Module CRM Mail Plugin
Kết nối Odoo CRM với Outlook/Gmail để tạo Lead và theo dõi khách hàng tiềm năng ngay trong hộp thư email.
Module CRM Mail Plugin tích hợp Odoo CRM với ứng dụng email (Outlook, Gmail), cho phép tạo Lead trực tiếp từ email, xem danh sách Lead liên quan và ghi chú email vào CRM.
Làm việc ngay trong hộp thư mà không cần chuyển tab, tự động điền thông tin liên hệ và hiển thị doanh thu kỳ vọng, xác suất của Lead.
Tính năng nổi bật
Điểm chính
• Tạo Lead trực tiếp từ email nhận được trong Outlook/Gmail.
• Xem danh sách Lead liên quan đến người gửi email.
• Ghi nội dung email vào Lead như ghi chú nội bộ.
• Mở Lead trong Odoo để chỉnh sửa chi tiết.
• Tự động điền thông tin liên hệ từ email.
• Hiển thị doanh thu kỳ vọng và xác suất của Lead.
• Hỗ trợ doanh thu định kỳ (recurring revenue) nếu được bật.
Cách hoạt động của Mail Plugin với CRM
Khi cài đặt Mail Plugin cho Outlook hoặc Gmail, plugin sẽ nhận diện người gửi email và tìm liên hệ tương ứng trong Odoo, hiển thị thông tin liên hệ và danh sách Lead liên quan, cho phép tạo Lead mới từ email và ghi nội dung email vào Lead hiện có.
Điểm chính
• Các tính năng CRM chỉ hiển thị nếu bạn có quyền tạo Lead trong CRM.
• Nếu không có quyền này, phần Lead sẽ không xuất hiện trong plugin.
• Plugin làm việc ngay trong hộp thư email, không cần chuyển tab.
Thuật ngữ chính
| Trường dữ liệu | Mô tả |
|---|---|
| Khách hàng tiềm năng | Cơ hội bán hàng chưa xác nhận trong CRM. |
| Doanh thu kỳ vọng | Giá trị doanh thu dự kiến từ Lead. |
| Xác suất | Tỷ lệ phần trăm khả năng chốt được Lead. |
| Doanh thu định kỳ | Doanh thu lặp lại theo chu kỳ (tháng/năm). |
| Kế hoạch định kỳ | Chu kỳ thanh toán định kỳ của khách hàng. |
| Đối tác / Liên hệ | Khách hàng hoặc liên hệ trong hệ thống. |
| Ghi nội dung email | Lưu email vào lịch sử Lead. |
Quy trình làm việc chuẩn
Khi nhận email từ khách hàng tiềm năng, mở email trong Outlook/Gmail và mở Odoo Mail Plugin (biểu tượng Odoo trong thanh công cụ). Plugin hiển thị thông tin liên hệ, danh sách Lead hiện có (nếu có) và nút tạo Lead mới.
Các bước thực hiện
1. Mở email cần xử lý trong Outlook hoặc Gmail.
2. Nhấn biểu tượng Odoo Mail Plugin trong thanh công cụ email.
3. Xem thông tin liên hệ và danh sách Lead liên quan (tối đa 5 Lead gần nhất).
4. Nhấn Create Lead để tạo Lead mới hoặc chọn Lead hiện có để ghi chú.
5. Sử dụng nút Log để ghi nội dung email vào Lead đã chọn.
6. Nhấn vào Lead để mở trong Odoo và chỉnh sửa chi tiết.
Tạo Lead từ Email
Khi nhấn Create Lead trong plugin, hệ thống tự động tạo Lead với thông tin từ email.
Các bước thực hiện
1. Mở email cần chuyển thành Lead.
2. Mở Odoo Mail Plugin và nhấn Create Lead.
3. Hệ thống tự động điền: Name (tiêu đề email đã loại bỏ HTML), Partner (người gửi email), Description (nội dung email), Company (công ty của liên hệ nếu có).
4. Lead mới được tạo và xuất hiện trong CRM → Leads.
5. Nhấn vào Lead trong plugin để mở và chỉnh sửa thêm thông tin.
Thông tin tự động điền
| Trường Lead | Nguồn dữ liệu |
|---|---|
| Name | Tiêu đề email |
| Partner | Người gửi email |
| Description | Nội dung email |
| Company | Công ty của partner |
Xem Lead liên quan đến Liên hệ
Khi mở email, plugin tự động hiển thị tối đa 5 Lead gần nhất của người gửi với thông tin chi tiết.
Điểm chính
• Nhấn vào Lead trong danh sách để mở trong Odoo ở chế độ chỉnh sửa.
• Kiểm tra danh sách Lead trước khi tạo Lead mới để tránh trùng lặp.
Thông tin hiển thị cho mỗi Lead
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Name | Tên Lead |
| Expected Revenue | Doanh thu kỳ vọng (định dạng tiền tệ) |
| Probability | Xác suất thành công (%) |
| Recurring Revenue | Doanh thu định kỳ (nếu bật tính năng) |
| Recurring Plan | Kế hoạch định kỳ (nếu có) |
Ghi chú Email vào Lead
Ghi chú email vào Lead khi email chứa thông tin quan trọng cần lưu, trao đổi với khách hàng cần ghi lại lịch sử, hoặc cập nhật tiến độ từ email.
Điểm chính
• Nội dung email xuất hiện trong tab Chatter của Lead.
• Lịch sử hoạt động của Lead được cập nhật.
• Có thể tìm kiếm được trong CRM.
• Đồng nghiệp có thể theo dõi lịch sử trao đổi.
Các bước thực hiện
1. Mở email cần ghi chú.
2. Mở Odoo Mail Plugin.
3. Chọn Lead từ danh sách.
4. Nhấn nút Log hoặc Log Email Content.
5. Nội dung email được thêm vào chatter của Lead.
Cài đặt Mail Plugin
Mail Plugin cần được cài đặt và cấu hình cho Outlook hoặc Gmail trước khi sử dụng tính năng CRM.
Các bước thực hiện
1. Vào Settings → General Settings → Integrations.
2. Bật tính năng Mail Plugin.
3. Chọn Outlook Plugin hoặc Gmail Plugin tùy theo ứng dụng email bạn sử dụng.
4. Làm theo hướng dẫn cài đặt cho từng nền tảng.
5. Đăng nhập vào Odoo từ plugin để kết nối.
6. Kiểm tra quyền CRM để đảm bảo tính năng Lead hiển thị.
Tích hợp Outlook
Điểm chính
• Tải Odoo Mail Plugin từ Microsoft AppSource.
• Cài đặt add-in vào Outlook (Desktop hoặc Web).
• Mở email bất kỳ và nhấn biểu tượng Odoo trong thanh công cụ.
• Đăng nhập vào Odoo với tài khoản của bạn.
• Plugin sẽ hiển thị thông tin CRM cho mỗi email.
Tích hợp Gmail
Điểm chính
• Tải Odoo Mail Plugin từ Google Workspace Marketplace.
• Cài đặt add-on vào Gmail.
• Mở email bất kỳ và nhấn biểu tượng Odoo trong sidebar bên phải.
• Đăng nhập vào Odoo với tài khoản của bạn.
• Plugin sẽ hiển thị thông tin CRM cho mỗi email.
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Tạo Lead ngay khi nhận email từ khách hàng mới để không bỏ lỡ cơ hội.
• Ghi chú tất cả email quan trọng vào Lead để đồng nghiệp có thể theo dõi.
• Sử dụng plugin để kiểm tra lịch sử Lead trước khi trả lời email.
• Kiểm tra danh sách Lead trong plugin trước khi tạo Lead mới (tránh trùng).
• Cập nhật thông tin Lead trong Odoo sau khi tạo từ email.
• Sử dụng recurring revenue để theo dõi khách hàng đăng ký dịch vụ.
• Ghi chú email vào Lead để đồng nghiệp biết tiến độ.
• Mở Lead từ plugin để phân công hoặc cập nhật trạng thái.
• Sử dụng chung một nguồn thông tin (Lead) cho cả team.
Khắc phục sự cố
Các vấn đề thường gặp
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy phần Lead trong plugin | Không có quyền tạo Lead trong CRM, module chưa cài đặt, hoặc plugin chưa cấu hình đúng | Kiểm tra quyền CRM (Settings → Users), kiểm tra module crm_mail_plugin đã cài đặt, kiểm tra kết nối Mail Plugin |
| Lead không tạo được từ email | Người gửi chưa có trong hệ thống, lỗi kết nối, hoặc thiếu quyền | Tạo liên hệ cho người gửi trước, kiểm tra kết nối plugin (đăng xuất/nhập lại), liên hệ quản trị viên |
| Danh sách Lead không đầy đủ | Plugin chỉ hiển thị 5 Lead gần nhất | Mở Odoo CRM để xem toàn bộ Lead, lọc theo Partner trong CRM → Leads |
| Nội dung email bị mất định dạng | HTML được chuyển thành plain text cho tiêu đề Lead | Hành vi bình thường để tránh lỗi hiển thị, nội dung email (description) vẫn giữ định dạng HTML |
| Không ghi chú được email vào Lead | Sử dụng phiên bản plugin cũ hoặc Lead đã bị xóa | Cập nhật Mail Plugin lên phiên bản mới nhất, kiểm tra Lead còn tồn tại, kiểm tra quyền truy cập |
Quyền hạn và bảo mật
Điểm chính
• Chỉ người dùng có quyền tạo Lead mới thấy tính năng CRM trong plugin.
• Plugin chỉ truy cập thông tin email đang mở, không đọc toàn bộ hộp thư.
• Dữ liệu được truyền qua kết nối bảo mật giữa plugin và Odoo.
• Người dùng cần đăng nhập Odoo để sử dụng plugin.
• Quyền truy cập Lead tuân theo quy tắc bảo mật của CRM.