Phê duyệt mua hàng & tạo RFQ
Kết nối quy trình Approvals với Purchase để tạo báo giá mua hàng nhanh và chính xác.
Approvals Purchase là cầu nối giữa phê duyệt nội bộ và vận hành mua hàng, cho phép tạo RFQ trực tiếp từ yêu cầu đã được duyệt.
Hệ thống tự động xác định nhà cung cấp, nhóm sản phẩm theo vendor, gộp vào RFQ nháp phù hợp hoặc tạo RFQ mới khi cần.
Tính năng chính
Điểm chính
• Tạo yêu cầu phê duyệt dạng Create RFQ với danh sách sản phẩm.
• Tự động đề xuất nhà cung cấp từ dữ liệu sản phẩm.
• Tạo RFQ sau phê duyệt chỉ với một thao tác.
• Tự động gộp dòng mua hàng vào RFQ nháp cùng nhà cung cấp.
• Theo dõi số lượng đơn mua hàng liên quan qua smart button.
• Lưu vết tạo/chuyển trạng thái RFQ trong chatter của yêu cầu.
Thuật ngữ chính EN/VI
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Create RFQ | Tạo RFQ | Hành động tạo yêu cầu báo giá từ yêu cầu phê duyệt đã duyệt. |
| Vendor | Nhà cung cấp | Đối tác bán hàng được chọn cho từng dòng sản phẩm. |
| Purchase Order | Đơn mua hàng | Đơn RFQ/PO được liên kết với yêu cầu phê duyệt. |
| Purchase UOM | Đơn vị mua hàng | Đơn vị tính dùng trong dòng mua hàng. |
| Source Document | Chứng từ nguồn | Tên yêu cầu phê duyệt dùng để truy vết trên RFQ/PO. |
Cách tạo yêu cầu mua hàng
Với danh mục Create RFQ, Product và Quantity thường là trường bắt buộc để đảm bảo đủ dữ liệu cho bước tạo RFQ.
Các bước thực hiện
1. Vào Approvals → Dashboard và chọn danh mục Create RFQ.
2. Nhấn New Request, nhập Approval Subject rõ ràng.
3. Thêm dòng sản phẩm trong tab Products.
4. Nhập Quantity cho từng dòng và kiểm tra đơn vị mua hàng.
5. Xác nhận mỗi dòng có Vendor hợp lệ.
6. Nhấn Submit để gửi duyệt.
Chọn sản phẩm và nhà cung cấp
Điểm chính
• Chỉ sản phẩm có Can be Purchased mới phù hợp cho yêu cầu mua hàng.
• Hệ thống tự lấy vendor từ cấu hình nhà cung cấp trên sản phẩm.
• Dòng thiếu vendor có thể hiển thị cảnh báo để người dùng bổ sung.
• Người dùng có thể ghi đè vendor thủ công theo tình huống thực tế.
Kiểm tra trước khi gửi duyệt
| Hạng mục | Yêu cầu | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Sản phẩm | Có đủ các mặt hàng cần mua | Tránh tạo bổ sung nhiều yêu cầu nhỏ |
| Số lượng | Nhập chính xác theo nhu cầu | Giảm sửa đổi sau phê duyệt |
| Nhà cung cấp | Mỗi dòng đều có vendor | Đảm bảo tạo RFQ không lỗi |
Tạo RFQ từ yêu cầu đã duyệt
Nút Create RFQ chỉ xuất hiện khi yêu cầu đã duyệt, chưa tạo RFQ trước đó và người thao tác có quyền mua hàng phù hợp.
Các bước thực hiện
1. Mở yêu cầu đã ở trạng thái Approved.
2. Nhấn Create RFQ để hệ thống xử lý tự động.
3. Hệ thống nhóm sản phẩm theo vendor.
4. Tìm RFQ draft phù hợp để gộp dòng hoặc tạo RFQ mới.
5. Ghi Source Document để liên kết truy vết hai chiều.
6. Hiển thị smart button Purchase Orders để mở danh sách RFQ liên quan.
Theo dõi đơn mua hàng liên quan
Điểm chính
• Dùng smart button Purchase Orders để xem tất cả RFQ/PO phát sinh từ yêu cầu.
• Theo dõi trạng thái từ RFQ đến Purchase Order ngay trên danh sách mua hàng.
• Đọc chatter của yêu cầu để biết thời điểm tạo RFQ và thay đổi trạng thái.
• Dùng Source Document để đối chiếu nhanh giữa hồ sơ duyệt và chứng từ mua hàng.
Hủy yêu cầu và xử lý RFQ
Khi yêu cầu bị hủy, hệ thống cố gắng đồng bộ điều chỉnh với RFQ liên quan để tránh mua sai nhu cầu.
Với RFQ draft, hệ thống có thể giảm số lượng hoặc xóa dòng tương ứng; với RFQ đã qua draft, thường cần xử lý thủ công bởi bộ phận mua hàng.
Hành vi theo trạng thái RFQ
| Trạng thái RFQ | Hệ thống xử lý | Người dùng cần làm gì |
|---|---|---|
| Draft | Giảm/xóa dòng liên quan, có thể xóa RFQ nếu rỗng | Kiểm tra lại nội dung RFQ còn lại |
| RFQ Sent / Purchase Order | Không tự động xóa toàn bộ | Mở RFQ và điều chỉnh thủ công theo cảnh báo hoạt động |
Tình huống thực tế
Ví dụ vận hành
| Tình huống | Cách thực hiện | Lợi ích |
|---|---|---|
| Mua văn phòng phẩm định kỳ | Gộp nhiều mặt hàng cùng vendor trong một yêu cầu Create RFQ. | Giảm số lượng RFQ cần xử lý. |
| Mua linh kiện gấp | Duyệt nhanh yêu cầu và tạo RFQ ngay sau Approved. | Rút ngắn thời gian từ đề xuất đến đặt hàng. |
| Điều chỉnh nhu cầu sau khi hủy | Hủy yêu cầu, kiểm tra RFQ bị ảnh hưởng, chỉnh lại số lượng. | Tránh đặt hàng dư so với nhu cầu thực tế. |
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Người tạo: ưu tiên nhóm sản phẩm cùng vendor để tối ưu tạo RFQ.
• Người duyệt: kiểm tra tính hợp lý của vendor và số lượng trước khi duyệt.
• Người mua hàng: rà soát RFQ draft trước khi gửi để tránh sai sót dữ liệu.
• Theo dõi chatter thường xuyên để nắm thay đổi trạng thái mà không cần mở từng RFQ.
Khắc phục sự cố thường gặp
Bảng xử lý lỗi
| Tình huống | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy nút Create RFQ | Yêu cầu chưa Approved hoặc đã tạo RFQ. | Kiểm tra trạng thái yêu cầu và lịch sử thao tác. |
| Dòng sản phẩm cảnh báo | Thiếu vendor trên dòng sản phẩm. | Chọn vendor thủ công hoặc cập nhật vendor trên master data sản phẩm. |
| Không gửi được yêu cầu | Thiếu Product/Quantity hoặc dữ liệu bắt buộc khác. | Hoàn thiện các trường bắt buộc trước khi Submit. |
| Không tìm thấy sản phẩm để chọn | Sản phẩm chưa bật Can be Purchased. | Cập nhật cấu hình sản phẩm trong module Purchase. |