Tích hợp Helpdesk với Kế toán

Điểm chính

• • Tạo giấy báo có từ phiếu hỗ trợ với một cú nhấp chuột

• • Tự động liên kết giấy báo có với phiếu hỗ trợ

• • Hỗ trợ hoàn tiền một phần hoặc toàn bộ

• • Hoàn tiền nhiều hóa đơn cùng lúc

• • Theo dõi trạng thái giấy báo có từ phiếu

• • Khách hàng xem giấy báo có từ cổng khách hàng

• • Ghi log tự động trong chatter khi trạng thái thay đổi

Các bước thực hiện

• 1. Vào Helpdesk → Configuration → Helpdesk Teams

• 2. Chọn đội ngũ cần cấu hình

• 3. Cuộn xuống phần After-Sales

• 4. Tích chọn Refunds (Hoàn tiền)

• 5. Nhấn Save để lưu cấu hình

Điểm chính

• • Quyền Helpdesk User hoặc cao hơn

• • Quyền Invoicing (Kế toán) để xem và tạo giấy báo có

• • Nút Refund chỉ hiển thị khi đội ngũ đã bật tính năng Refunds

Các bước thực hiện

• 1. Vào Helpdesk → Tickets → All Tickets

• 2. Chọn phiếu cần hoàn tiền

• 3. Nhấn nút Refund (Hoàn tiền) trên thanh công cụ

• 4. Wizard hoàn tiền sẽ mở ra

• 5. Chọn Sales Order (tự động điền từ phiếu nếu có)

• 6. Chọn một hoặc nhiều hóa đơn cần hoàn tiền

• 7. Nhập lý do hoàn tiền (bắt buộc)

• 8. Chọn ngày đảo (mặc định: hôm nay)

• 9. Nhấn Reverse hoặc Reverse Moves để tạo giấy báo có

• 10. Thông báo "Refund created" sẽ xuất hiện trong chatter

Điểm chính

• • Đội ngũ đã bật tính năng Refunds

• • Phiếu có liên kết với khách hàng (partner)

• • Khách hàng có hóa đơn đã ghi sổ (Posted)

Các bước thực hiện

• 1. Trong wizard, chọn hóa đơn cần hoàn tiền

• 2. Tạo giấy báo có đầu tiên với số tiền cần hoàn

• 3. Có thể tạo thêm giấy báo có khác cho cùng hóa đơn

• 4. Hệ thống tự động theo dõi số tiền đã hoàn

• 5. Chỉ cho phép hoàn tiền trong giới hạn tổng số tiền hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Nhấn vào trường Invoices to Refund

• 2. Chọn nhiều hóa đơn từ danh sách

• 3. Tất cả hóa đơn được chọn sẽ được hoàn tiền cùng lúc

• 4. Tiết kiệm thời gian khi cần hoàn tiền nhiều hóa đơn

Điểm chính

• • Xem danh sách — Nhấn nút Credit Notes trên phiếu để xem tất cả giấy báo có

• • Xem chi tiết — Mở giấy báo có để xem khách hàng, ngày, số tiền, trạng thái

• • Ghi sổ — Nhấn Confirm hoặc Post để chuyển trạng thái sang Posted

• • Liên kết ngược — Từ giấy báo có, nhấn nút Ticket để quay lại phiếu gốc

Trạng thái và Ý nghĩa

Điểm chính

• • "Refund created" — Khi tạo giấy báo có

• • "Refund Posted" — Khi ghi sổ giấy báo có

• • "Refund Cancelled" — Khi hủy giấy báo có

Các bước thực hiện

• 1. Truy cập https://your-domain.com/my/tickets

• 2. Chọn phiếu hỗ trợ

• 3. Nếu có giấy báo có, sẽ hiển thị trong phần Credit Notes

• 4. Nhấn vào để xem chi tiết

Điểm chính

• • Khách hàng chỉ xem được giấy báo có của phiếu họ có quyền truy cập

• • Giấy báo có phải ở trạng thái Posted mới hiển thị cho khách hàng

• • Giấy báo có Draft không hiển thị trên portal

Điểm chính

• • Xác nhận với khách hàng trước khi tạo giấy báo có

• • Ghi rõ lý do trong trường Reason để dễ theo dõi sau này

• • Kiểm tra kỹ số tiền trước khi ghi sổ

• • Ghi sổ ngay sau khi tạo để khách hàng nhận được hoàn tiền sớm

• • Dùng nút Credit Notes trên phiếu để xem tổng quan nhanh

• • Kiểm tra chatter để xem lịch sử thay đổi trạng thái

Điểm chính

• • Hoàn tiền một phần — Tạo nhiều giấy báo có nhỏ thay vì một giấy báo có lớn

• • Nhiều hóa đơn — Chọn tất cả hóa đơn cần hoàn trong một lần để tiết kiệm thời gian

• • Thay đổi đơn hàng — Nếu cần hoàn tiền cho đơn hàng khác, thay đổi trường Sales Order trong wizard

• • Lọc theo phiếu — Trong module Kế toán để xem tất cả giấy báo có liên quan

Vấn đề và Nguyên nhân & Giải pháp

Điểm chính

• • Theo dõi tổng số tiền hoàn — Vào Accounting → Reporting → Credit Notes

• • Phân tích theo đội ngũ — Lọc giấy báo có theo phiếu hỗ trợ của từng đội

• • Xu hướng hoàn tiền — Xem báo cáo theo thời gian để phát hiện vấn đề sản phẩm/dịch vụ

• • KPI hoàn tiền — Theo dõi tỷ lệ hoàn tiền so với doanh thu