Mẫu email sản phẩm
Tự động gửi email theo từng sản phẩm sau khi hóa đơn bán được xác thực để bàn giao tài liệu, hướng dẫn hoặc thông tin hậu mãi.
Module product_email_template cho phép gắn một mail template trực tiếp vào sản phẩm. Khi hóa đơn bán được xác thực, Odoo sẽ tìm các dòng hóa đơn có sản phẩm đã cấu hình template và gửi email tương ứng cho khách hàng.
Mô hình này phù hợp với sản phẩm số, khóa đào tạo, dịch vụ tư vấn hoặc bất kỳ sản phẩm nào cần gửi thông tin bổ sung ngay sau bước ghi nhận doanh thu.
Khi nào nên dùng
Điểm chính
• Gửi tài liệu khóa học hoặc lịch học sau khi khách hàng được lập hóa đơn.
• Gửi hướng dẫn kích hoạt, license key hoặc link download cho phần mềm và sản phẩm số.
• Gửi báo cáo, tài liệu tham khảo hoặc lịch follow-up cho dịch vụ tư vấn.
• Gửi chính sách bảo hành, tài liệu sử dụng hoặc chăm sóc hậu mãi cho sản phẩm đặc thù.
Trường và khái niệm chính
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Product Email Template | Mẫu email sản phẩm | Trường liên kết mail.template trên product.template. |
| Automatic Email at Invoice | Email tự động khi xuất hóa đơn | Section trên form sản phẩm để chọn template tự động gửi. |
| Email Template | Mẫu email | Mẫu mail được áp dụng cho hóa đơn chứa sản phẩm đó. |
| Body | Thân | Nội dung chính của email, thường ở dạng HTML. |
Cấu hình template cho sản phẩm
Điểm chính
• Mỗi sản phẩm thường gắn với một template chính.
• Nội dung email nên phù hợp với giai đoạn sau xác thực hóa đơn, không nên giả định các bước hậu cần khác đã hoàn tất nếu quy trình thực tế chưa chắc chắn.
Các bước thực hiện
1. Vào Inventory → Products → Products.
2. Mở sản phẩm cần tự động gửi email hoặc tạo sản phẩm mới.
3. Tìm section Automatic Email at Invoice trên form sản phẩm.
4. Chọn Email Template phù hợp từ danh sách mail templates.
5. Lưu sản phẩm để cấu hình có hiệu lực.
Luồng tự động gửi email khi xác thực hóa đơn
Các bước thực hiện
1. Tạo Customer Invoice và thêm các invoice lines cần thiết.
2. Đảm bảo sản phẩm trong các dòng đó có email_template_id đã được cấu hình.
3. Xác thực hóa đơn để chuyển sang trạng thái posted.
4. Hệ thống kiểm tra các dòng hóa đơn và gửi email cho từng sản phẩm có template.
5. Các email đã gửi được ghi nhận lại trong chatter của hóa đơn.
Điều kiện để email được gửi
| Điều kiện | Giải thích | Nếu không đạt |
|---|---|---|
| move_type = out_invoice | Chỉ áp dụng cho hóa đơn bán hàng | Không gửi cho vendor bill hoặc refund |
| Invoice posted | Chỉ gửi sau khi hóa đơn được xác thực | Draft invoice chưa kích hoạt automation |
| Product has email template | Sản phẩm phải được gắn mail template | Dòng đó bị bỏ qua |
| Customer has valid email context | Phải có đối tượng nhận phù hợp trong luồng mail | Cần kiểm tra cấu hình đối tác hoặc mail flow |
Cách tạo mail template phù hợp
Các bước thực hiện
1. Vào Settings → Technical → Email → Templates.
2. Tạo mẫu mới với Applies to là Invoice (account.move).
3. Đặt Subject và Body phù hợp với loại sản phẩm cần gửi.
4. Cấu hình Email From, Reply To và attachments nếu cần.
5. Kiểm thử template bằng dữ liệu hóa đơn mẫu trước khi gắn hàng loạt vào sản phẩm.
Biến động thường dùng trong template
| Biến | Ý nghĩa | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| ${object.name} | Số hóa đơn | Đưa vào subject hoặc nội dung xác nhận |
| ${object.partner_id.name} | Tên khách hàng | Cá nhân hóa lời chào |
| ${object.invoice_date} | Ngày hóa đơn | Nhắc lại mốc thời gian giao dịch |
| ${object.amount_total} | Tổng tiền | Tóm tắt giá trị hóa đơn |
| ${object.company_id.name} | Tên công ty | Ký tên hoặc giới thiệu đơn vị gửi |
Trường hợp sử dụng thực tế
Ví dụ triển khai theo loại sản phẩm
| Loại sản phẩm | Nội dung email | Giá trị mang lại |
|---|---|---|
| Khóa đào tạo | Tài liệu học, lịch học, link họp, thông tin giảng viên | Giảm thao tác thủ công sau khi bán |
| Phần mềm / License | License key, hướng dẫn kích hoạt, link tải | Bàn giao nhanh và nhất quán cho khách hàng |
| Dịch vụ tư vấn | Báo cáo, tài liệu tham khảo, lịch follow-up | Chuẩn hóa bước chăm sóc sau nghiệm thu |
| Sản phẩm có bảo hành | Hướng dẫn sử dụng, chính sách bảo hành, hotline | Tăng trải nghiệm hậu mãi và giảm câu hỏi lặp lại |
Lưu ý quan trọng khi vận hành
Điểm chính
• Nếu hóa đơn chứa nhiều sản phẩm có template, khách hàng có thể nhận nhiều email riêng biệt thay vì một email tổng hợp.
• Luồng này chỉ nhắm tới Customer Invoice, không áp dụng mặc định cho vendor bill, credit note hoặc chứng từ khác.
• Email được ghi vào chatter của hóa đơn, vì vậy đội kế toán hoặc bán hàng có thể tra lại lịch sử đã gửi.
• Nếu số lượng sản phẩm có template trên một hóa đơn rất lớn, cần cân nhắc tác động hiệu năng và trải nghiệm người nhận.
• Nên thiết kế template ngắn gọn, rõ bối cảnh sản phẩm và tránh lặp lại thông tin đã có trong email hóa đơn chính.