WhatsApp Account Followup

• Tự động gửi nhắc thanh toán hóa đơn quá hạn

• Cấu hình kịch bản followup nhiều cấp độ

• Template tin nhắn theo mức độ nghiêm trọng

• Lịch gửi tự động dựa trên ngày đến hạn

• Theo dõi response rate và payment rate

• Tích hợp với Accounting receivables

• Personalized messages với thông tin hóa đơn

• Escalation workflow cho nợ lâu ngày

• Level 1: Nhắc nhở nhẹ nhàng (3 ngày sau hạn)

• Level 2: Nhắc nhở lịch sự (7 ngày sau hạn)

• Level 3: Nhắc nhở nghiêm túc (15 ngày sau hạn)

• Level 4: Cảnh báo cuối cùng (30 ngày sau hạn)

• Custom levels theo nhu cầu doanh nghiệp

• Khác biệt tone theo mức độ quá hạn

• Tự động escalate sang email/phone nếu cần

• Stop followup khi thanh toán hoàn tất

• Friendly reminder - Nhắc nhở thân thiện

• Payment due - Thông báo đến hạn thanh toán

• Overdue notice - Thông báo quá hạn

• Final notice - Thông báo cuối cùng

• Payment confirmation - Xác nhận đã thanh toán

• Personalization với tên khách hàng, số hóa đơn

• Dynamic amount và due date

• Payment link trong tin nhắn

1. Truy cập Accounting > Configuration > Followup Levels

2. Tạo hoặc chỉnh sửa followup level

3. Chọn "Send WhatsApp Message" action

4. Chọn WhatsApp template tương ứng

5. Cấu hình số ngày sau due date

6. Thiết lập điều kiện gửi (amount threshold, customer type)

7. Cấu hình retry policy nếu gửi thất bại

8. Test với sample invoice

1. Scheduled action chạy hàng ngày kiểm tra invoices

2. Lọc invoices quá hạn chưa thanh toán

3. Xác định followup level dựa trên số ngày quá hạn

4. Kiểm tra customer có số điện thoại WhatsApp

5. Render template với thông tin invoice

6. Gửi tin nhắn qua WhatsApp API

7. Log followup action vào invoice

8. Schedule followup level tiếp theo

• {{customer_name}} - Tên khách hàng

• {{invoice_number}} - Số hóa đơn

• {{invoice_amount}} - Số tiền hóa đơn

• {{due_date}} - Ngày đến hạn

• {{days_overdue}} - Số ngày quá hạn

• {{payment_link}} - Link thanh toán online

• {{company_name}} - Tên công ty

• {{contact_person}} - Người liên hệ

• Generate unique payment link cho mỗi invoice

• Hỗ trợ payment gateway (Stripe, PayPal, local)

• One-click payment từ WhatsApp

• Secure payment với token

• Auto-reconcile khi thanh toán thành công

• Payment confirmation qua WhatsApp

• Track conversion rate từ WhatsApp

• Expired link sau thời gian nhất định

• VIP customers - Tone lịch sự, ít aggressive

• Regular customers - Standard followup

• High-risk customers - Aggressive followup

• First-time overdue - Gentle reminder

• Repeat offenders - Strict policy

• Large amount - Personal call + WhatsApp

• Small amount - Automated only

• By industry/region - Customized approach

• Số tin nhắn followup đã gửi

• Response rate từ khách hàng

• Payment rate sau followup

• Average days to payment

• Followup effectiveness by level

• Cost per collection

• Outstanding receivables trend

• Customer payment behavior analysis

1. WhatsApp reminder levels 1-3

2. Email followup nếu không response

3. Phone call từ accounting team

4. Manager escalation cho large amounts

5. Legal notice preparation

6. Debt collection agency referral

7. Write-off consideration

8. Document toàn bộ communication

• Gửi summary cho khách có nhiều invoices quá hạn

• Total amount outstanding

• List of overdue invoices

• Bulk payment link

• Partial payment option

• Payment plan proposal

• Reduce message cost

• Better customer experience

• Opt-in requirement cho WhatsApp marketing

• Respect customer communication preferences

• GDPR compliance cho data handling

• Clear opt-out mechanism

• Professional tone trong mọi tin nhắn

• Avoid harassment hoặc spam

• Document all followup attempts

• Respect local business hours

• Auto-sync invoice status

• Update payment status real-time

• Link WhatsApp messages to invoice

• Followup history trên invoice form

• Accounting reports include WhatsApp metrics

• Reconciliation với payment gateway

• Credit limit management

• Customer credit score tracking

• Custom followup levels và timing

• Industry-specific templates

• Multi-language support

• Brand voice customization

• Different strategies by customer segment

• Integration với CRM data

• Custom fields trong templates

• Workflow automation rules

• Gửi vào giờ hành chính (9am-5pm)

• Tránh gửi cuối tuần và ngày lễ

• Test templates với sample customers

• Monitor response rate và adjust

• Personalize tin nhắn càng nhiều càng tốt

• Provide easy payment options

• Be polite but firm

• Follow up consistently

• Track và analyze results

• Train team về escalation process

• Days Sales Outstanding (DSO) reduction

• Collection rate improvement

• Response rate to WhatsApp reminders

• Payment within 24h of reminder

• Reduction in bad debt

• Cost per collection

• Customer satisfaction score

• Time saved vs manual followup

• Customer không nhận tin: Verify phone number format

• Tin nhắn bị block: Check template compliance

• Payment link không hoạt động: Test gateway integration

• Followup không trigger: Check scheduled action

• Duplicate messages: Review followup rules

• Wrong amount: Verify invoice data sync

• Customer complaints: Review tone và frequency

• Low response rate: Optimize timing và content

• Followup Level - Cấp độ nhắc nhở

• Days Overdue - Số ngày quá hạn

• Payment Reminder - Tin nhắn nhắc thanh toán

• Escalation - Leo thang xử lý

• Collection Rate - Tỷ lệ thu hồi

• DSO - Days Sales Outstanding

• Receivables - Khoản phải thu

• Payment Link - Liên kết thanh toán