Số hóa Biên lai Chi phí
Tự động trích xuất thông tin từ ảnh biên lai bằng OCR và AI
Module Expense Digitization giúp tự động nhập liệu chi phí từ ảnh chụp biên lai bằng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) và AI, tự động trích xuất số tiền, ngày tháng, loại tiền tệ và mô tả.
Với ba chế độ số hóa linh hoạt và hỗ trợ di động, module này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm thiểu lỗi sai sót.
Lợi ích của số hóa biên lai
Trước đây nhân viên phải chụp ảnh biên lai, nhập thủ công số tiền, ngày tháng, loại tiền tệ, mô tả và chọn danh mục sản phẩm.
Với module Expense Digitization, chỉ cần chụp ảnh biên lai, hệ thống tự động điền thông tin, nhân viên kiểm tra xác nhận và gửi phê duyệt.
Điểm chính
• Tiết kiệm thời gian: Không cần nhập thủ công từng trường thông tin
• Giảm lỗi nhập liệu: OCR đọc chính xác số tiền và ngày tháng từ biên lai
• Tăng năng suất: Nhân viên tạo chi phí nhanh hơn, tập trung vào công việc chính
• Hỗ trợ di động: Quét biên lai ngay trên điện thoại, mọi lúc mọi nơi
Thuật ngữ số hóa
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Expense Digitization | Số hóa Chi phí | Tính năng tự động trích xuất thông tin từ biên lai |
| Digitize document | Số hoá chứng từ | Nút kích hoạt số hóa thủ công |
| Digitize automatically | Số hóa tự động | Tự động số hóa khi tải lên biên lai |
| Digitize on demand only | Số hóa theo yêu cầu | Nhân viên phải nhấn nút để số hóa |
| Do not digitize | Không số hóa | Tắt tính năng OCR hoàn toàn |
| Try Sample Receipt | Thử Biên lai mẫu | Thử nghiệm OCR với biên lai demo |
| Extract State | Trạng thái trích xuất | Trạng thái xử lý OCR |
Ba chế độ số hóa
Chế độ số hóa
| Chế độ | Cách hoạt động | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| Số hóa tự động | Tự động số hóa khi tải lên biên lai | Nhân viên thường xuyên có chi phí, muốn tiết kiệm thời gian |
| Số hóa theo yêu cầu | Nhân viên phải nhấn nút "Số hoá chứng từ" | Nhân viên ít chi phí, muốn kiểm soát khi nào số hóa, tiết kiệm credit |
| Không số hóa | Tắt tính năng OCR, nhập thủ công | Không muốn sử dụng OCR, yêu cầu bảo mật cao, hết credit |
Cấu hình chế độ số hóa
Expense Manager có thể cấu hình chế độ số hóa cho toàn công ty.
Các bước thực hiện
1. Vào Settings → Expenses
2. Tìm mục Digitization (Số hóa)
3. Chọn một trong ba chế độ: Không số hóa, Số hóa theo yêu cầu, hoặc Số hóa tự động
4. Nhấn Save để lưu cấu hình
Sử dụng chế độ Số hóa tự động
Các bước thực hiện
1. Tạo chi phí mới: Vào Expenses → New
2. Tải lên biên lai: Nhấn vào khu vực "Upload or drop an expense receipt" hoặc kéo thả ảnh
3. Chờ hệ thống xử lý: Trạng thái hiển thị "Đang xử lý..." (5-30 giây)
4. Kiểm tra kết quả: Hệ thống tự động điền Description, Total, Date, Currency, Product
5. Xác nhận và gửi: Kiểm tra thông tin, sửa nếu cần, nhấn Create Report để gửi phê duyệt
Sử dụng chế độ Số hóa thủ công
Trong chế độ này, hệ thống không tự động số hóa khi tải biên lai. Nhân viên phải kích hoạt thủ công.
Điểm chính
• Dùng khi muốn kiểm soát khi nào số hóa
• Dùng khi biên lai chất lượng kém và muốn quyết định có gửi OCR không
• Dùng khi muốn tiết kiệm credit OCR (chỉ số hóa khi cần)
Các bước thực hiện
1. Tạo chi phí và tải biên lai như bình thường
2. Nhấn nút "Digitize document" (Số hoá chứng từ) ở góc trên
3. Hệ thống bắt đầu xử lý OCR
4. Kiểm tra kết quả và xác nhận
Thử nghiệm với Biên lai mẫu
Module cung cấp tính năng Try Sample Receipt để trải nghiệm OCR mà không cần biên lai thật và không tốn credit.
Điểm chính
• Học cách sử dụng: Thử nghiệm trước khi dùng biên lai thật
• Demo cho đồng nghiệp: Giới thiệu tính năng cho người khác
• Kiểm tra cấu hình: Đảm bảo OCR hoạt động đúng
• Không tốn credit: Biên lai mẫu không tính phí OCR
Các bước thực hiện
1. Vào Expenses, tìm nút hoặc menu "Try Sample Receipt"
2. Wizard hiển thị "Try the AI with a sample receipt", nhấn Create Expense
3. Hệ thống tạo chi phí mẫu với biên lai có sẵn
4. Quan sát quá trình OCR: trạng thái thay đổi từ Đang xử lý → Chờ xác nhận
5. Sau 1 phút, chi phí mẫu tự động được gửi phê duyệt (tính năng demo)
Trạng thái số hóa
Trạng thái xử lý OCR
| Trạng thái | Ý nghĩa | Thời gian |
|---|---|---|
| Waiting extraction | Yêu cầu đã gửi, chờ hệ thống bắt đầu | 1-5 giây |
| Extract not ready | Đang xử lý ảnh | 5-30 giây |
| Waiting validation | Kết quả đã có, chờ kiểm tra | Chờ người dùng |
| Done | Đã xác nhận kết quả | - |
| Error | Số hóa thất bại | - |
Các trường được OCR tự động điền
Điểm chính
• Description (Mô tả): OCR đọc tên cửa hàng hoặc mô tả dịch vụ. Kiểm tra có đúng mục đích chi phí không
• Total (Tổng tiền): OCR đọc số tiền trên biên lai. Kiểm tra có khớp với số tiền trên ảnh không
• Date (Ngày): OCR đọc ngày trên biên lai. Kiểm tra định dạng DD/MM/YYYY
• Currency (Loại tiền tệ): OCR nhận dạng ký hiệu $, €, ₫. Kiểm tra có đúng loại tiền không
• Product (Sản phẩm): AI gợi ý danh mục dựa trên mô tả. Kiểm tra có phù hợp chính sách không
Xử lý lỗi OCR
Khi OCR gặp lỗi hoặc kết quả không chính xác, có thể do nhiều nguyên nhân.
Điểm chính
• Lỗi Error status: Ảnh quá mờ/tối/nhàu, định dạng không chuẩn, mất kết nối, hết credit. Giải pháp: kiểm tra chất lượng ảnh, nhấn Resend, hoặc nhập thủ công
• Số tiền sai: OCR nhầm số 0 với chữ O, nhầm dấu phẩy/chấm, đọc subtotal thay vì total. Giải pháp: kiểm tra và sửa thủ công
• Ngày sai: OCR nhầm định dạng MM/DD vs DD/MM, đọc ngày in thay vì ngày giao dịch. Giải pháp: kiểm tra và sửa thủ công
• Tiền tệ sai: OCR nhầm ký hiệu tiền tệ, biên lai có nhiều loại tiền. Giải pháp: chọn đúng loại tiền trong dropdown
Mẹo chụp ảnh biên lai tốt
Điểm chính
• Ánh sáng đủ: Chụp ở nơi sáng, tránh bóng tối
• Góc chụp thẳng: Không chụp nghiêng, xiên
• Biên lai phẳng: Trải phẳng biên lai trước khi chụp
• Zoom đủ gần: Đảm bảo chữ số rõ ràng
• Không bị mờ: Giữ tay vững khi chụp
• Định dạng phù hợp: JPG, PNG, hoặc PDF
Mẹo tối ưu quy trình
Điểm chính
• Chụp ảnh biên lai ngay khi nhận (tránh mất, phai màu)
• Đặt tên file ảnh có ý nghĩa: 2024-05-24_coffee_meeting.jpg
• Kiểm tra kết quả OCR trước khi gửi phê duyệt
• Lưu ảnh biên lai gốc phòng trường hợp cần tra cứu
• Bật chế độ Số hóa tự động để nhân viên tiết kiệm thời gian
• Đào tạo nhân viên cách chụp ảnh biên lai tốt
Xử lý trường hợp đặc biệt
Các loại biên lai đặc biệt
| Loại biên lai | Cách xử lý |
|---|---|
| Biên lai tiếng nước ngoài | OCR vẫn hoạt động, kiểm tra kỹ số tiền và tiền tệ, mô tả có thể cần sửa |
| Biên lai viết tay | OCR có thể không đọc được, nhập thủ công hoặc yêu cầu biên lai in |
| Biên lai điện tử (e-receipt) | Chụp màn hình hoặc tải PDF, OCR hoạt động tốt với chữ rõ |
| Nhiều biên lai trong một chi phí | Tải biên lai chính để OCR, đính kèm biên lai phụ sau, tổng tiền nhập thủ công |
Bảo mật và quyền riêng tư
Điểm chính
• Ảnh biên lai được gửi đến dịch vụ OCR của Odoo (bên ngoài)
• Không tải lên biên lai chứa thông tin nhạy cảm (số thẻ tín dụng đầy đủ)
• Nếu lo ngại bảo mật, dùng chế độ Không số hóa
• Ảnh biên lai được lưu trong hệ thống Odoo (có thể truy cập bởi manager)
Quản lý Credit OCR
Mỗi lần gửi biên lai để số hóa tốn 1 credit. Credit được mua qua dịch vụ IAP (In-App Purchase) của Odoo. Hết credit sẽ không thể số hóa.
Điểm chính
• Dùng chế độ Số hóa thủ công thay vì tự động để kiểm soát
• Chỉ số hóa biên lai chất lượng tốt (tránh gửi lại nhiều lần)
• Nhập thủ công cho biên lai đơn giản (ít trường)
• Dùng biên lai mẫu để đào tạo (không tốn credit)
Khắc phục sự cố
Sự cố thường gặp
| Sự cố | Nguyên nhân & Giải pháp |
|---|---|
| Nút "Số hoá chứng từ" không hiển thị | Kiểm tra chế độ số hóa phải là Số hóa thủ công hoặc Tự động, kiểm tra đã tải biên lai chưa, kiểm tra quyền người dùng |
| OCR xử lý quá lâu (> 1 phút) | Kiểm tra kết nối mạng, làm mới trang (F5), liên hệ IT nếu vẫn lâu |
| Kết quả OCR luôn sai | Kiểm tra chất lượng ảnh, thử biên lai mẫu để test OCR, liên hệ IT nếu biên lai mẫu cũng sai |
| Không thể gửi biên lai số hóa | Kiểm tra chi phí ở trạng thái Draft, kiểm tra credit OCR còn không, kiểm tra kết nối mạng |