Thẻ Chi phí Công ty

Điểm chính

• • Tự động hóa hoàn toàn: Chi tiêu tự động thành expense, không cần nhập thủ công

• • Kiểm soát chặt chẽ: Hạn mức và chính sách chi tiêu theo từng nhân viên

• • Minh bạch: Theo dõi mọi giao dịch thời gian thực

• • Tiện lợi: Nhân viên không cần tạo expense thủ công, không cần tạm ứng

• • An toàn: Khóa/mở khóa thẻ ngay lập tức, kiểm soát danh mục chi tiêu

Các bước thực hiện

• 1. Kết nối Stripe: Vào Settings → Accounting → Stripe Issuing, nhập Stripe API Key và Currency

• 2. Tạo Journal: Vào Accounting → Configuration → Journals, tạo journal mới với Type: Bank, Source: Stripe Issuing

• 3. Cấu hình chính sách: Vào Settings → Expenses → Expense Cards, thiết lập hạn mức mặc định, danh mục được phép, quy tắc phê duyệt

Các bước thực hiện

• 1. Từ hồ sơ nhân viên: Vào Employees → Employees, mở hồ sơ, nhấn Create Expense Card

• 2. Từ menu: Vào Expenses → Expense Cards → Create

• 3. Chọn loại thẻ: Physical (thẻ vật lý) hoặc Virtual (thẻ ảo)

• 4. Điền thông tin: Cardholder (tự động), Spending Limit, Delivery Address (nếu Physical)

• 5. Nhấn Create Card để tạo thẻ

So sánh Physical và Virtual Card

Trạng thái và hành động

Các bước thực hiện

• 1. Nhân viên nhận email thông báo thẻ đã gửi

• 2. Vào My Profile → Expense Cards

• 3. Chọn thẻ cần kích hoạt

• 4. Nhập mã kích hoạt (từ email hoặc SMS)

• 5. Nhấn Activate để kích hoạt thẻ

Điểm chính

• • Thẻ vật lý: Số thẻ, CVV, Expiry Date in trên thẻ

• • Thẻ ảo: Vào My Profile → Expense Cards, chọn thẻ, nhấn View Card Details để xem số thẻ, CVV, expiry date

• • Bảo mật: Thông tin thẻ được mã hóa và chỉ hiển thị cho chủ thẻ

Điểm chính

• • Thanh toán online: Nhập thông tin thẻ, giao dịch tự động ủy quyền, expense tự động tạo

• • Thanh toán tại cửa hàng: Quẹt/chạm thẻ vật lý, nhập PIN nếu cần, expense tự động tạo

• • Tự động tạo expense: Mỗi giao dịch tự động tạo expense với đầy đủ thông tin (số tiền, ngày, mô tả)

• • Không cần nhập thủ công: Nhân viên không cần tạo expense, chỉ cần kiểm tra và xác nhận

Điểm chính

• • Vượt hạn mức chi tiêu: Giao dịch vượt quá spending limit đã cấu hình

• • Danh mục không được phép: Chi tiêu cho danh mục không nằm trong allowed categories

• • Không đủ số dư: Tài khoản Stripe không đủ tiền (cần top-up)

• • Thẻ bị khóa: Thẻ ở trạng thái Blocked

Điểm chính

• • Theo dõi số dư: Xem số dư hiện tại trong Expense Cards dashboard

• • Cảnh báo số dư thấp: Hệ thống tự động cảnh báo khi số dư dưới ngưỡng

• • Lịch sử top-up: Xem lịch sử nạp tiền trong Top-up History

Các bước thực hiện

• 1. Vào Expenses → Expense Cards → Top-up

• 2. Nhập số tiền cần nạp

• 3. Chọn phương thức thanh toán (Bank Transfer, Credit Card)

• 4. Xác nhận và hoàn tất thanh toán

• 5. Số dư cập nhật trong vài phút

Điểm chính

• • Dashboard: Xem tổng chi tiêu, chi tiêu theo nhân viên, theo danh mục

• • Giao dịch thời gian thực: Mỗi giao dịch hiển thị ngay trong hệ thống

• • Báo cáo chi tiêu: Xuất báo cáo chi tiêu theo tháng, quý, năm

• • Phân tích xu hướng: Phát hiện chi tiêu bất thường, xu hướng tăng/giảm

• • Cảnh báo: Cảnh báo khi vượt hạn mức, chi tiêu bất thường

Các bước thực hiện

• 1. HR/Finance tạo thẻ cho nhân viên với hạn mức phù hợp

• 2. Nhân viên nhận và kích hoạt thẻ (nếu là thẻ vật lý)

• 3. Nhân viên sử dụng thẻ cho chi phí công ty

• 4. Giao dịch tự động tạo expense trong hệ thống

• 5. Nhân viên kiểm tra và xác nhận expense (nếu cần)

• 6. Quản lý phê duyệt expense như bình thường

• 7. Kế toán hạch toán và thanh toán

Điểm chính

• • Khóa thẻ: Khóa ngay lập tức nếu thẻ bị mất hoặc nghi ngờ gian lận

• • Mở khóa thẻ: Mở khóa khi tìm thấy thẻ hoặc xác nhận an toàn

• • Hủy thẻ: Hủy vĩnh viễn khi nhân viên nghỉ việc hoặc không cần nữa

• • Thay đổi hạn mức: Điều chỉnh spending limit theo nhu cầu

• • Xem lịch sử: Xem tất cả giao dịch của thẻ

Điểm chính

• • Thiết lập hạn mức hợp lý: Dựa trên vị trí và nhu cầu chi tiêu của nhân viên

• • Sử dụng thẻ ảo cho chi tiêu online: An toàn hơn, không lo mất thẻ

• • Theo dõi chi tiêu thường xuyên: Phát hiện sớm chi tiêu bất thường

• • Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách sử dụng thẻ đúng chính sách

• • Khóa thẻ ngay khi nghi ngờ: Tránh gian lận, khóa trước hỏi sau

• • Top-up đủ số dư: Đảm bảo luôn có đủ tiền cho chi tiêu hàng ngày

Điểm chính

• • Hạn mức chi tiêu: Kiểm soát số tiền tối đa mỗi giao dịch hoặc mỗi tháng

• • Danh mục được phép: Chỉ cho phép chi tiêu cho các danh mục cụ thể

• • Khóa/mở khóa ngay lập tức: Kiểm soát thẻ thời gian thực

• • Theo dõi giao dịch: Mọi giao dịch đều được ghi lại và theo dõi

• • Cảnh báo tự động: Cảnh báo khi có giao dịch bất thường

Điểm chính

• • Yêu cầu tài khoản Stripe Issuing: Cần đăng ký và xác minh với Stripe

• • Phí dịch vụ: Stripe tính phí cho việc phát hành và sử dụng thẻ

• • Giới hạn địa lý: Tùy thuộc vào quốc gia và chính sách của Stripe

• • Yêu cầu KYC: Cần xác minh danh tính nhân viên theo quy định