Phê duyệt mua hàng kết hợp kho
Mở rộng quy trình Create RFQ với điều phối nhập hàng chính xác theo từng kho đích.
Approvals Purchase Stock mở rộng module phê duyệt mua hàng bằng cách thêm chiều quản lý kho ngay trong yêu cầu.
Thay vì chỉ nhóm theo nhà cung cấp, hệ thống còn tách theo kho nhận hàng để đảm bảo RFQ và luồng nhập kho bám đúng thực tế vận hành đa kho.
Giá trị nổi bật
Điểm chính
• Chọn Warehouse đích cho từng dòng sản phẩm trong yêu cầu.
• Tự động phân nhóm RFQ theo Vendor + Warehouse.
• Đặt đúng picking type nhập kho khi tạo RFQ.
• Giảm nhầm lẫn giao hàng sai kho trong mô hình nhiều kho.
• Hỗ trợ truy vết từ yêu cầu phê duyệt đến phiếu nhập kho.
Thuật ngữ chính EN/VI
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Warehouse | Kho | Kho đích nhận hàng cho từng dòng mua hàng. |
| Picking Type | Loại điều chuyển | Loại nghiệp vụ kho dùng để tạo phiếu nhập/điều chuyển. |
| Incoming Shipment | Nhập kho | Loại phiếu tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp. |
| Delivery Location | Địa điểm giao hàng | Điểm nhận hàng gắn với cấu hình kho/picking type. |
| Destination Location | Địa điểm đích | Vị trí tồn kho mục tiêu trong luồng nhập hàng. |
Thiết lập và điều kiện sử dụng
Trong môi trường đa kho, trường Location tổng quát có thể không còn là trường điều phối chính vì kho được chỉ định trực tiếp trên từng dòng sản phẩm.
Các bước thực hiện
1. Đảm bảo công ty đã bật cấu hình Multi-Warehouses trong Inventory.
2. Người dùng tạo yêu cầu cần có quyền truy cập phù hợp vào Approvals và Purchase.
3. Kiểm tra dữ liệu kho, picking type và địa điểm nhập kho đã được cấu hình đầy đủ.
4. Sử dụng danh mục Create RFQ trong Approvals để bắt đầu quy trình.
Tạo yêu cầu mua hàng theo kho
Điểm chính
• Sản phẩm cùng vendor nhưng khác kho sẽ được xử lý thành nhóm khác nhau.
• Kho mặc định có thể được gợi ý theo công ty, nhưng nên kiểm tra thủ công trước khi gửi.
Các bước thực hiện
1. Vào Approvals → Dashboard và chọn danh mục Create RFQ.
2. Tạo yêu cầu mới, nhập tiêu đề và thông tin chung.
3. Thêm sản phẩm ở tab Products, nhập Quantity.
4. Chọn Warehouse cho từng dòng sản phẩm.
5. Kiểm tra vendor và dữ liệu bắt buộc trước khi Submit.
6. Gửi yêu cầu để chuyển vào quy trình duyệt.
Cơ chế tạo RFQ theo kho
Khi nhấn Create RFQ từ yêu cầu đã duyệt, hệ thống nhóm dữ liệu theo hai chiều: nhà cung cấp và kho đích.
Hệ thống ưu tiên tìm RFQ draft trùng vendor và picking type tương ứng. Nếu không có bản phù hợp, hệ thống tạo RFQ mới.
Quy tắc phân nhóm
| Điều kiện | Kết quả RFQ |
|---|---|
| Cùng Vendor + cùng Warehouse | Gộp chung vào một RFQ |
| Cùng Vendor + khác Warehouse | Tách thành RFQ riêng cho từng kho |
| Khác Vendor | Luôn tách RFQ theo từng nhà cung cấp |
Luồng từ phê duyệt đến nhập kho
Các bước thực hiện
1. Yêu cầu được duyệt và tạo RFQ theo từng nhóm vendor-kho.
2. Bộ phận mua hàng xác nhận RFQ thành đơn mua hàng.
3. Hệ thống tạo receipt dựa trên picking type của kho đã chọn.
4. Nhân viên kho nhận hàng tại đúng điểm đến và xác nhận nhập kho.
5. Báo cáo tồn kho phản ánh đúng theo từng kho nhận.
Tình huống thực tế
Ví dụ đa kho
| Tình huống | Cách thực hiện | Kết quả |
|---|---|---|
| Cùng nhà cung cấp, 2 kho khác nhau | Chọn Warehouse riêng trên từng dòng sản phẩm. | Tạo 2 RFQ khác nhau theo từng kho nhận. |
| Nhiều sản phẩm cùng kho | Nhóm nhu cầu cùng kho trong một yêu cầu. | Hệ thống gộp RFQ, giảm số chứng từ cần xử lý. |
| Kho đích thay đổi sau khi duyệt | Đánh giá trạng thái RFQ và điều chỉnh theo quy trình nội bộ. | Giảm rủi ro giao sai kho, giữ dữ liệu nhất quán. |
Mẹo vận hành hiệu quả
Điểm chính
• Người tạo yêu cầu: xác định trước chiến lược phân bổ kho để tránh tách RFQ không cần thiết.
• Người duyệt: kiểm tra tính hợp lý giữa sản phẩm, kho nhận và năng lực tiếp nhận kho.
• Người mua hàng: xác nhận lại địa chỉ nhận hàng với vendor theo từng RFQ.
• Quản lý kho: theo dõi receipt theo picking type để chuẩn bị nhân lực và vị trí chứa hàng.
• Khi có thay đổi lớn, ưu tiên cập nhật sớm ở bước yêu cầu trước khi tạo RFQ.
Khắc phục sự cố thường gặp
Lỗi và cách xử lý
| Tình huống | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy trường Warehouse | Chưa bật Multi-Warehouses hoặc thiếu quyền. | Kiểm tra cấu hình Inventory và phân quyền người dùng. |
| RFQ không tách theo kho như mong muốn | Các dòng đang dùng cùng kho hoặc sai cấu hình picking type. | Kiểm tra warehouse trên từng dòng và cấu hình kho. |
| Nhập kho sai địa điểm | Chọn nhầm kho ở bước yêu cầu hoặc chỉnh sửa RFQ không nhất quán. | Đối chiếu Warehouse/Picking Type trước khi xác nhận đơn mua hàng. |
| Khó theo dõi đơn theo kho | Thiếu tiêu chuẩn đặt tên và lọc dữ liệu. | Dùng bộ lọc theo picking type và source document khi rà soát. |