Liên hệ ngay
⌘K

Tích hợp Helpdesk với Bán hàng

Liên kết đơn hàng, tạo coupon/gift card và tính phí dịch vụ theo giờ

Module Helpdesk After Sales tích hợp hệ thống Helpdesk với quản lý bán hàng, cho phép liên kết phiếu hỗ trợ với đơn hàng để theo dõi dịch vụ sau bán hàng, lọc phiếu theo khách hàng và báo cáo phân tích.

Khi kết hợp với Loyalty và Timesheet, bạn có thể tạo coupon/gift card trực tiếp từ ticket để xử lý khiếu nại, và tính phí thời gian hỗ trợ dựa trên đơn bán hàng với theo dõi giờ còn lại của gói dịch vụ.

Đơn bán hàng
Loyalty
Coupon
Gift Card
Timesheet
Time Billing

Tính năng chính

Điểm chính

  • • Liên kết phiếu hỗ trợ với đơn bán hàng và dòng đơn hàng

  • • Lọc phiếu theo đơn hàng và khách hàng của tôi

  • • Tạo coupon và gift card trực tiếp từ ticket

  • • Tính phí thời gian hỗ trợ dựa trên đơn bán hàng

  • • Theo dõi giờ còn lại của gói dịch vụ

  • • Báo cáo phân tích phiếu hỗ trợ theo đơn hàng

  • • SLA theo sản phẩm dịch vụ

Yêu cầu và cấu hình

Module helpdesk_sale yêu cầu helpdesk và sale_management. Module helpdesk_sale_loyalty yêu cầu thêm sale_loyalty. Module helpdesk_sale_timesheet tự động cài đặt khi có helpdesk_timesheet và sale_timesheet_enterprise.

Các bước thực hiện

  • 1. Vào Helpdesk → Configuration → Helpdesk Teams

  • 2. Chọn đội ngũ cần cấu hình

  • 3. Bật tính năng Time Billing nếu cần tính phí theo giờ

  • 4. Bật tính năng Coupons nếu cần tạo coupon từ ticket

  • 5. Bật tính năng Gift Cards nếu cần tạo gift card

  • 6. Nhấn Save để lưu cấu hình

Liên kết Phiếu hỗ trợ với Đơn bán hàng

Trên form phiếu hỗ trợ, trường "Mã đơn bán hàng" hiển thị sau trường Email CC. Chỉ nhân viên bán hàng và kế toán có thể chọn và thay đổi đơn hàng.

Các bước thực hiện

  • 1. Mở phiếu hỗ trợ cần liên kết

  • 2. Chọn khách hàng (Partner) trước

  • 3. Chọn đơn bán hàng từ dropdown "Mã đơn bán hàng"

  • 4. Hệ thống chỉ hiển thị đơn hàng của khách hàng đã chọn và cùng công ty

  • 5. Lưu phiếu

Tìm kiếm & Lọc phiếu

Hệ thống cung cấp tìm kiếm theo đơn hàng và bộ lọc khách hàng của tôi:

Điểm chính

  • • Tìm kiếm theo Sales Order — Nhập mã đơn hàng hoặc tên, tìm theo sale_order_id và sale_line_id

  • • Bộ lọc "My Customers" — Lọc phiếu có khách hàng được gán cho bạn hoặc đơn hàng được gán cho bạn

  • • Tìm kiếm nâng cao — Tìm theo tiêu đề, mô tả, khách hàng, thẻ

Tạo Coupon từ Ticket

Từ màn hình ticket, nhân viên có thể mở wizard tạo coupon để xử lý khiếu nại hoặc chăm sóc khách hàng:

Các bước thực hiện

  • 1. Mở ticket khiếu nại cần xử lý

  • 2. Nhấn nút Create Coupon

  • 3. Chọn chương trình loyalty (coupon)

  • 4. Nhập số điểm/giá trị coupon

  • 5. Chọn ngày hết hạn (nếu cần)

  • 6. Tạo coupon và mở màn hình gửi email

  • 7. Hệ thống tự động liên kết coupon với ticket và ghi log chatter

Tạo Gift Card từ Ticket

Từ ticket, nhân viên có thể tạo gift card để bồi hoàn cho khách hàng:

Các bước thực hiện

  • 1. Mở ticket cần bồi hoàn

  • 2. Nhấn nút Create Gift Card

  • 3. Chọn chương trình gift card

  • 4. Nhập giá trị gift card

  • 5. Hệ thống tạo gift card cho khách hàng của ticket

  • 6. Gửi mã gift card cho khách hàng

  • 7. Theo dõi trạng thái qua chatter ticket

Theo dõi Coupon và Gift Card

Trên ticket có bộ đếm hiển thị số lượng coupon và gift card đã tạo:

Điểm chính

  • • Coupons Count — Số lượng coupon đã tạo từ ticket

  • • Gift Card Count — Số lượng gift card đã tạo

  • • Nhấn vào số để mở danh sách chi tiết

  • • Chatter ghi log hai chiều giữa ticket và voucher

Tính phí theo Timesheet

Module Helpdesk Sale Timesheet cho phép tính phí thời gian hỗ trợ dựa trên đơn bán hàng:

Điểm chính

  • • Gắn ticket với Sale Order / Sale Order Line dịch vụ

  • • Theo dõi giờ còn lại của gói dịch vụ

  • • Ghi timesheet trên ticket và tái lập hóa đơn

  • • Hiển thị dữ liệu bán hàng trên portal ticket

  • • Smart button mở trực tiếp Sale Order và hóa đơn

Quy trình Time Billing

Các bước thực hiện

  • 1. Tạo ticket cho khách hàng có gói dịch vụ

  • 2. Chọn/để hệ thống tự gợi ý sale order line dịch vụ còn giờ

  • 3. Agent ghi thời gian xử lý ticket (timesheet)

  • 4. Timesheet liên kết vào sale line của ticket

  • 5. Theo dõi giờ còn lại trên ticket (remaining hours)

  • 6. Dùng cảnh báo màu trên sale line để biết sắp hết giờ

  • 7. Xem SO / hóa đơn qua smart button

SLA theo sản phẩm dịch vụ

Module bổ sung logic để SLA có thể match theo sản phẩm của sale line:

Điểm chính

  • • Cùng một team nhưng SLA khác nhau theo gói dịch vụ đã bán

  • • Chính sách SLA áp dụng dựa trên sản phẩm trong sale order line

  • • Linh hoạt trong quản lý cam kết dịch vụ theo từng gói

Báo cáo & Phân tích

Báo cáo Phân tích Phiếu hỗ trợ và SLA được mở rộng với trường đơn bán hàng:

Điểm chính

  • • Group by đơn hàng — Nhóm theo sale order để xem số phiếu

  • • Measure — Đếm số phiếu theo đơn hàng

  • • Filter — Lọc theo đơn hàng cụ thể

  • • Phân tích hiệu suất SLA theo đơn hàng

  • • Xem đơn hàng nào có nhiều vi phạm SLA

  • • Đánh giá chất lượng dịch vụ sau bán hàng

Portal khách hàng

Trên portal ticket, khách hàng có thể xem thông tin liên quan đến bán hàng:

Điểm chính

  • • Hiển thị liên kết đơn bán hàng liên quan

  • • Hiển thị giờ đã dùng (theo thiết lập xác nhận timesheet)

  • • Tìm kiếm ticket theo sale order / sale line

  • • Theo dõi trạng thái xử lý và thời gian

Quy trình làm việc thực tế

Các kịch bản sử dụng phổ biến:

Điểm chính

  • • Xử lý khiếu nại sau bán hàng — Liên kết ticket với đơn hàng, xử lý và báo cáo theo đơn

  • • Xin lỗi khách hàng bằng coupon — Tạo coupon discount từ ticket, gửi email ngay

  • • Bồi hoàn bằng gift card — Tạo gift card từ ticket, gửi mã cho khách hàng

  • • Theo dõi chất lượng dịch vụ — Xem báo cáo phiếu theo đơn hàng, phát hiện vấn đề

  • • Quản lý khách hàng của tôi — Dùng bộ lọc "My Customers" để tập trung vào khách hàng quan trọng

Mẹo sử dụng thực tế

Điểm chính

  • • Luôn liên kết đơn hàng khi tạo phiếu hỗ trợ sau bán hàng để theo dõi lịch sử

  • • Sử dụng bộ lọc "My Customers" để tập trung vào khách hàng của bạn

  • • Kiểm tra báo cáo định kỳ để phát hiện đơn hàng có nhiều phiếu hỗ trợ

  • • Chuẩn hóa các chương trình loyalty theo từng loại sự cố để xử lý nhanh

  • • Dùng chatter để ghi rõ lý do cấp voucher (audit nội bộ)

  • • Kiểm tra đúng khách hàng trên ticket trước khi tạo gift card/coupon

  • • Dùng sản phẩm dịch vụ prepaid để kiểm soát giờ rõ ràng

  • • Luôn gắn đúng sale line khi tạo ticket billable

  • • Kiểm tra giờ còn lại trước khi tiếp tục xử lý ticket kéo dài

Sự cố thường gặp

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

Vấn đề và Nguyên nhân & Giải pháp

Vấn đềNguyên nhân & Giải pháp
Không thấy trường đơn bán hàngKiểm tra quyền nhân viên bán hàng hoặc kế toán, trường có thể bị ẩn với người dùng thông thường
Không thấy đơn hàng trong dropdownKiểm tra đã chọn khách hàng, đơn hàng cùng công ty và thuộc về khách hàng đã chọn
Không thấy chương trình loyaltyKiểm tra chương trình đã active và đúng loại (coupon/gift card)
Không chọn được sale lineSale line không phải dịch vụ, khách hàng không khớp, hoặc không còn giờ khả dụng
Bộ đếm coupon không tăngRefresh ticket, kiểm tra chatter để xác nhận record đã tạo thành công

Bảng tra cứu thuật ngữ

FieldsTrường dữ liệuDescription
Ref. Sales OrderMã đơn bán hàng
Sale Order LineDòng đơn bán hàng
CouponPhiếu giảm giá
Gift CardThẻ quà tặng
Time BillingTính phí theo thời gian
TimesheetBảng công / Ghi giờ
Remaining HoursGiờ còn lại
My CustomersKhách hàng của tôi