Liên hệ ngay
⌘K

Module Phê duyệt (Approvals)

Chuẩn hóa quy trình xin duyệt nội bộ, tăng tốc xử lý và minh bạch trạng thái hồ sơ.

Approvals giúp doanh nghiệp số hóa các quy trình xin duyệt nội bộ như công tác, mua sắm, hợp đồng, thanh toán hoặc yêu cầu hành chính.

Mỗi yêu cầu được tạo theo danh mục phê duyệt, có thể cấu hình trường bắt buộc, người duyệt, ngưỡng duyệt tối thiểu và thứ tự duyệt.

Approvals
Workflow
Governance
Internal Control

Tính năng nổi bật

Điểm chính

  • • Tạo yêu cầu theo mẫu nghiệp vụ có sẵn.

  • • Gửi yêu cầu tới nhiều người duyệt, hỗ trợ người duyệt bắt buộc.

  • • Phê duyệt tuần tự hoặc theo ngưỡng tối thiểu.

  • • Đính kèm tài liệu và theo dõi lịch sử trao đổi trong chatter.

  • • Theo dõi trạng thái từ bản nháp đến hoàn tất.

Thuật ngữ chính EN/VI

FieldsTrường dữ liệuDescription
Approval RequestYêu cầu phê duyệtHồ sơ cần được xem xét và phê duyệt.
Approval CategoryDanh mục phê duyệtMẫu quy trình quy định trường dữ liệu và quy tắc xử lý.
ApproverNgười phê duyệtNgười có quyền duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Minimum ApprovalPhê duyệt tối thiểuSố lượt duyệt tối thiểu để hồ sơ được chấp nhận.
Approvers SequenceTrình tự phê duyệtCơ chế yêu cầu xử lý theo thứ tự định sẵn.

Menu và màn hình chính

Dashboard hiển thị các danh mục phê duyệt để tạo yêu cầu nhanh theo từng loại nghiệp vụ.

My Requests dành cho hồ sơ cá nhân, Approvals to Review dành cho công việc chờ duyệt, và All Approvals phục vụ rà soát toàn cục.

Điểm chính

  • • Dashboard: tạo mới yêu cầu.

  • • My Requests: theo dõi yêu cầu của tôi.

  • • Approvals to Review: xử lý các yêu cầu cần duyệt.

  • • All Approvals: kiểm soát tổng thể cho vai trò có quyền.

Cách tạo yêu cầu phê duyệt

Các bước thực hiện

  • 1. Vào Approvals → Dashboard, chọn danh mục phù hợp.

  • 2. Nhấn New Request, nhập Approval Subject và kiểm tra Category.

  • 3. Điền các trường bắt buộc như Date, Period, Contact, Amount, Quantity, Reference, Location.

  • 4. Đính kèm tài liệu nếu danh mục yêu cầu.

  • 5. Kiểm tra danh sách Approver(s), sau đó nhấn Submit.

Xử lý phê duyệt

Người duyệt mở Approvals to Review để kiểm tra nội dung hồ sơ, tài liệu đính kèm và lịch sử trao đổi trước khi quyết định.

Điểm chính

  • • Approve: chấp thuận yêu cầu.

  • • Refuse: từ chối và yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa.

  • • Withdraw: rút lại quyết định đã duyệt (nếu quy trình cho phép).

  • • Cancel / Back to Draft: hủy hoặc trả hồ sơ về bản nháp để sửa lại.

Cấu hình danh mục phê duyệt

Điểm chính

  • • Đảm bảo Minimum Approval không mâu thuẫn với người duyệt bắt buộc.

  • • Chỉ bật các trường thực sự cần để biểu mẫu dễ dùng.

Các bước thực hiện

  • 1. Vào Approvals → Configuration → Approval Categories.

  • 2. Tạo mới hoặc chỉnh sửa danh mục hiện có.

  • 3. Thiết lập trạng thái trường: No, Optional, Required.

  • 4. Cấu hình Approvers, manager và thứ tự duyệt.

  • 5. Đặt Minimum Approval và lưu cấu hình.

Tình huống sử dụng thực tế

Ví dụ theo nghiệp vụ

Tình huốngThiết lập đề xuấtLợi ích
Đề nghị công tácBắt buộc Period, Location, Documents.Kiểm soát lịch trình và chi phí công tác.
Đơn thanh toánBắt buộc Amount, Reference, Documents.Tăng độ chính xác và tuân thủ chứng từ.
Mua sắm nội bộBắt buộc Products và Quantity.Chuẩn hóa quy trình mua hàng nội bộ.
Phê duyệt hợp đồngBắt buộc Contact, Reference, Documents.Giảm rủi ro pháp lý và sai quy trình.

Tìm kiếm và lọc

Điểm chính

  • • Dùng My Request để tập trung hồ sơ cá nhân.

  • • Dùng Approvals to Review để xử lý công việc ưu tiên.

  • • Nhóm theo Category để xử lý theo loại hồ sơ.

  • • Nhóm theo Request Status để phát hiện tồn đọng.

Bộ lọc hữu ích

Bộ lọcKhi sử dụngKết quả
My RequestTheo dõi hồ sơ tự tạoDanh sách cá nhân rõ ràng
Approvals to ReviewXử lý hồ sơ chờ duyệtKhông bỏ sót việc cần duyệt
Approved / Refused / CanceledRà soát lịch sửĐối chiếu nhanh kết quả xử lý

Khắc phục sự cố thường gặp

Lỗi và cách xử lý

Tình huốngNguyên nhânCách xử lý
Không thấy nút SubmitThiếu trường bắt buộc hoặc tài liệu.Hoàn thiện các trường Required và tệp đính kèm.
Không thể phê duyệtKhông phải người duyệt hoặc chưa đến lượt.Kiểm tra Approver(s) và cấu hình trình tự duyệt.
Không thấy hồ sơBộ lọc sai hoặc thiếu quyền.Xóa bộ lọc và kiểm tra phân quyền nhóm.
Không sửa được yêu cầuYêu cầu không còn trạng thái nháp.Dùng Cancel/Back to Draft nếu có quyền.

Nhóm người dùng và quyền hạn

Phân quyền điển hình

NhómQuyền chính
Người dùng nội bộTạo yêu cầu cá nhân, theo dõi trạng thái, duyệt khi được gán.
Officer (Approve all requests)Xem và xử lý toàn bộ yêu cầu.
AdministratorToàn quyền cấu hình danh mục và quy tắc.