Quản lý hạn sử dụng sản phẩm
Theo dõi ngày hết hạn, lot/serial, FEFO và cảnh báo để kiểm soát hàng dễ hỏng trong kho.
Module product_expiry bổ sung lớp quản trị hạn sử dụng cho sản phẩm có vòng đời ngắn như thực phẩm, dược phẩm hoặc hóa chất. Odoo có thể tự động tính nhiều mốc thời gian từ lúc nhập kho, hiển thị cảnh báo và loại hàng quá hạn khỏi lượng khả dụng.
Khi kết hợp với truy vết lot/serial number và chiến lược FEFO, doanh nghiệp có thể giảm hao hụt, xuất hàng theo mức độ ưu tiên đúng hơn và kiểm soát các lô sắp hết hạn trước khi ảnh hưởng đến bán hàng hoặc tuân thủ.
Giá trị chính của module
Điểm chính
• Theo dõi đồng thời Expiration Date, Best Before Date, Removal Date và Alert Date trên từng lot hoặc serial number.
• Tự động tính các mốc ngày dựa trên cấu hình sản phẩm thay vì nhập tay cho mọi lô hàng.
• Ưu tiên xuất kho theo FEFO để lot có Removal Date sớm nhất đi trước.
• Tạo cảnh báo khi lô hàng đến ngưỡng alert để đội kho hoặc phụ trách sản phẩm xử lý sớm.
• Loại hàng đã qua Removal Date khỏi available quantity và forecast để số liệu vận hành sát thực tế hơn.
Các ngày và trường quan trọng
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Use Expiration Date | Sử dụng ngày hết hạn | Bật theo dõi hạn sử dụng trên sản phẩm. |
| Expiration Date | Ngày hết hạn | Ngày sản phẩm không còn được phép sử dụng hoặc tiêu thụ. |
| Best Before Date | Sử dụng tốt nhất trước ngày | Mốc chất lượng bắt đầu giảm nhưng sản phẩm chưa hẳn mất an toàn. |
| Removal Date | Ngày loại bỏ | Ngày lô hàng nên bị loại khỏi tồn kho khả dụng và không được reserve tự động. |
| Alert Date | Ngày cảnh báo | Ngày hệ thống bắt đầu nhắc người dùng về lô sắp hết hạn. |
| Available Quantity | Số lượng có sẵn | Số lượng khả dụng sau khi loại trừ các lô không còn được dùng. |
Cấu hình sản phẩm có hạn sử dụng
Các bước thực hiện
1. Vào Inventory → Products → Products và mở sản phẩm cần theo dõi hạn sử dụng.
2. Trong tab Inventory, tìm phần Traceability và bật Use Expiration Date.
3. Điền Expiration Date theo số ngày sau khi nhập kho.
4. Điền Best Before Date, Removal Date và Alert Date theo số ngày trước thời điểm hết hạn.
5. Lưu sản phẩm và kiểm tra lại logic ngày bằng một phiếu nhập thử.
Ý nghĩa cấu hình ngày
| Trường | Cách nhập | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Expiration Date | Số ngày sau receipt | Xác định mốc hết hạn thực tế của lô hàng |
| Best Before Date | Số ngày trước expiration | Nhắc mốc chất lượng tối ưu trước khi hết hạn |
| Removal Date | Số ngày trước expiration | Ngừng dùng lô cho available quantity và FEFO |
| Alert Date | Số ngày trước expiration | Kích hoạt cảnh báo sớm để xử lý tồn kho |
Quản lý lot và serial number
Khi receipt tạo lot hoặc serial number cho sản phẩm đã bật hạn sử dụng, Odoo tự tính các mốc ngày từ cấu hình sản phẩm. Người dùng vẫn có thể điều chỉnh thủ công nếu từng lô có đời sống thực tế khác nhau.
Điểm chính
• Danh sách lot có thể hiển thị badge Expired hoặc Expiring để nhận diện nhanh trên màn hình Lots/Serial Numbers.
• Một số luồng còn hỗ trợ nhập nhanh nhiều lot kèm ngày hết hạn bằng cách paste dữ liệu theo từng dòng.
Các bước thực hiện
1. Tạo receipt trong Inventory → Operations → Receipts.
2. Thêm sản phẩm có Use Expiration Date rồi mở Detailed Operations.
3. Nhập Lot/Serial Number cho từng dòng nhận hàng.
4. Kiểm tra các ngày hệ thống tự tính hoặc sửa lại nếu lô thực tế khác chuẩn.
5. Validate phiếu nhập để ghi nhận tồn kho cùng thông tin hạn sử dụng.
Chiến lược FEFO
FEFO viết tắt của First Expiry First Out. Trong thực tế Odoo thường sắp xếp theo Removal Date để ưu tiên xuất lô cần rời kho sớm nhất trước khi tới ngưỡng không còn khả dụng.
Các bước thực hiện
1. Vào Inventory → Configuration → Locations.
2. Mở location cần áp dụng, thường là Stock hoặc một vị trí lưu trữ hàng dễ hỏng.
3. Trong phần Logistics, đặt Removal Strategy thành First Expiry First Out (FEFO).
4. Lưu cấu hình và kiểm tra lại trên một delivery order thử nghiệm.
Cách FEFO tác động đến reserve
| Bước | Hệ thống làm gì | Kết quả mong đợi |
|---|---|---|
| 1 | Tìm các lot còn hàng trong location | Xác định tập lô đủ điều kiện để xuất |
| 2 | Loại các lot đã qua Removal Date | Không dùng hàng đã tới ngưỡng loại bỏ |
| 3 | Sắp xếp lot theo Removal Date tăng dần | Lô cần xử lý sớm nhất được ưu tiên |
| 4 | Reserve lần lượt đến khi đủ số lượng | Giảm nguy cơ tồn đọng lô cũ rồi hết hạn |
Cảnh báo và xử lý hàng sắp hết hạn
Điểm chính
• CRON hằng ngày có thể tìm các lot đã tới Alert Date nhưng chưa được nhắc trước đó.
• Cảnh báo thường xuất hiện dưới dạng activity hoặc bộ lọc cho Alert Lots trên danh sách lot.
• Khi nhận cảnh báo, đội vận hành có thể ưu tiên bán, giảm giá, chuyển kho hoặc chuẩn bị scrap tùy chính sách doanh nghiệp.
• Nếu cần xác minh nhanh, người dùng có thể đi từ product form sang smart button Lots/Serial Numbers để xem các lô liên quan.
Xử lý hàng hết hạn và báo cáo
Các bước thực hiện
1. Khi validate delivery có lot đã hết hạn, đọc kỹ wizard xác nhận trước khi tiếp tục xuất kho.
2. Nếu cần loại hàng khỏi tồn kho, dùng Inventory Adjustment hoặc Scrap theo đúng quy trình kiểm soát nội bộ.
3. Vào Inventory → Reporting → Stock hoặc Forecasted Inventory để xem tác động của lot hết hạn lên số lượng khả dụng.
4. Dùng Lots/Serial Numbers và group theo Expiration Date để theo dõi các đợt hết hạn theo tháng hoặc theo sản phẩm.
Tình huống thường gặp
| Tình huống | Cách xử lý phù hợp | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Lô đã tới Alert Date | Ưu tiên xuất hoặc giảm giá | Giảm nguy cơ hủy hàng |
| Lô đã qua Removal Date | Ngừng reserve tự động và đánh giá tồn kho | Không bán nhầm hàng quá hạn nội bộ |
| Lô đã Expired | Scrap hoặc xử lý theo quy trình chất lượng | Đảm bảo an toàn và tuân thủ |
| Có tranh chấp về số lượng khả dụng | Kiểm tra lot dates và report stock | Xác minh vì sao hàng không còn được tính vào tồn kho dùng được |
Lưu ý vận hành
Điểm chính
• Removal Date và Expiration Date không giống nhau: removal phục vụ vận hành kho, còn expiration là mốc hết hạn thực tế.
• Nếu cấu hình số ngày không hợp lý, hệ thống vẫn tính ra ngày nhưng quy trình FEFO và cảnh báo sẽ cho tín hiệu sai.
• Các báo cáo tồn kho có thể loại hàng đã quá removal hoặc expired khỏi số lượng khả dụng, vì vậy người dùng nên hiểu rõ logic này trước khi đối chiếu số liệu.
• Nên kiểm tra luồng receipt, reserve và delivery trên dữ liệu thử trước khi áp dụng đại trà cho nhóm sản phẩm dễ hỏng.