNG) vào màn hình My Expenses

Điểm chính

• • Có thể gửi nhiều chi phí cùng lúc bằng cách chọn checkbox và dùng Action → Submit to Manager

• • Nhân viên nhận email xác nhận đã gửi chi phí

• • Quản lý nhận email yêu cầu phê duyệt và activity trong Odoo

Các bước thực hiện

• 1. Mở chi phí ở trạng thái Draft

• 2. Kiểm tra: đã đính kèm hóa đơn, số tiền chính xác, mô tả rõ ràng, ngày phát sinh đúng

• 3. Nhấn Submit to Manager

• 4. Chi phí chuyển sang trạng thái Submitted, quản lý nhận thông báo

Điểm chính

• • Hệ thống tự động cảnh báo chi phí trùng lặp (cùng nhân viên, sản phẩm, số tiền)

• • Có thể phê duyệt hàng loạt bằng cách chọn nhiều chi phí và dùng Action → Approve

• • Lý do từ chối thường gặp: thiếu hóa đơn, số tiền không hợp lý, không thuộc chính sách

Các bước thực hiện

• 1. Vào Expenses → Expenses to Approve

• 2. Mở chi phí cần duyệt và kiểm tra hóa đơn, số tiền, mô tả, tuân thủ chính sách

• 3. Nhấn Approve để duyệt hoặc Refuse để từ chối

• 4. Nếu từ chối, nhập lý do từ chối cụ thể

Điểm chính

• • Bút toán nhân viên trả: Debit Expense Account, Credit Employee Payable

• • Bút toán công ty trả: Debit Expense Account, Credit Vendor Payable

• • Nếu phát hiện sai, dùng Reset to Draft để đảo bút toán và sửa lại

• • Chỉ Reset được khi chưa thanh toán

Các bước thực hiện

• 1. Chi phí ở trạng thái Approved, nhấn Post Entries

• 2. Với chi phí nhân viên trả: chọn journal và ngày hạch toán trong wizard

• 3. Với chi phí công ty trả: hệ thống tự động tạo bút toán

• 4. Kiểm tra bút toán: tài khoản đúng, số tiền chính xác, phân bổ analytic

Điểm chính

• • Thanh toán hàng loạt: Chọn nhiều chi phí cùng nhân viên và tạo một payment

• • Lợi ích: giảm số lượng giao dịch, dễ quản lý, tiết kiệm phí chuyển khoản

• • Kiểm tra Payment Status trên form chi phí: Not Paid / Paid / Partial

Các bước thực hiện

• 1. Chi phí ở trạng thái Posted, nhấn Register Payment

• 2. Chọn ngày thanh toán, journal (Bank/Cash), phương thức thanh toán

• 3. Nhập số tiền thanh toán và ghi chú (nếu có)

• 4. Nhấn Create Payment để hoàn tất

Điểm chính

• • Tách chi phí (Split Expense): Chia một hóa đơn thành nhiều chi phí với loại hoặc dự án khác nhau

• • Phân bổ analytic: Phân bổ chi phí theo tỷ lệ % cho nhiều dự án hoặc phòng ban

• • Đa tiền tệ: Hỗ trợ chi phí bằng ngoại tệ với tỷ giá tự động quy đổi

• • Thuế: Tự động tính thuế dựa trên cấu hình Supplier Taxes của Expense Product

• • Tìm kiếm chi phí tương tự: Smart button Similar Expenses để phát hiện trùng lặp

• • Dashboard: Hiển thị tổng chi phí chưa gửi, chờ duyệt, chờ thanh toán và biểu đồ

Điểm chính

• • Tạo chi phí ngay sau khi phát sinh, đừng để tích lũy cuối tháng

• • Chụp ảnh hóa đơn ngay và đảm bảo hóa đơn rõ ràng, đầy đủ thông tin

• • Mô tả chi tiết: "Ăn trưa với khách hàng ABC tại nhà hàng XYZ" thay vì chỉ "Ăn trưa"

• • Kiểm tra kỹ trước khi gửi: số tiền đúng, hóa đơn đầy đủ, Paid By chính xác

Điểm chính

• • Phê duyệt nhanh hàng ngày, đừng để tích lũy vì nhân viên chờ hoàn tiền

• • Kiểm tra kỹ: hóa đơn hợp lệ, số tiền hợp lý, tuân thủ chính sách, không trùng lặp

• • Từ chối rõ ràng: nêu lý do cụ thể, hướng dẫn sửa, giao tiếp trực tiếp nếu cần

• • Quy định chính sách chi phí rõ ràng, công khai và cập nhật thường xuyên

Điểm chính

• • Hạch toán đúng hạn cuối tháng để đảm bảo báo cáo chính xác

• • Kiểm tra bút toán: tài khoản đúng, phân bổ analytic, thuế chính xác

• • Đối chiếu với bank statement và kiểm tra công nợ nhân viên định kỳ

• • Thanh toán hàng loạt cho chi phí cùng nhân viên để tối ưu quy trình

Module liên quan

Phân quyền theo vai trò