Recruitment Survey - Mẫu phỏng vấn có cấu trúc

Điểm chính

• • Chuẩn hóa quy trình: Tất cả ứng viên trả lời cùng câu hỏi

• • Tiết kiệm thời gian: Tự động gửi và thu thập câu trả lời

• • Dễ so sánh: Kết quả được lưu trữ và dễ dàng so sánh giữa ứng viên

• • Theo dõi tập trung: Tất cả thông tin trên một hồ sơ ứng viên

• • Đánh giá khách quan: Dựa trên tiêu chí rõ ràng và nhất quán

5 loại câu hỏi trong mẫu phỏng vấn

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Jobs (Vị trí tuyển dụng)

• 2. Mở vị trí công việc cần tạo mẫu phỏng vấn

• 3. Nhấn nút Create Survey để tạo mẫu mới tự động

• 4. Hoặc chọn trường Interview Form để chọn mẫu có sẵn

• 5. Nhấn Add a question để thêm câu hỏi

• 6. Chọn loại câu hỏi phù hợp (Multiple Choice, Text Box, Rating, Date, Matrix)

• 7. Điền Question (nội dung câu hỏi), Answers (đáp án nếu là trắc nghiệm)

• 8. Tích Required nếu câu hỏi bắt buộc trả lời

• 9. Thêm Description để hướng dẫn cách trả lời

• 10. Nhấn Save để lưu câu hỏi

Các bước thực hiện

• 1. Mở vị trí công việc có mẫu phỏng vấn

• 2. Nhấn nút Test Survey

• 3. Xem và trả lời thử các câu hỏi

• 4. Kiểm tra câu hỏi có rõ ràng không

• 5. Kiểm tra đáp án có đầy đủ không

• 6. Kiểm tra thứ tự câu hỏi có hợp lý không

• 7. Điều chỉnh nếu cần thiết

Các bước thực hiện

• 1. Vào Recruitment → Applications

• 2. Mở hồ sơ ứng viên

• 3. Đảm bảo ứng viên có Name (tên), Email và Job Position (vị trí có mẫu phỏng vấn)

• 4. Nhấn nút Send Survey

• 5. Kiểm tra Recipients (người nhận) - tự động điền từ ứng viên

• 6. Kiểm tra Survey (mẫu phỏng vấn) - từ vị trí công việc

• 7. Đặt Deadline (hạn chót) - mặc định 15 ngày

• 8. Chọn Email Template (mẫu email) - mẫu mời phỏng vấn

• 9. Điều chỉnh nội dung email nếu cần

• 10. Nhấn Send để gửi - email được ghi vào Chatter

Điểm chính

• • Mở hồ sơ ứng viên → vào tab Responses để xem trạng thái

• • Khi ứng viên hoàn thành, hệ thống gửi thông báo vào Chatter

• • Kiểm tra hạn chót trong tab Responses

• • Gửi email nhắc nhở nếu ứng viên chưa hoàn thành

• • Có thể gửi lại mẫu với hạn mới nếu cần

Trạng thái mẫu phỏng vấn

Điểm chính

• • Xem trực tuyến: Mở hồ sơ ứng viên → tab Responses → click vào response để xem chi tiết

• • In kết quả đã hoàn thành: Nhấn nút Print Survey → hệ thống tìm kết quả mới nhất và mở PDF

• • In mẫu trống: Nếu ứng viên chưa trả lời, Print Survey sẽ in mẫu trống để phỏng vấn trực tiếp

• • So sánh nhiều ứng viên: Vào Job Position → click Interview Form → nhấn See results

Các bước thực hiện

• 1. Tạo vị trí tuyển dụng

• 2. Tạo mẫu phỏng vấn cho vị trí (Create Survey)

• 3. Thêm câu hỏi vào mẫu theo yêu cầu vị trí

• 4. Xem trước mẫu (Test Survey) để kiểm tra

• 5. Nhận hồ sơ ứng viên

• 6. Gửi mẫu phỏng vấn cho ứng viên (Send Survey)

• 7. Ứng viên trả lời trực tuyến qua link trong email

• 8. Nhận thông báo hoàn thành trong Chatter

• 9. Xem và đánh giá kết quả trong tab Responses

• 10. So sánh kết quả với ứng viên khác

• 11. Quyết định phỏng vấn trực tiếp dựa trên kết quả

Điểm chính

• • Vòng 1 - Sơ tuyển: Gửi mẫu phỏng vấn cơ bản để lọc ứng viên phù hợp

• • Vòng 2 - Chuyên môn: Tạo mẫu chuyên sâu và gửi cho ứng viên đạt vòng 1

• • Vòng 3 - Phỏng vấn trực tiếp: In kết quả vòng 1 và 2 làm tài liệu tham khảo

• • Kết hợp kết quả các vòng để đánh giá tổng thể

Điểm chính

• • Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu, không gây nhầm lẫn

• • Đáp án đầy đủ, bao gồm tất cả khả năng (cho câu trắc nghiệm)

• • Thứ tự hợp lý: từ dễ đến khó, từ chung đến chi tiết

• • Không quá dài: 10-15 câu hỏi là đủ cho một mẫu

• • Có câu hỏi mở để ứng viên thể hiện bản thân

• • Câu hỏi thực tế liên quan đến công việc thực tế

• • Câu hỏi tình huống: "Bạn sẽ làm gì nếu..."

• • Đo lường kinh nghiệm: "Mô tả lần bạn giải quyết..."

Điểm chính

• • Kiểm tra email ứng viên chính xác trước khi gửi

• • Hạn chót hợp lý: 7-15 ngày tùy độ phức tạp

• • Gửi sớm ngay sau khi nhận hồ sơ

• • Theo dõi tiến độ hàng ngày trong tab Responses

• • Nhắc nhở ứng viên nếu gần hết hạn chưa hoàn thành

• • Hướng dẫn chi tiết cách trả lời trong email

• • Kiểm tra hộp thư spam nếu ứng viên không nhận được email

Điểm chính

• • So sánh công bằng: tất cả ứng viên trả lời cùng câu hỏi

• • Chấm điểm nhất quán dựa trên tiêu chí rõ ràng

• • Kết hợp với CV, không chỉ dựa vào mẫu phỏng vấn

• • Đọc kết quả trước khi phỏng vấn trực tiếp

• • Đặt câu hỏi sâu dựa trên câu trả lời trong mẫu

• • Xác minh thông tin bằng cách hỏi chi tiết

• • Lưu kết quả để tham khảo cho các đợt tuyển dụng sau

Điểm chính

• • Bảo mật thông tin: Kết quả phỏng vấn là thông tin nhạy cảm

• • Tuân thủ pháp luật: Không hỏi câu hỏi phân biệt đối xử

• • Hạn chót hợp lý: Cho ứng viên đủ thời gian trả lời

• • Email rõ ràng với hướng dẫn chi tiết

• • Theo dõi thường xuyên để kịp thời xử lý vấn đề

• • Kiểm tra tất cả câu hỏi có đáp án trước khi gửi

• • Test lại mẫu sau khi chỉnh sửa